Помните такой интересный монолог Аркадия Райкина про справку: «Принесите от домоуправления справку о том, что им нужна справка, о том, что вам нужна справка, что нам нужна справка»? Прошло полвека, но бюрократия осталась с нами и как атрибут Советского прошлого, и как неизменный спутник функциональных многоуровневых подразделений.
Как-то один руководитель сетовал на случай с папкой многолетних отчетов. Один из сотрудников дисциплинированно формировал еженедельный отчет в стандартной форме, собирая информацию в него из разных источников, и складывал отчет в папку на общем сервере. И был очень удивлен, когда выяснилось, что данный отчет запрашивался прежним руководителем компании, и из папки его работу уже давно никто не берет и не просматривает. И это тоже, можно сказать – часто встречаемая традиция. Кто-то когда-то разработал правило, в данном случае затребовал отчет и был его пользователем. Но время идет, и правила требуют изменений. А любая отчетность и документация требуют периодической ревизии.
В одном из проектов в крупной страховой компании сотрудники в ходе внедрения lean задались целью снизить время оформления бланков, заполняемых в процессе сопровождения страхового случая. Сформировали команду и инициировали Кайдзен-проект.
При анализе текущей ситуации было обнаружено, что всего на разных стадиях процесса используется порядка 33 видов бланков. Причем часть из них не стандартизирована и применяется в разных филиалах компании в разном исполнении. Часть информации в бланках дублируется и заполняется несколькими участниками. Инструкции по заполнению бланков давно потеряли свою актуальность и не утверждены ничьим приказом. Наименования участников процесса не унифицированы. И в общей сложности 60% информации в отдельных полях разных документов совпадает. Часть потерь, возникающих в связи с этими проблемами, ложилась на клиентов.
В результате простых действий по изучению и структурированию всей информации в документах удалось создать новые стандарты, часть информации исключить, так как при первичном заполнении документов она попадает в информационную автоматизированную систему и может быть взята оттуда сотрудниками, другую часть актуализировать. В результате и время сократили, и расходы на печать документов снизили. Удовлетворённость клиентов повысили, облегчив им задачу заполнения заявлений и снизив риски ошибок.
Таких примеров можно привести еще массу. Решения всегда будут уникальными, а вот алгоритм всегда один. В формате цикла DMIAC, или непрерывного улучшения. Видим повторяющиеся проблемы и дедлайны? Значит, пора. Изучаем текущую ситуацию, выявляем потери, а также ищем их решения и реализуем. Да, конечно, понимаем цели. И обязательно закрепляем все результаты новыми стандартами. Термин, пугающий многих, но если изменить парадигму мышления о том, что стандарт – это нечто монументальное, на новую парадигму, что стандарт — это отправная точка для дальнейшего улучшения, то страх проходит.
Успехов Вам!
Да, и не кладите отчеты в папки. Вешайте их на доски, обсуждайте на планерках, формулируйте на их основании выводы. И всегда будьте уверены, что у отчета есть потребитель.
Online курс для директоров по внедрению Lean. Система за 3 месяца
Сообщество Lean+6Sigma в России
Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.
Уникальный практический онлайн курс для руководителей и специалистов, который включает разработку Дорожной карты развития вашей Производственной системы.