Перевод статьи "DMAIC Phase 5: The control" автора Хайди Вайзенфельда  выполнил Вадим Сеничев 

В пятой статье этой серии вы узнаете о фазе Контроля в DMAIC. Ключевыми компонентами этого этапа являются стандартизация и документирование нового процесса, подготовка и составление плана мониторинга. Инструменты включают контрольные карты, карты процессов и планы мониторинга.

Первая, вторая, третья, четвертая фазы описаны в предыдущих статьях.  

Цели фазы Контроля

Основная задача этапа Контроля DMAIC заключается в том, чтобы гарантировать, что преимущества, полученные в ходе фазы Улучшения, сохранялись длительное время после завершения проекта. С этой целью необходимо стандартизировать и документировать процедуры, убедиться, что все сотрудники обучены и понимают результаты проекта. Кроме того, команде проекта необходимо разработать план постоянного мониторинга процесса и реагирования на любые возникающие проблемы.

Стандартизация и документирование улучшений 

Первым этапом в фазе Контроля является документирование и стандартизация улучшений, которые были проведены во время фазы Улучшения. Этот процесс происходит в несколько этапов. 

Новая карта процесса, которая была создана во время фазы Улучшения, может быть пересмотрена и обновлена по мере необходимости. Новая карта процесса должна отражать все изменения, которые могли произойти во время развертывания и внедрения обновлений. Она будет использоваться для обучения нового персонала, чтобы новый процесс был понятен сразу и мы не допускали прежних ошибок. Если к процессу привлечено много людей или групп, необходимо также разработать блок-схему развертывания для разъяснения их ролей и задач. 

Хотя карта процесса является ключевым компонентом в документировании нового процесса, обычно также полезно создать руководство пользователя, в котором излагаются этапы процесса и приводятся обоснования. Это особенно важно, если было сделано несколько улучшений, и, если новый процесс существенно отличается от оригинала.

Наконец, команда проекта обеспечит, чтобы все участники процесса получили надлежащую подготовку и что между ними налажена эффективная связь. Обучение может включать фактическое обучение в классе, либо заключаться в распространении среди сотрудников документации процесса. Это отличная возможность подтвердить, что карта процесса и руководства пользователя эффективны.

Создание плана мониторинга процесса 

Возможно, наиболее важным аспектом фазы Контроля является создание плана мониторинга нового процесса и тех действий, которые необходимо предпринять, когда результаты не соответствуют новой спецификации, что необходимо для сохранения прибыльности нового проекта. Именно этот компонент проектов Six Sigma имеет тенденцию отличать их от базовой методологии управления проектами, в результате чего, проект закрывается после подтверждения улучшения. В плане мониторинга разъясняется, как будет непрерывно контролироваться производительность процесса, кто будет уведомлен о возникновении проблемы и о том, как это произойдет и какой ответ требуется. 

Первая часть плана мониторинга определяет показатели, которые будут отслеживаться, чтобы суммировать производительность процесса, а также определять, каким образом и как часто они будут отслеживаться. Также не забудьте уточнить, кто несет ответственность за это, обычно эта задача выпадает на главу процесса. Как правило, метрики, используемые во время этапов Измерения и Улучшения и устанавливаемые как Критические для Качества (CTQ) во время фазы Определения, являются подходящими. 

В плане мониторинга также указывается, что представляет собой удовлетворительную производительность и что следует считать красным флагом, указывающим на возможные проблемы. Команда должна провести мозговой штурм потенциальных проблем и соответствующих ответов для каждой ситуации. Опять же, не забудьте указать не только то, что нужно сделать, но и кто несет ответственность за исполнение задачи.

Контрольная диаграмма должна постоянно обновляться, чтобы глава процесса мог следить за изменениями в процессе или другими признаками того, что может быть проблема с производительностью процесса. Если глава процесса не разбирается в интерпретации контрольных диаграмм, команда проекта должна создать контрольный лист, указывающий, за какими показателями должен следить глава процесса. Если возможно, используйте автоматизированный процесс, чтобы сигнализировать главе процесса, когда производительность становится сомнительной.

Наконец, поскольку дальнейшее изменение в рабочей среде неизбежно, проектная группа должна разработать процесс обновления новых процедур по мере необходимости. Процесс обновления будет включать обновление карты процессов и руководств пользователя, передачу изменений всем участвующим и изменение плана мониторинга, чтобы отразить изменения, по необходимости. Общие изменения, которые должна планировать команда, включают изменения в ролях сотрудников, изменения в спецификациях клиентов и замены существующих технологий.

Завершение фазы Контроля 

К концу фазы контроля команда проекта успешно стандартизировала и документировала новый процесс, создавала учебные и справочные материалы и составляла план текущего мониторинга процесса. Эти усовершенствования полностью введены на производстве и существует план обновления процесса в ответ на изменения в окружающей среде. Теперь команда готова закрыть проект Six Sigma DMAIC, и передать процесс управляющему лицу.

Закрытие проекта 

Пять этапов DMAIC завершены. Команда проекта Six Sigma имеет:

• Установлены требования клиентов (CTQ)

• Процесс измерен в соответствии с этими требованиями

• Установлена проблема, которая должна быть решена

• Подтверждена одна или несколько причин этой проблемы

• Определено одно или несколько решений для борьбы с коренными причинами

• Продемонстрировано, что внедренные решения значительно улучшают показатели CTQ

• Запущен новый процесс

• Новый процесс стандартизирован и документирован

• Создан план мониторинга процесса и решения проблем с производительностью

Настало время закрыть проект. Это должно включать официальную передачу права собственности на процесс от проектной группы обратно владельцу процесса. Это также отличная возможность для команды вынести рекомендации для следующих шагов: возможно, понадобятся дополнительные проекты DMAIC, предназначенные для решения проблем, которые не были затронуты в конкретном процессе. В некоторых случаях команда, возможно, раскрыла некоторые быстрые исправления или улучшения, которые руководство могло реализовать без подключения проекта Six Sigma. 

Наконец, команда должна отметить конец успешного проекта Six Sigma DMAIC. Эти проекты не являются ни быстрыми, ни легкими, поэтому стоит признать и вознаградить  затраченные усилия и выгоды к которым они привели. Празднование может быть формальным или неформальным, что каждая команда может решить для себя в соответствии с ситуацией.

Шесть Сигма и DMAIC

Эта серия статей представляет собой введение в процесс Six Sigma DMAIC и углубленный взгляд на каждую из его фаз. Вы узнаете о целях каждой фазы и общих инструментах, которые помогут вам их достичь.

Рекомендовано

Артем Букуев: Внедрение «Бережливого Производства, Шесть Сигм» и HR департамент. Часть 2

07 июля в 10:00

13

7571

Григорий Дмитриченко: Посудачим про CEDAC. Игра на службе Бережливого производства и Шесть Сигм

07 марта в 15:00

5993

• Всё что нужно знать участнику проекта в онлайн курсе "Бережливое Производство И Шесть Сигма. Базовый". Обязателен для успешных проектов в вашей компании. 
• Уникальный практический онлайн курс для руководителей и специалистов, который включает разработку Дорожной карты развития вашей Производственной системы.