465
×
Цикл "Шесть Сигм, с чем его едят". Статья №4. Алгоритм DMAIC. Шаг DEFINE. Часть 2.
Сообщество Lean+6Sigma в России
Цикл "Шесть Сигм, с чем его едят". Статья №4. Алгоритм DMAIC. Шаг DEFINE. Часть 2.
Антон Анферов, Руководитель направления Шесть Сигм, Топ-Менеджмент Консалт
12 декабря в 10:44

Продолжаем разбирать шаг DEFINE алгоритма DMAIC.

Напомним основные задачи шага:

888.png


В прошлый раз мы разобрали, какими способами можно добыть требования к продукту.

Сегодня разберем основные особенности Картирования процессов в Шесть Сигм.

Как говорится, «рассказывая про Австралию, нельзя не упомянуть Африку», поэтому начнем вообще с основ картирования и того, чем этот процесс в Сигме отличается от картирования в Бережливом производстве.

Частое заблуждение начинающих и не очень специалистов как в Бережливом производстве, так и в Шесть Сигм, заключается в том, что, изучив 1-2 инструмента картирования, они начинают картировать ими все подряд, не смотря на потребности задачи. Изучили, например, VSM, и айда картировать им чуть ли не до конкретных операций. В итоге убивается куча времени, собирается масса информации, которая, увы, в дальнейшем, скорее всего не пригодится. Да и сама карта уже занимает метров 15. Пойди – прочитай еще.

333.jpg

Или обратное. Изучили «плавательные дорожки»… Конечно же, этим инструментом теперь надо построить общую карту предприятия. И видим потом: одна дорожка – одно подразделение. Карта, как стихи Маяковского, лесенкой.

В общем, думаю, вы уже поняли, что для разных ситуаций применяются разные инструменты.

Принципиально можно выделить три уровня картирования. 

  • Верхний (Стратегический) – карты уровня заводов, филиалов, крупных задач (например, производство, закупки, логистика, разработка и т.д.)
  • На этом уровне начинают обычно крупные годовые проекты корпоративного уровня по оптимизации крупных цепочек процессов или потока ценности.

  • Средний (Управленческий) – карты уровня участков производства или цехов, отдельных функциональных подразделений предприятия, отдельных узлов в логистике и т.д.
    На этом уровне обычно стартуют свои проекты оптимизации цепочек процессов Черные пояса и проекты оптимизации отдельных крупных многоступенчатых процессов Зеленые пояса.

  • Нижний (Оперативный) – детальное описание процесса вплоть до отдельных операций.
    Отсюда стартуют все остальные проекты оптимизации процессов в Шесть Сигм. 

Взаимосвязь между тремя уровнями картирования могут быть примерно такими:

999.png


Рис 1. Верхний -> Средний -> Нижний уровни картирования

Учитывая разницу назначения карт и степени детализации, логично, что на каждом уровне свои инструменты.

И подбор правильных инструментов для каждого уровня помогает сразу избежать целого вороха рисков.

444.jpg

Риск 1 - Потеря времени. Картирование верхнего уровня вплоть до каждой операции или сбор каждого входа и выхода для промежуточных операций на нижнем уровне возможны. Но это потребует времени… и не даст практически никакой пользы. Возьмем ту же булочную, нижний уровень. Процессы, допустим:

положить готовое изделие на противень - поместить противень в специальную стойку - отвезти стойку в печь - цикл работы печи - отвезти противень в зону охлаждения - контроль ОТК - упаковка.

Зачем вам тут еще какие-то входы и выходы? Ну да, будет ваша группа писать: вход… булки сырые, выход, булки сырые на противне… вход следующей операции: булки сырые на противне, выход – булки сырые на противне в стойке… и так далее.

Это только, кажется, что «да бред, не бывает такого». Бывает, к сожалению, чаще, чем хотелось бы. 

Я уже говорил, что часто это история из разряда «знаю только этот инструмент, так что идем по нему». Отсюда первый промежуточный вывод: специалист Шесть Сигм (да и Лин тоже) должен знать набор инструментов для каждого уровня картирования. Вот просто обязан – как требование профессии.

Сюда, кстати, еще попадает история, так любимая нашими (и не только) предприятиями: обязательные для использования инструменты. Вот не сертифицируешься ты как Зеленый пояс, если не сделаешь ку два раза не применишь в проекте такой-то инструмент. Видел такой бред, например, с табличным SIPOC, когда всех кандидатов поголовно заставили его делать. Такие были SIPOC-и, я вам скажу…

Указанный выше риск ведет за собой следующий. Риск 2 -  демотивация группы. Допустим, вы неделю картировали процесс, расписали все промежуточные запасы, а потом в проекте никак эту информацию не использовали. Ваши привлеченные специалисты не идиоты. В какой-то момент, собрав тучу лишних данных по процессу, они поймут, что сделали это зря. Поставьте себя на их место, и, полагаю, что мало светлого и доброго по отношению к вам они из этой истории вынесут.

