2243
1
×
Личная Хейдзунка
Сообщество Lean+6Sigma в России
Личная Хейдзунка

Как спланировать свою неделю? Или лайфхак для ежедневника.

Мы часто употребляем слово «лайфхак» («lifehack») в своей жизни, которое образовано от двух английский слов и означает в буквальном смысле «взлом окружающей жизни» (хитрости или советы по упрощению какого-либо процесса). Я первый раз встретился с этим термином на просторах YouTube. А раньше мы это называли: Советы рыболову, Автолюбителю, Огороднику, Туристу и т.п. На данный момент каналы на YouTube рассказывают о множестве лайфхаков для жизни или работы. Я бы хотел поделиться с читателями своим советом, который реально помогает мне как в работе, так и дома.

 

Первый лайфхак– Хэйдзунка,
которая помогает мне распределить задачи на неделю.

Я вношу задачи как рабочие, так и домашние на свою доску. Доску я оформил просто на стене, для того чтобы не загромождать каким-то специальными и покупными досками. Оформил в виде стикеров разных цветов, каждый из которых означает определённую тему для работы, учёбы, домашних дел. Это самый простой инструмент ведения своей работы и самый эффективный.

Честно вам скажу, я пользовался очень многими ежедневниками, планировщиками задач разного рода, шаблонами в Excel, создавал свой шаблон Excel, для того чтобы быстрее выполнять задачи, заполнять все трудозатраты, планировать свой рабочий день. И самым эффективным средством будет и остается Хэйдзунка. Мои коллеги также пользуются этим инструментом, и все признают её эффективность. По-моему пока ты не попробуешь несколько разных вариантов планирования своих дел, ты не поймешь, какой подходит именно тебе. И, в конечном счете, вернёшься к инструменту Хэйдзунка. Так и я вернулся к этому инструменту после долгих экспериментов.

С помощью этого инструмента вы можете менять ответственных, распределять задачи по порядку выполнения, перебрасывать дела в разные из дней в разные часы (это основное преимущество данного инструмента). Никакой другой ежедневник, планировщик не даст вам возможности, которые дает Хэйдзунка. И ещё ни одно из ПО, которое есть на просторах Интернета, не даст вам целостно наблюдать за своей рабочей неделей, за исполнением задач и, что самое важное, за выравниванием своей нагрузки. Единственное, что потребуется для доски, –  это куча разноцветных стикеров.

Недавно модным стал новый интересный планировщик задач, который основан на методологии Аджаил. Что он в себя включает? Три основные задачи, которые ты должен сделать в течение 2-3 часов в самом начале рабочего дня. Планирование дня, почасовая диаграмма дня или как ты работал в течение дня, сколько ты занимался спортом, твое настроение и какие-либо другие заметки в конце дня. Дополнительно ты вписываешь свои достижения и благодаришь за то, что ты сделал за этот день. Это очень эффективный ежедневник, но я так и не смог привыкнуть к его формату, так как не видел загрузку своей недели, не понимал, насколько загружен каждый день, а видел один день с определенным задачами.

У меня возник вопрос, что считать мелкими делами, а что считать крупными делами? И зачем? Так как некоторые из небольших или краткосрочных дел являются намного приоритетнее, чем те дела, которые считаются крупными, и я не могу выполнять только крупные дела в первую часть своего дня, оставляя на потом все более мелкие. После введения этого ежедневника в течение четырёх недель я осознал, что Хэйдзунка намного проще и лучше вписывается в мою работу, чем любой другой ежедневник, каким бы хорошим он не был.

Что хочу сказать о приложениях, которые захватывают рынок? Их много для разной деятельности: личные, специальные, профессиональные и так далее. Честно вам скажу, работаю постоянно в электронном формате на телефоне, компьютере. Я начинаю ощущать, как будто я привязан к этой технике и, когда я отрываюсь на свою доску Хэйдзунка, то могу расслабиться и уделить 5-10 минут доске.

