Перевод статьи "How to choose the right process management software" автора Thomas Kohlenbach  выполнил Вадим Сеничев 

Ваши стандартные бизнес-процессы давно не принимаются во внимание и не используются рабочими группами? Возможно, это происходит потому, что они устарели или не доработаны? Вы знаете, что настало время внести изменения в способ управления бизнес-процессами, но не знаете, с чего начать? Существует множество различных инструментов и подходов к BPM (Управлению Бизнес-Процессами), что невозможно понять, что же действительно нужно лично Вам. Часто компании, не сумев ввести подходящий BPM, просто возвращаются к текущему способу производства. Не становитесь одной из таких компаний! 

Вот несколько идей, которые вы должны обязательно принять во внимание, чтобы убедиться, что вы выбрали лучший вариант управления бизнес-процессами для своей организации.

Сначала заложите основу работы 

Прежде чем рассматривать инструмент BPM, решите, чего ваша организация хочет достичь своими усилиями по совершенствованию процессов. Почему это важно и почему необходимо сосредоточить свои стратегические усилия на ориентированном на процесс подходе?

Во-вторых, необходимо понять текущую ситуацию и уровень готовности вашей организации: как вы управляете процессами на данном этапе и какие ресурсы доступны для поддержки и обеспечения ваших усилий по улучшению процессов? 

В-третьих, узнайте, как ваши планы соотносятся с будущим развитием компании, так как это тоже будет влиять на критерии выбора платформы. Вам понадобится инструмент, который поддерживает ваше стратегическое направление.

6 критериев, которые следует учитывать при выборе платформы для управления процессами 

Не может быть универсальных решений, когда дело касается программного обеспечения BPM. Вот 6 критериев, которые следует учитывать при оценке того, в какое программное обеспечение для управления процессами нужно инвестировать, чтобы достичь целей по улучшению процессов:

Удобство использования 

Подумайте о том, кто будет использовать программное обеспечение и каковы их коммуникационные предпочтения. Будет ли оно использоваться специалистами по техническому процессу или непосредственно исполняющим задачу персоналом? Интерфейс должен обеспечивать пользователям возможность легко взаимодействовать с инструментом BPM. Если это окажется слишком сложно, ПО не будет использоваться. Ищите функциональность, которая сэкономит время и усилия пользователя, например автоматическое создание карты процесса на основе ввода текста пользователя, а также функцию поиска, которая улучшит простоту использования, не вызывая лишних помех. 

Большинство процессов не статичны, поэтому вам также нужно подумать об управлении изменениями. Например, автоматические уведомления, отображаемые с помощью панели управления, могут дать пользователям представление о текущем состоянии их процессов, а менеджерам дать уверенность в том, что нужные люди будут уведомлены об изменениях в процессе.

Аналитика 

Ваше программное обеспечение для управления процессами должно предоставлять всю необходимую информацию бизнес-аналитикам, и эта информация должна будет помогать им использовать такие инструменты, как Six Sigma и Kaizen. Если это тот подход, который вы планируете выбрать, вам необходимо будет искать возможности сокращать потери, избавиться от лишних операций и перемещений продукции и сотрудников, не связанных с добавлением стоимости, а также искать иные возможности сокращения производственных затрат. 

Чтобы облегчить анализ текущих процессов и найти способы для улучшения, инструмент BPM должен быть доступен всей организации. Ваши рабочие группы, несомненно, знают свои процессы вдоль и поперек и могут влиять на то, что не работает в данный момент, и это также позволит вам планировать будущие изменения и улучшения. Это важный компонент в определении возможностей автоматизации и совершенствования.

Управление 

Программное обеспечение для управления процессом также должно фиксировать, кто конкретно использует его и уметь выводить контрольные данные для аудиторов. Управление имеет решающее значение для успеха ваших усилий по улучшению процесса, поэтому убедитесь, что выбранный вами инструмент может с этим справиться. Чтобы обеспечить взаимодействие между командами, введите градацию ключевых показателей эффективности для каждого из сотрудников, что позволит предотвратить откат к устаревшим процессам, которые не должны использоваться.

Управление содержанием 

Сотрудничество является ключом к совершенствованию процесса. Подумайте, как инструмент BPM позволит поощрять активное сотрудничество, обмен идеями, а также то, как он будет учитывать и отслеживать предложения по улучшению (обратная связь). Эти идеи должны фиксироваться, и успешное выполнение принятых мер также необходимо контролировать. 

Предоставление командам доступа к информации о процессе в момент, когда это необходимо, является проблемой для многих организаций. Создание единого пространства и единой версии управления процессом помогут наладить взаимодействие в управлении вашими процессами. В идеале, управление процессами должно быть доступно в тех системах, в которых рабочие группы оказываются каждый день. Например, в корпоративной сети или через URL-ссылки в системах ERP или в CRM, наподобие Salesforce. Подумайте, как ваши команды получат доступ к информации о процессе. Где и когда это понадобится? Каким образом программное обеспечение для управления процессами может обеспечить необходимый доступ для рабочих групп?

Технологии 

Ваше программное обеспечение для управления процессами должно расти вместе с вами по мере расширения и изменения вашего бизнеса. Часто такие инструменты, как Word, Visio и PowerPoint, не могут коррелировать с инструментами сопоставления процессов, поскольку они не масштабируются. Помимо технологий, план развертывания должен также включать то количество и виды ресурсов, которые понадобятся для внедрения новых технологий.

Стоимость 

Стоимость никогда не должна быть единственным критерием выбора управляющего решения для ваших бизнес-процессов. Независимо от стоимости, вы должны ставить под сомнение также и возврат инвестиций, если не начнете наблюдать даже небольшую прибыль в течение короткого периода времени. Вам также будет необходим сотрудник, который рассматривает ваши инвестиции, как свои собственные, и имеет голос на всех собраниях. Такой чуткий и заинтересованный сотрудник будет необходим на пути улучшения процессов, и должен уметь быстро реагировать на ваши запросы.

Нет никаких сомнений, что правильное программное обеспечение для управления бизнес-процессами может аккумулировать ваши усилия по улучшению бизнеса и направить их в нужное русло, но только если вы выберете правильный инструмент и правильный подход к управлению процессами для вашего бизнеса. Размышление о ваших требованиях BPM с точки зрения удобства использования, управления, аналитики, управления контентом, технологий и стоимости поможет вам выбрать правильный подход для удовлетворения ваших текущих и будущих требований к правлению бизнес-процессами и в конечном итоге обеспечит максимальную отдачу от ваших инвестиций.

Рекомендовано

Денис Гайворонский: DMAIC и DMADV

25 сентября в 13:00

5832

Вадим Сеничев: FMEA – Использование в рамках внедрения Бережливого производства и Шесть Сигма

22 июля в 13:00

8080

• Уникальный практический онлайн курс для руководителей и специалистов, который включает разработку Дорожной карты развития вашей Производственной системы.

• МОИ - онлайн система мотивационной оценки кандидатов. Это идеальный входной фильтр и отчет для выбора лучшего кандидата на ключевую должность.