1010.png

Риск 3 – Дискредитация инструмента (а иногда и методики в целом). Неправильно или неэффективно примененный инструмент даст ожидаемо худшие результаты. Что, в свою очередь, позволит «доброжелателям» высказываться в духе «инструмент плохой», «у нас не работает», «только время потратили», «да вся эта ваша Сигма фигня полная» и так далее. Думаю, каждый консультант рано или поздно с таким сталкивается. Вопрос, а надо ли это нам, если можно было бы избежать?

Давайте рассмотрим хотя бы базовый список инструментов для каждого уровня. Пока только перечень, опишу инструменты ниже.

Итак:

Верхний уровень

  • Карта Потока Создания Ценности (КПСЦ),
  • Табличный SIPOC.

Да, пожалуй, и все. Уже эти два, в силу своей специфики, способны выжать максимум из стратегического картирования.

Средний уровень

  • Все еще КПСЦ, но в формате, например, отдельного филиала, где все-таки есть конечный внешний потребитель. Ну, или для монументов… КПСЦ и монументы описывать не буду, это все части Бережливого производства. В Сигме их почти не используют.

  • Табличный SIPOC – на этом уровне в Шесть Сигм он вне конкуренции.

  • Можно, теоретически, для очень простых процессов, использовать и SIPOC-алгоритм или плавательные дорожки. Но это скорее в условиях дикой нехватки времени. 


·         Нижний уровень:

    • Вот тут как раз хорош SIPOC-алгоритм с обратной связью. В нем нужный уровень детализации без сбора слишком большого числа деталей по входам-выходам, следовательно, минимум потерь времени при сохранении результативности.
  • Плавательные дорожки – тоже вполне рабочий ослик. Быстрый, хорошо ловит петли в процессе, видит ответственных. Может быть как отдельным, так и интегрироваться с предыдущим.

  • Да просто алгоритм процесса. Как в школе учили. Почему нет? Да минимум дополнительной информации, но она может быть и не нужна. 


Ух, четыре страницы текста позади, пора и про инструменты сказать. 

555.jpg

Я опишу здесь, пожалуй, только SIPOC в вариациях, коих аж две.

Причина проста, этим инструментом можно закрыть 90%+ потребностей в картировании по Шесть Сигм. А для всего остального есть инструментарий Лин.  К слову, SIPOC в силу своей простоты и эффективности часто используется и в Лин на среднем уровне картирования.


Инструмент 1. SIPOC Табличный

Задачи инструмента: Да, понимаю, что описываю инструменты картирования, и главной их задачей является картирование процессов. Но есть и побочные цели, о которых тоже надо рассказать.

Конкретно этот тип SIPOC направлен на детальное рассмотрение всего того, что входит и выходит из процесса на каждой его стадии. А также, кто те поставщики и потребители этого входящего и выходящего.

Кроме того в задачу инструмента входит связь между этапами процесса и итоговым наблюдаемым симптомом проблемы, который нужно устранить. 

Чего дает? Помимо таблицы процесса, объединения группы, общего видения и всего того, о чем писал выше, инструмент дает вам потенциальный список факторов процесса. Вот так вот сразу, за полчаса-час работы. Забавно то, что, если спрашивать экспертов «в лоб», а какие факторы влияют на процесс, не всегда получится получить этот список. А через построение общей карты они, сами не замечая, сдают все «явки и пароли».

И приятной вишенкой на торте является список того, что мы производим побочно, но почему-то ни внешнего, ни внутреннего потребителя нет. Просто выбрасываем. В одном из проектов ЦБК так группа внезапно поняла, что кородревесные отходы, которые они свозят в отвал, тратя деньги, можно очистить и сжечь в собственной печи, получив с этого немало электроэнергии. На этапе картирования, мимоходом, в проекте по другой теме.  

Где можно использовать? На верхнем и среднем уровне картирования на старте проекта как самая первая карта.

На среднем уровне используют для определения, а какие участки процесса дают нам больший вклад в проблему (на этом этапе еще экспертно), построения стартового списка факторов и увязки требований голоса клиента с процессом.

На стратегическом уровне в инструменте прописывают еще и требования из Голоса клиента ко всем входам и выходам. Тогда SIPOC превращается в источник проектов по выполнению этих требований для процессов. Этим активно пользуются Черные пояса, которым нужно цепочку процессов улучшать (например, задача Повысить качество всей хлебобулочной продукции пекарни). Построили карту процесса, списки требований записали, определился список проектов по выполнению требований, распределили себе и по Зеленым поясам. А дальше координируем совместное выполнение этих проектов.

