681
×
Сказ о потерянном времени
Сообщество Lean+6Sigma в России
Сказ о потерянном времени
Денис Тверской, Партнер Топ-Менеджмент Консалт
19 июля 2022 в 14:00

Давайте с вами поговорим про время. Время – это тот ресурс, который сопровождает нас всегда и везде.

Многие сетуют о том, что времени никогда не хватает, что оно течет очень быстро, когда опаздываешь, и тянется бесконечно долго, когда кого-то или чего-то ждешь.

Эта статья для меня особенная, потому что она несколько личная. И ее героем стал мой родственник, жизнь которого у меня на виду. Назовем его Глебом.

А заодно расскажу вам про ряд инструментов, которые помогают в тайм-менеджменте, как в личных делах, так и в рабочих процессах.

Итак, Глеб, который сейчас находится в ситуации поиска работы, долгое время был хорошо оплачиваемым, востребованным сотрудником, топ-менеджером, поменявшим несколько известных российских компаний. У него была одна особенность, ставшая проблемой.

Глеб весьма специфически управлял своим временем. Корни, наверное, лежат где-то глубоко, мы копать не будем. Для нас важнее факт, нежели причина.

Проблема его в том, что он очень интересующийся человек. И когда в его задачу попадали смежные сферы интересов, он очень быстро на них переключался, забывая про первоначальную задачу, из-за чего, конечно, страдал ее результат.

Проще говоря, задачи, делегированные Глебу, не были выполнены в полном объеме и в срок. Хотя параллельно он выполнял еще несколько задач, которые в перспективе могли помочь компании, но ситуацию это, увы, не спасло. Кроме того, такая система поведения присутствовала не только в рабочих, но еще и в бытовых вопросах, поэтому Глеб, когда собирался куда-то и планировал необходимое для сборов и дороги время, в процессе всегда отвлекался на интересные, важные и неотложные дела, такие как, например, ролик в интернете или статья, которая, казалось отнимает пару мину всего, да и запас по времени есть…. но, к сожалению, это вносило определенные корректировки в график, и опоздания стали нормой жизни Глеба. Так продолжалось достаточно долго.

Проблема сопровождалась смежной: тот информационный фон, который Глеб получал, он тут же выплескивал на окружающих. Он очень любил коммуницировать в курилке, на кухне, в сообщениях. Делился информационными находками с окружающими.

И, с одной стороны, это прекрасная коммуникация экстраверта, любящего общение, но, когда это противоречит основным задачам компании, пользы такой подход, увы, не приносил.

И, несмотря на все очевидные хардовые скиллы Глеба, эти побочные эффекты вносили существенную лепту в его жизнь, как сотрудника. Что приводило к негодованию руководства и смене работы в конечном итоге. В результате нескольких подобных смен, Глеб и оказался не у дел, и уже несколько лет он не работает.

Он сидит дома и пытается найти работу, берет подработки, в которых не укладывается в срок. И, проходя собеседование за собеседованием, Глеб понимал, что не найдет работу.

Однако он хорошо и красиво это себе объяснял тем, что отрасль, в которой он трудился на тот момент, а это был 2020 год, умерла из-за коронавируса и связанных с ним ограничений. Хотя многочисленные исследования показали, что после трех месяцев спада ее экономические показатели вернулись на допандемийные значения.

Но для Глеба эти аргументы были неубедительны, ему гораздо комфортнее жилось в своих убеждениях.

Итак, мой родственник продолжает подрабатывать на мелких задачах, находясь дома. При этом он с удовольствием берет небольшие дела, чтобы помочь родственникам.

И по-прежнему его окружает информационный шум, не будь которого, освободилось бы очень много времени. Более того, в итоге этот шум стал доминировать над всеми остальными задачами.

Проводя огромное количество времени в интернете, в телевизоре и т.д, Глеб привык к тому, что ему обязательно нужно прерваться в моменте, чтобы посмотреть вебинар, послушать лекцию, заняться самообразованием в широком спектре.

Это прекрасно, но времени не хватает. Только он соберется что-то сделать полезное, как понимает, что время прошло, а он не успел. Естественно, обвиняя при этом всех окружающих: кто-то позвонил и отвлек, кто-то на пару часов заехал в гости. Хотя времени прошло не неделя, не две, а месяц.

Времени продолжает не хватать, при этом Глеб почти не спит ночами, пропадая в интернете, отсыпаясь днем и еще больше снижая свою производительность.

К чему я все это рассказываю? К тому, что время, как наш ресурс, является некой валютой на жизненной бирже.

Наше время мы можем конвертировать в другой ресурс: например, в деньги, добиваясь результатов на работе. А деньги уже в еду, комфорт, материальные блага. То же самое и в других непроизводственных сферах жизни.

Если мы хотим, мы можем наше время потратить на отдых, спорт, прогулку по парку – тоже вид ресурса - здоровье. Еще один очень важный вид - моральное здоровье, спокойствие, авторитет. Все это в конечном итоге тоже ведет к физическому здоровью, но у человека же есть определенные амбиции. Для того, чтобы их достигать, тоже нужно время.

