Представляем кейс по результатам реализации Кайдзен-проекта в процессах складской логистики из опыта «Топ-Менеджмент Консалт». Данный проект был реализован в крупной компании, являющейся алкогольным дистрибьютором в рамках программы подготовки специалистов по Бережливому производству уровня «Жёлтый пояс».

Тема Кайдзен-проекта выбрана по результатам оценки выявленных потерь и проблем: «Оформление и сканирование возвратов*».

*Возврат – заказ, вернувшийся от клиента по разным причинам, среди которых есть и те, на которые компания не в силах влиять, например, «клиент передумал». Возвраты требуют обработки как физической, так и обработки информации. Ведь каждый заказ необходимо разобрать, внести данные в системы учета, разложить на складе. Все затраты, связанные с данной обработкой, целиком ложатся на компанию, клиент их не оплачивает, поэтому очень важно все процессы обработки возвратов выстроить так, чтобы время процессов было минимально.

Описание текущей ситуации. Сбор данных.

После определения предпосылок потребности в проекте, утверждения темы проекта и предварительных целей проекта следует этап сбора данных. Целью этапа является определение текущего состояния процессов и ключевых показателей. Где находимся сейчас? Какие метрики можно измерить? Как процесс организован сейчас? Какова последовательность операций? Какие проблемы и потери имеются? В данном проекте команда под наставничеством консультанта ТМ Консалт выявила следующие факты:

1. Были определены показатели и установлено их текущее значение

a. Время приемки возвращаемой продукции

b. Время размещения возвращаемой продукции

c. Время возврата продукции в продажу (комплексный показатель = сумме первых двух).

d. Доля задач на приемку возврата, закрытых в целевое время (зеленый интервал)

e. Доля задач на размещение возврата, закрытых в целевое время (зеленый интервал)

Следует отметить, что последние два показателя были разработаны с учетом необходимости мониторинга и оперативного выявления проблем. Кроме временных показателей, команда определила ценности клиента:

a. Корректность и своевременность формирования документов в 1С;

b. Качество и полнота сопроводительной документации.

        
2. Для понимания последовательности действий в процессах команда использовала элементы картирования. Карта процесса позволила определить операции, действия, время операций и проблемы.

Ключевые потери выявлены следующие:

• Лишние операции при размещении продукции по ячейкам

• Задержки между участниками процесса (менеджером по ЕГАИС и кладовщиком)

• Потери времени на коммуникации с клиентами по вопросам ЕГАИС (клиент не имеет опыта, знаний по работе с данной базой)

• При обработке в базе данных (1С) необходимо несколько раз открывать документы, проверять статус предыдущих операций вместо того, чтобы видеть это отображение онлайн.

Цели проекта

По результатам сбора данных цели проекта сформировались следующим образом:

• Обеспечить повышение эффективности ключевых показателей данного процесса на 20%

За счет:

• Снижения времени менеджера ЕГАИС на разъяснительную работу с клиентами

• Устранения потерь при обработке документов и размещении продукции

В ходе работы было сгенерировано несколько идей, которые позволили определить «Как достигнуть целевых показателей проекта».



Достигнутые результаты

Что же в результате получила команда? И какие решения, и идеи позволили достичь целей?

Во-первых, как и сказано выше, команда разработала стандарт формирования документов в ЕГАИС, а также разместила на своем сайте информацию «Ответы на часто задаваемые вопросы по работе с ЕГАИС».

Во-вторых, для исключения потерь при размещении возвратного товара на склад были внесены изменения в WMS (Систему управления складом).

 В-третьих, для исключения потерь при обработке в 1С были установлены новые настройки, позволяющие оповещать участников процесса путем авто информирования.

Все эти нехитрые мероприятия позволили достичь следующих результатов:

Эффективность процесса повысилась не на 20%, а на 78%. Т.е. время возврата продукции снизили с 15 минут до 3 минут.

Экономический эффект составил несколько тысяч рублей в год. 

Такие проекты реализуют команды уже в рамках программ подготовки Жёлтых поясов. При внедренческих проектах эффекты же исчисляются цифрами на порядок выше, что позволяет окупить затраты на работу с консультантами. 

• Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.
• Обучаем и внедряем с 1999 года! Создадим систему вместе и вперед за результатом!