Где не стоит использовать? На нижнем уровне картирования.

Во-первых, алгоритм процесса нижнего уровня уже достаточно длинный. Прописывать для него все входы и выходы – это уже не час работы.  

Во-вторых, алгоритм на нижнем уровне уже начинает ветвиться, замыкаться в петли и т.д. А Табличный SIPOC с этим справляется плохо.

Также, в эпоху всеобщей любви к КПСЦ, с осторожностью стоит применять на Верхнем уровне картирования. Для потока Табличный SIPOC все же не особо подходит (хотя можно приловчиться). 

Аналоги в ЛИН. На среднем уровне картирования адекватных аналогов найти я не смог. Разве что некоторые применения функциональных карт. Наверное я их просто не знаю, так что пишите в комментариях свои версии. Да, личное мнение, КПСЦ на среднем уровне картирования SIPOC-у не конкурент. Ни по скорости, ни по пользе.

На верхнем уровне как раз КПСЦ – главный аналог. Причем, не будем кривить душой, тут SIPOC объективно слабее по применению.

Как выглядит?

Табличный SIPOC. Общий вид. 

1111.png

На практике это может выглядеть и как-то так:

1212.png

Инструмент не обязан быть красивым. Главное, что участники сами понимают, что написали.

Какие требования к инструменту? Табличный SIPOC относится к инструментам Шесть Сигм, не требующим ни специальной подготовки, ни специального ПО. 

Тем не менее, лучше, если вести встречу будет человек, построивший не одну такую карту. Дело в том, что группа будет стремиться выдавать «желаемое за действительное», говорить так, как должно быть, а не как есть. Так что возвращать их в русло как есть придется, и лидер должен быть к этому готов.

Кроме того для лидера группы рекомендуется заранее самому построить свой SIPOC, чтобы быть а) в курсе процесса, б) не давать уходить совсем не туда, в) давать наводящие вопросы.

И последний немаловажный пункт: хорошо бы (а реально почти всегда обязательно) проверить полученную схему в реальности, организовав после построения выход к процессу, как говорится «в Гембу».


Инструмент 2. SIPOC – алгоритм с обратной связью

Задачи инструмента: Построить детальную схему процесса и определить требования от клиентов и к поставщикам.

Чего дает? На выходе получается очень подробная, со всеми развилками и петлями, схема процесса. Помимо этого, для входов и выходов процесса получается подробный список требований, которые нужно выполнять. Часть требований будет отсутствовать или неизвестна, поэтому часть проекта может оказаться направлена на их проработку.

В целом, из SIPOC алгоритма вполне реально вытащить проблемные участки процесса (с очерченными границами) и список требований на дальнейшую проверку, выполняются они или нет. Если потом выяснится, что нет, то это направления для поиска решений.

Где можно использовать? На нижнем уровне картирования. Это наиболее разумное применение инструмента, на мой взгляд, так как именно там детализация без всего лишнего критична. Теоретически можно залезть и на средний уровень в случае, если уже на среднем уровне процесс сильно «ветвится». Тогда использование этого варианта SIPOC может быть предпочтительнее табличного.

Где не стоит использовать? Вот на верхний уровень картирования с этим инструментом лучше вообще не лезть. Толку от него там почти не будет, ввиду очень малого количества управленческой информации.

Аналоги в ЛИН. Плавательные дорожки, простые алгоритмы процессов, функциональные схемы  и т.п. Тут как раз Лин богат на инструментарий.

Как выглядит?

Общий вид в теории такой:   

1313.png


А в реальности…

Среди тех компаний, что разрешили публиковать схемы процессов, нашел разве что такой. Тут на самой карте не прописали списки требований, и есть несколько еще ошибок. Но это рабочий вариант в успешном проекте.

1313.png

Какие требования к инструменту? Мало чем отличаются от Табличного SIPOC.

Разве что имеет смысл дополнительно поднять голос клиента по требованиям. 

За 10 лет собственной практики и изучения Шести Сигм, во всех проектах по этой методике, начиная с моего первого, применялись эти два инструмента. И каждый раз были актуальны.

Но, разумеется, это не значит, что эти инструменты легко и просто применять. В примерах выше – первые попытки использования их кандидатами в Зеленые пояса. И считанные единицы из них не наступают на какие-нибудь грабли при создании этих карт. 

Но все приходит с опытом.

Всем удачных применений.

777.jpg 

Войдите, чтобы оставить комментарий
E-Mail
Комментариев нет
Задать вопрос автору статьи
Автор статьи ответит вам по email в течении 1-2 дней.

* - обязательные поля

Авторские статьи
Популярное | Последнее
Рекомендовано
Реклама
Поделиться