По результатам анализа популярности контента на lssrussia.ru выяснилось, что в первую десятку входит тема картирования потока создания ценности и потокового управления.
Потому мы продолжим публикации по данной тематике, и сегодня вашему вниманию пост про команду картирования потока.
Из каких специалистов формируется команда для картирования потока? И как работает команда в ходе картирования?
Но прежде предлагаю сверить понятия о потоке.
Про отличия картирования потока от картирования процесса можно почитать здесь.Там же - про идентификацию и выбор потока для оптимизации.
Картирование потока является одним из элементов потокового управления. Про потоковое управление можно прочесть здесь.
Не все компании, оптимизирующие потоки, переходят к потоковому управлению. Но все компании с потоковым управлением и те, которые только переходят на потоковое управление, вынуждены будут заниматься картированием периодически.
После того, как поток создания ценности выбран, его картирование состоит из следующих этапов:
-
Формирование команды и обучение команды картированию потока.
-
Построение карты текущего состояния потока: построение схемы потока, сбор, и расчет показателей потока.
-
Анализ карты и данных о текущем состоянии потока.
-
Построение целевого состояние потока, определение целевых показателей потока. Могут быть short-term и long-term карты, краткосрочное и долгосрочное состояние потока.
-
Реализация проектов для оптимизации потока и достижения целевых показателей.
Итак, формирование команды – это пункт №1. Кто должен в эту команду войти? Для начала, надо понять, кто заказчик всей этой деятельности. Кто ставит цели в оптимизации потока? Кто определяет стратегию изменений потока, его целевые показатели?
В компании с традиционным операционным управлением (не с потоковым), главным заказчиком является собственник компании, Генеральный директор, так как глобальные решения по оптимизации потока принимаются на этом уровне. Не директор направления бережливого производства, или развития Производственной системы. Эти руководители могут курировать картирование потока, быть чемпионами, задавать верный методологический вектор, управлять портфелем проектов по оптимизации потока.
Впоследствии, если происходит переход на потоковое управление, заказчиком картирования становится директор потока. Картирование потока может проходить здесь при анализе уже выделенного и действующего потока (раз в 0,5 года), или при выделении нового потока. Руководить картированием целесообразно менеджеру по планированию потока, потому что он держатель всех расчетов по планированию ресурсов потока. В команду для картирования обязательно включаются руководители ячеек потока и члены команды управления потоком (менеджер по заказу, по продукту, экономист и технолог потока).
Из каких специалистов формируется команда картирования потока в компании с традиционным управлением?
В команду следует включать 8-10 основных участников. Это люди уровня специалистов, главных специалистов в потоке. Это могут быть руководители линейного уровня (мастера, бригадиры). Ключевые критерии для выбора сотрудника в команду:
-
Знает и понимает поток, или один из его участков с точки зрения технологии, операций, процессов управления, показателей результативности. Оптимально с каждого этапа потока иметь одного человека с таким экспертным пониманием потока.
-
Есть возможность отвлечь специалиста от своей ежедневной деятельности на картирование потока (от двух до шести часов в день). Т.е. его есть кем заменить на «горячей» точке потока, к примеру, на приеме внешних клиентов.
-
Знания по картированию у участников команды приветствуются. Если их нет, то придется учить с нуля от принципов потока до правил измерений времени цикла операции.
Обучение команды проводится на старте работы.
В проектах ТМК большая доля обучения происходит на практике, это называется обучение действием. Консультанты работают с командой постоянно, как консультанты, как наставники, методологи, модераторы, как лидеры команд во внедренческих проектах. Но со стороны клиента всегда выбирается руководитель команды картирования.
В команде могут быть временные участники, которые будут привлекаться в ходе сбора данных, опросов, в ходе принятия решений. Это могут быть люди разного уровня иерархии. Они привлекаются, как эксперты, как внутренние клиенты и поставщики, или исполнители для сбора данных.
Как работает команда картирования потока? Картирование – это деятельность, ограниченная во времени с определенными целями, поэтому здесь работают все принципы проектного управления. Команда по картированию работает, как команда проекта. У нее должен быть план - график работ, руководитель (лидер) команды регулярно отслеживает и выявляет отклонения в результатах. Оперативно управляет командой.
План график (главные вехи) может выглядеть так (фрагмент):
В нем выделены основные этапы картирования и распределены на линии времени. Целесообразно в каждом этапе описывать результаты. Например, результатом этапа «первичный сбор данных по потоку» является то, что на каждом этапе потока имеются данные (на 100% операций потока заполнены не менее 80% чек- листов с данными).
Когда схема потока понятна, выделены основные его этапы, проведено базовое обучение, то можно распределить участников команды по этапам для сбора данных. Таким образом, на всем протяжении сбора данных конкретный участник команды будет отвечать за сбор данных на конкретном участке потока. Избегайте передавать ответственность за этап потока непосредственному руководителю этого этапа. Лучше ставить людей «перекрестно», чтобы не было соблазна приукрасить данные, скрыть какие-то проблемы (без злого умысла, а лишь потому, что проявляется хозяйский подход).
Далее внутри каждой вехи лидер команды несет ответственность за то, что:
-
Каждый участник команды понимает свои задачи по сбору данных;
-
Имеет на это ресурсы (время, чек-листы, инструменты, доступ к данным);
-
Еженедельно формирует план с детальным описанием задач, отслеживает результаты, выявляет отклонения и принимает решения по ним.
Пример.
Виталий отвечает за сбор данных на этапе сборки заказа. Его задача организовать наблюдения в рамках определенной выборки по сменам, работникам, операциям, по времени и количеству измерений, по продуктивному времени и потерям. В начале недели на встрече команды картирования Виталий, ориентируясь на общий график проекта планирует действия по наблюдениям и исполнителей. Это могут быть те самые люди, привлекаемые в команду временно. Задачи обсуждаются на встрече команды, согласуются лидером и реализуются под оперативным контролем Виталия.
В проектах ТМК консультант обеспечивает соблюдение методологии на всех этапах потока: контроль ведется за качеством сбора данных, расчетами, пр.. Нельзя просто выдать бланк для сбора данных, чек-лист. Необходимо научить исполнителя, убедиться, что он все верно понял и верно делает.
В управлении задачами могут применяться такие инструменты, как Хейдзунка, Канбан любые инструменты и приложения. Все документы, все данные, все расчеты собираются в едином информационном пространстве (например, на облачном диске данных), к которому имеет доступ основная команда.
Важно!
-
Взаимодействовать с заказчиком. В практике ТМК такое взаимодействие происходит регулярно: один раз в одну-две недели. Обычно, это краткий отчет о промежуточных результатах и эскалация проблем.
-
Взаимодействовать с владельцами процессов. Например, на производственном участке потока — это начальник производства. На этапе продаж – это руководитель отдела продаж. Владельцы - большие эксперты процессов, им кажется порой, что они знают все о своих подразделениях. Экспертные знания с их стороны в идеале должны обосновываться фактами, данными и выводами команды картирования.
В реальности команда картирования способна открывать много нового для владельца процессов. В дальнейшем, на этапе принятия и реализации решений, направленных на оптимизацию потока, роль владельца процесса увеличивается. От его принятия решений будет зависеть его вовлеченность и успех внедрения.
Сообщество Lean+6Sigma в России
Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.
МОИ - онлайн система мотивационной оценки кандидатов. Это идеальный входной фильтр и отчет для выбора лучшего кандидата на ключевую должность.