Для меня самое приятное впечатление – это то, что можно полностью адаптировать её под себя, переработав инструмент, как тебе необходимо. К примеру, я пишу дни недели и зачеркиваю те числа, которые уже прошли, тем самым это еще и мой календарь! Очень много всего можно добавить в свою Хейдзунку. Моё последнее новшество – завершенные задачи я переношу в верхнюю часть, над датами. Это дает мне понимание, насколько я продвинулся за день, сколько работы я проделал, сколько у меня ещё осталось, правильно ли я распределил нагрузку, успеваю ли я в срок. Тем самым у меня получается интересный график загрузки.

Следующий шаг – интегрировать в Хэйдзунку время в зависимости от величины стикера. Тогда визуально будет хорошо видно: объём времени на задачу, а график моей загрузки будет ещё точней и более наглядный. Единственное, что необходимо будет для этого, –  взять стикеры разного формата, и каждый из этих форматов будет обозначать определённое количество времени. Допустим формат 50х50 будет означать 01:00 (один час), я разделю этот формат на кусочки и буду включать их в распорядок моего рабочего дня. При этом покупать другие стикеры, придумывать какую-то другую доску я точно не буду. При таком распределение хорошо будет видна моя загрузка. Задачи, которые периодически повторяются, я буду складывать отдельно, в так называемый архив, в котором буду отслеживать прогресс своей деятельности, насколько я уменьшил время по работе с постоянными задачами.

 

Еще один лайфхак

Это работа по принципу Помидоро. Заключается она в следующем, каждые 25 минут ты даешь себе перерыв 5 минут. Я изменил время, так как мне удобнее работать по 30 минут, и останавливаюсь ровно на 5 минут. Во-первых, удобно распределять задачи. Во-вторых, простота распределения задач и размещение на Хэйдзунку.

Даже свой перерыв на обед я стараюсь уложить в полчаса. Тем самым я точно знаю свой распорядок дня, точно могу определить время, в которое я не буду работать. Самое главное в работе с Помидоро – это 5 минут, в которые ты даешь себе отдохнуть, абсолютно абстрагироваться от любой работы. В эти 5 минут ты должен «ничего не делать», полистать ленту Instagram, посмотреть, что угодно, думать, о чем угодно, но только не о работе. Ты должен запретить себе думать про работу во время своего перерыва. За эти 5 минут твой мозг расслабляется, а когда ты приступаешь к выполнению задачи после отдыха, то ты полон сил и энергии! Лично на меня это подействовало и эффективно сказалось на моей продуктивности. И главное –  для этого вам не потребуется совершенно ничего кроме таймера, который сейчас есть на любом из телефонов.

 

Бонус

Следующий интересный лайфхак, о котором многие говорят, но по какой-то причине многие этому не следуют –  записывать идеи. Возможно, они случайно пришли на ум и очень сырые, непонятные и т.п., но как идея чего-то нового –  интересная. Когда у меня остается свободное время и желание, я часто захожу в свои заметки и смотрю, какие идеи я написал за прошедшее время. Некоторые я удаляю, потому что считаю, что эти идеи просто мусор, либо переписываю идею с «чистой головой», таким образом, каждая из идей преображается и раскрывает свой потенциал. Когда я читаю свои идеи второй раз, я зачастую захожу в Интернет и проверяю, есть ли что-то подобное там. Если совпадение 70-80 %, то тогда такая идея удаляется. С помощью этого нехитрого приема из множества идей остаются только самые ценные и интересные. В течение месяца таких идей остается две, из которых одна возможно реализуемая, а вторая удаляется из списка. 

И в заключении хочу сказать, что ни один из лайфхаков, даже инструментов Бережливого производства, нельзя применять точно также, как написано в книгах. Необходимо пересмотреть инструменты и переложить их на свое производство или на свою деятельность. Часто литература по теме  содержит только общие сведения и несколько примеров. Как предприятие или человек будет применять 
Полная версия доступна только пользователям сайта
Войдите, чтобы прочитать всю статью и оставить комментарий
E-Mail
Любопытно. Но добавьте хотя бы пару фотографий. Одна фотография скажет лучше тысячи слов. Захотелось попробовать с семьёй.
05 марта
Задать вопрос автору статьи
Автор статьи ответит вам по email в течении 1-2 дней.

* - обязательные поля

Авторские статьи
Популярное | Последнее
Рекомендовано
Реклама
Поделиться