И, если ты правильно умеешь управлять своими ресурсами, то, соответственно, можно в любом из этих направлений достигать результата, главное - фокусировка.

А когда у тебя ресурса слишком много, и ты управляешь им неумело: берешься за множество дел сразу, изучаешь очень много времени что-то, а результата это не дает, не конвертируется ни в один другой ресурс, а только в разочарование, как тут быть?

Кстати говоря, если мы немного отвлечемся и поговорим про использование времени, на ум приходит закон Паркинсона, который гласит: дело занимает все отведенное на него время.

Если в запасе времени много, мы делаем не спеша. И видно это ярче всего на студенческих делах: курсовые, сессия и т.д. Другая ситуация, когда дедлайн близко: мы выполняем задачи с очень похожим результатом, но гораздо быстрее.

Также мы ускоряемся, когда над ними стоит руководитель. Мы понимаем, что человек не любит, когда его наказывают, и старается этого избегать.

Но возвращаемся к Глебу. Так как над Глебом сейчас никто не стоит, ему не нужно снимать квартиру или кормить детей, семью, он выживает на минимальные деньги и доволен ситуацией. Все приводит к тому, что выполнение задач очень сильно замедляется.

Итак, цитируя классиков детской литературы: “Дети, не будьте такими, как Глеб!”

1.  Что же делать, чтобы совладать с дедлайнами и вписаться в них? Научиться планировать свои дела по методу критической цепи. В курсе Зеленого пояса у нас есть модуль на эту тему. И менеджер по управлению проектами обязательно должен владеть этим навыком.

Есть очень удобный инструмент – температурная диаграмма, которая визуализирует твой прогресс или регресс в выполнении проекта (шаблон мы тоже даем).

Стоит использовать Хейдзунку, также входящую в курс Зеленого пояса и, самое главное, понимать мотивацию. О мотивации говорили уже тысячи специалистов, по-разному или одинаково, но важно ясно представлять цель, которую ты стремишься достичь.

2. Если же вы руководитель и ставите задачи своим сотрудникам, то в общей массе они должны понимать.

  • что они получат, если задачу выполнят вовремя;

  • что они получат, если выполнят её заранее;

  • и что они получат, если выполнят с задержкой.

3. Стимулирующие методы. Когда вы объясняете задачу, никогда не ставьте сотрудникам в пример себя: свою мотивацию, свои цели и так далее. Делайте это через призму их интересов, их необходимостей. Как хороший руководитель, вы должны знать, что важно именно вашим людям, чего они бояться и чего хотят достичь.

4. Если вы ставите задачу себе и договариваетесь с собой, сделайте это на 100%. В нашей природе делать себе поблажки, отговорки, искать у себя болячки. Это самый верный способ сорвать дедлайн. Сделайте так, чтобы достижение цели было куда большим плюсом, чем отрицательный мотив.

Например, если вы поставили себе задачу убраться в квартире. Договоритесь с собой, что, как только вы уберетесь в одной комнате, вы себе позволите, допустим, посидеть и посмотреть полчаса какой-нибудь вебинар или лекцию, скушать мороженое. Когда уберетесь во второй комнате — позволите что-то еще, интересное для вас.

Также нужна мотивация, если вы не выполнили задание. Например, вы неделю или три дня не включаете ютуб, не едите сладкого и т.д. Обязательно придумываете для себя существенные мотивы, но не делаете поблажки.

Почему для многих важен внешний контроль? Чтобы не было ситуации, как с Глебом. В моменте, когда у Глеба был руководитель в лице исполнительного или генерального директора, Глеб ни шатко, ни валко, но выполнял задачи. При этом на высоком профессиональном уровне, но с не очень хорошими временными результатами. Как только внешний стимул ушел, тут же ограничитель пропал, и все. Вся жизнь превратилась в один информационный шум.

 

Такой же пример можно привести, если кому-то близко, с занятием, например, в кружках, секциях, спортзалах. Если вы понимаете, что тренер и преподаватель выполняет функцию не столько коуча, сколько внешнего стимула к выполнению нужного количества упражнений или регулярному посещению занятий и выполнению домашних заданий. У вас появляется внешний мотиватор выполнять то, на что вы нацелились.

И последнее, что хотелось бы сказать: достаточно актуальными и распространенными в сети стали сообщества. Я не говорю о коммерческих, это просто группы людей по интересам. Когда люди создают комьюнити, где помогают друг другу достигать целей. Вы ставите цель не только перед собой, но и перед какими-то людьми, и начинаете их достигать вместе. Каждый достигает свою, но командный дух помогает вам двигаться, достигать результатов, не отвлекаясь на что-то постороннее, поэтому вступайте в такие клубы.

В нашем сообществе LSSRUSSIA мы тоже можем создать подобное комьюнити и достигать те или иные задачи, которые ставим перед собой.

Полная версия доступна только пользователям сайта
Войдите, чтобы прочитать всю статью и оставить комментарий
E-Mail
Комментариев нет
Задать вопрос автору статьи
Автор статьи ответит вам по email в течении 1-2 дней.

* - обязательные поля

Авторские статьи
Популярное | Последнее
Рекомендовано
Реклама
Поделиться