Переводные статьи
Популярное | Последнее
1056
1
×
Как предотвратить превращение Визуального менеджмента в макулатуру? Вопросы и ответы с Джоном Дрогосз
Сообщество Lean+6Sigma в России
Как предотвратить превращение Визуального менеджмента в макулатуру? Вопросы и ответы с Джоном Дрогосз
Фото: flickr.com

Авторский перевод статьи "How do I keep visual management from becoming “wallpaper?" A Q&A with John Drogosz". Автор перевода: Денис Гайворонский

- Как предотвратить превращение Визуального менеджмента в макулатуру?

Да, это великолепный вопрос! Слишком часто люди верят, что если разместить информацию, люди будут автоматически учитывать и использовать её. Было бы проще, если все было бы так. Большое количество руководителей пытаются доказать всем (включая себя самих), что они используют Визуальный менеджмент при управлении их проектами и департаментами, но во время визита непосредственно на рабочие места мы видим безжизненную, просроченную информацию. Мы всего лишь доносим информацию или действительно работаем с тем, что перед нами?

Тем не менее запуская проект с использованием Обея или управляя департаментом при помощи информационного стенда, есть несколько способов предотвратить «Макулатурный» синдром.

    • Должны быть понятные миссия и задача: это выглядит само собой разумеющимся, но довольно часто команды не могут ясно сформулировать ни миссию или задачу их проекта, ни какие стороны проекта следует управлять визуально (и почему). Если это не определено, то на стенах единственное, что мы видим, это куча-мала всего того, что происходит в проекте/департаменте, и сложно понять где сейчас команда и к чему им следует двигаться?
    • Ответственность команды: визуальный менеджмент — это командная игра. Руководитель проекта и менеджер не должны в одиночку размещать и управлять информацией на информационных стендах. Каждый член команды – это участник достижения успеха команды, и поэтому должен управлять частью информационного стенда.
    • Чем меньше, тем лучше: иногда члены команды чересчур стараются показать всю работу, которую они проделали. Посоветуйте им это: «Я хочу разместить только ту информацию, которая нужна моим коллегам или влияет на их деятельность, и те моменты, по которым мне нужна их помощь».
    • Приборная панель, а не кабина пилота самолета: в современном мире полном данных, хочется разместить на информационном стенде все показатели. К сожалению, команда оказывается перед информационным стендом, который больше похож на кабину пилота огромного воздушного судна (которая понятна лишь если Вы опытный пилот, заставляющий летать этот сложный механизм). Сотрудникам нужны только ключевые индикаторы, которые всем понятны, и могут быть использованы для принятия решений. Речь идет о том, чтобы быть уверенными, что команда видит на правильном ли она пути. Оставьте визуальный менеджмент простым как панель приборов автомобиля.
    • Видимость продукта и проекта: в случае разработки продукта, мы стандартно управляем проектом, но что более важно, так это то, что мы создаем продукт. Хороший визуальный менеджмент позволяет видеть как проект, так и продукт. Большую часть времени команда работает над задачами и индикаторами, связанными с проектом, и предполагают, что проектные индикаторы достаточно описывают прогресс по продукту. Не во всех случаях! Имея видимость по продукту (например, 3D модель, распечатка, прототип, тестовые образцы и т.д.) в информационной зоне, члены команды могут видеть своими глазами как совершенствуется (или нет) продукт. Обсуждения, как правило, богаче и больше проблем поднимается на поверхность, когда перед вами есть какая-либо видимость продукта.
    • Осязаемость: Визуальный менеджмент не должен быть зрелищным спортом. Распечатка слайдов, размещение на информационных стендах и их представление не сильно отличается от пассивной презентации. Люди должны уметь на лету преобразовывать визуальные элементы в быстрое представление текущего статуса, изменений, и что более важно, основных проблем. Поэтому хорошо бы использовать заметки-стикеры, цветные кружочки, магниты, белые доски или лучше стены!
    • Побуждение к действиям: Большинство элементов, которые визуализированы должны побуждать членов команды к каким-либо действиям, например, подтвердить что-то, задать вопросы или оспорить то, что находится на информационном стенде.
    • Быстрое решение проблем: Визуальный менеджмент, как и Обея или информационный стенд департамента, должны быть системой АНДОН для команд по разработке продуктов. Проблемы должны легко подниматься на поверхность, легко распознаваться всеми участниками и, что более важно, должны отслеживаться при помощи все еще надежного и быстрого цикла PDCA. Многие команды по разработке продуктов делают свои проблемы видимыми, но не решают их оперативно. Как Вы думаете, если у члена команды появился один ярко-розовый стикер на информационном стенде, который не смог быть удален (решена проблема) в течении недели, как долго этот член команды будет активно участвовать в процессе визуального управления? Это наиболее частый типичный случай провала Визуального менеджмента.
    • Гибкость: Разработка продукта – это постоянно меняющаяся обстановка, так что Визуальный менеджмент, который Вы используете, должен быть легко адаптируемым. Периодически отстраняйтесь и спрашивайте себя и членов своей команды, помогает ли в достижении миссии Визуальный менеджмент в том виде, в котором он существует на данный момент? Неизменный Визуальный менеджмент обычно заставляет команду задуматься о его реальной ценности, т.к. он больше не соответствует их нуждам.
    • Регулярные собрания: Управление - это безусловно текущий процесс. Командам нужно установить ритм на то, что и как часто они будут обновлять элементы визуального управления их деятельности. Людям необходимо привить привычку присутствовать на рабочих совещаниях. (Но они могут быть палкой о двух концах Визуального менеджмента: с одной стороны, они позволяют собрать людей вместе, но с другой стороны могут позволить людям отстраниться от процесса, т.к. они могут «наверстать упущенное» в любое другое удобное для них время, «пройдясь» по стендам.) Если кто-то не присутствует или наоборот, активно участвует, спросите почему. Вполне вероятно, что существует некий пробел в Визуальном менеджменте, который необходимо устранить.
    • Смотреть прогресс: это типичная ошибка, которую допускают менеджеры. Рекомендуется сохранить собрания короткими и предметными, обсуждать расхождения от плана (красные элементы), а не то, что в порядке или было завершено. И пока целью визуального менеджмента является обнаружение и устранение проблем, чтобы команда достигала свою миссию, так же важно чтобы команда видела свой прогресс на пути проекта. Лидерам целесообразно периодически демонстрировать, что команда выигрывает игру и признавать вклад ее членов.

Как Вы можете видеть, элементы визуализации - относительно самое простое; вовлечение в управление - это постоянная деятельность, которая требует участия каждого. Не усложняйте, постоянно спрашивайте членов команды получают ли они все необходимое от данного процесса, чтобы добиться успеха, и адаптируйте, если меняются нужды членов команды и обстоятельства.

Полная версия доступна только пользователям сайта
Войдите, чтобы прочитать всю статью и оставить комментарий
E-Mail
Кельвин Л. Уильямс

Великолепный пост! Спасибо, что поделились. Я думаю, Вы затронули все критические моменты. Я всего лишь хочу кое-что добавить для полноты/в поддержку некоторых перечисленных пунктов:

1) Визуальный менеджмент сам по себе процесс непрерывного совершенствования. Я требую от своих команд, чтобы они нашли способы постоянной подготовки информации, которая будет отражена:

а) Больше значений в реальном времени, чтобы иметь актуальные данные и обновлять системы Визуального менеджмента, как только информация становится доступной. Мы стараемся добиться того, чтобы все показатели обновлялись как минимум ежедневно, с промежуточным недельным итогом или за месяц.

б) Больше значений показателей, побуждающих к действиям, которые указывают на возможности по улучшениям. Слишком просто использовать набор «тщеславных показателей», которые всего лишь подсвечивают на сколько у нас хорошо дела по показателю «Количество дней после зарегистрированного инцидента». Тем не менее очень важно обеспечить всем безопасность, этот показатель не раскрывает никаких возможностей для улучшений до того момента, пока не становится слишком поздно (и уже кто-то пострадал). Опережающие показатели здесь ключевые.

2) Система Визуального менеджмента должна содержать визуализированные инструкции по эскалации проблем. Для каждой проблемы (окрашенной красным), должна быть создана претензия. Эта претензия должна требовать либо устранения неполадок, либо должна быть подтверждена как решенная, если проблема уже рассматривалась. Должно быть понятно чьи, какие претензии и за какое время они должны быть решены, прежде чем они будут переданы на более высокий уровень. Также у сотрудников на всех уровнях должны быть инструкции, которым необходимо следовать на каждом шаге эскалации. Например, первый шаг - это анализ корневых причин, второй – должен быть продолжен анализ, но с применением дополнительных инструментов и ресурсов, и так далее. Наконец, каждый шаг должен иметь свои временные рамки на решение.

3) Где применимо должны применяться Электронные инструменты, чтобы свести к минимуму бремя поддержания текущей системы. Дело в том, что следует быть осторожными с электронными инструментами, если они неправильно применены, они могут привести к тому, что люди станут более отрешенными от системы. Наилучшие инструменты для такого рода вещей это бесплатные инструменты, которые можно скачать в интернете, т.к. они:

а) Автоматически совершают расчеты и создают отчеты

б) Позволяют командам взаимодействовать с данными, показывая OEE по линиям, продуктам, командам и другим факторам во время собраний, которые способствуют принятию решений.

в) Позволяют командам рассчитывать экономию от устранения потерь в один клик.

г) Поддерживают хранение результатов за прошлые года и лучшие.

д) Распространяют истории успеха, такие как личные рекорды, предвосхищение результатов (превышая стандарты), и лучшие рабочие недели по всей вашей производственной сети.

е) они бесплатны

ж) … многие другие функции для поддержки вашей программы непрерывного совершенствования.

Сейчас, все что нужно, это установить монитор или телевизор с подключением к интернету, и Вы можете легко включит его в Вашу систему Визуального менеджмента.

Еще раз спасибо за пост, Джон!

17 ноября
Рекомендовано
Реклама
Поделиться