770
×
Матрица Эйзенхауэра: собираем пазл тайм-менеджмента
Сообщество Lean+6Sigma в России
Матрица Эйзенхауэра: собираем пазл тайм-менеджмента

Чего нет в женской сумочке? Ответ – порядка!

Этот анекдот часто вспоминают творческие люди (конечно, не только, но у творческих людей это прямо беда), когда пытаются составить рабочее расписание. Половина успеха - его составить. Привет всем, у кого списки и графики вызывают острое желание поспать. Его же еще надо выполнить! Тут, как правило, поджидает занавес и …новое расписание.

Драмкружок, кружок по фото, а еще и петь охота!

Это вторая сторона медали. Жизнь по гамбургскому счету, три часа на сон (если повезет). И расписание, которое трещит по швам от количества дел.

Говорят, где-то посередине есть люди, которые планируют равномерно, но… их никто не видел.

Современный человек многозадачен. Семья, друзья, работа, хобби – во всех этих сферах что-то есть: проекты, текущие дела и срочные задачи. Порой параллельные, но совсем не последовательные (как этого очень хочется!).

И тут на сцену выходит его величество приоритет.

 

А вот как его верно расставить?

В этом может помочь матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента 34-ого президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953 по 1961 год. По мнению американцев, он является одним из самых продуктивных президентов истории США.

Ему же принадлежит цитата, удивительно точно описывающая положение дел в большинстве проектов (а управление своей жизнью, к слову, это тоже проект): “У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные”.

Развил и оформил метод Эйзенхауэра Стивен Кови в своей известной книге “Семь навыков высокоэффективных людей”.

Матрица представляет собой квадрат, который состоит еще из четырех квадратов. Шкал у квадратов две: срочно и важно. Соответственно, их сочетаний – четыре.

Матрица Эйзенхауэра.jpg

Давайте рассмотрим каждый из квадратов

Квадрат 1 — срочные и важные

Забрать ребенка из детского сада, посетить зубного с острой болью, сделать презентацию к защите проекта, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайнадела, требующие незамедлительного вмешательства. Иными словами, выполнения здесь и сейчас. Либо вообще вчера.

У таких задач есть конкретные дедлайны и осязаемые последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда же относятся дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров (попробуйте перенести быстрый сбор документов и эвакуацию из квартиры, в соседней с которой случился пожар).

Срочные дела есть всегда, но! Их не должно быть большинство. Так как задачи из первого квадрата регидны, их нельзя проигнорировать, отодвинуть в долгий ящик или делегировать первому встречному коллеге. Поэтому вы их делаете, и делаете,и делаете... Отодвигая в сторону все остальное. Иными словами, задачи из первого квадрата начинают управлять вами. А это неминуемое эмоциональное выгорание, хронический стресс и ощущение потери контроля над жизнью (что, по сути, так и есть).

Вспоминается пост из Инстаграма: "офисные работники засыпают, просыпается выгорание. Выгорание делает свой выбор среди неспящих, засидевшихся допоздна работников. Выгорание сделало свой выбор. Все просыпаются офисными работниками кроме Олега. Олег просыпается уличным художником в Амстердаме".

Mafia.jpg

Инструкция по обращению с первым квадратом. Или: в Амстердаме хорошо, но не факт, что эмигрировавшим уличным художникам.

  • Старайтесь оставить в первом квадрате “воздух”, то есть как можно меньше дел.

  • Если дела вы сюда ставите себе сами, то поработайте над своим расписанием и проверьте дедлайны. Проанализируйте полученные результаты в конце недели.

  • Если же срочные и важные задачи приходят в большом количестве постоянно извне, то имеет смысл подумать о перераспределении нагрузки и внесении изменений в рабочий план

В противном случае есть опасность «внутренней миграции» — к делам из четвертого квадрата.


Квадрат 2 — несрочные и важные

Классическим примером несрочного дела может являться учеба (особенно если это курсы, полученные в сознательном, так скажем, возрасте). Сюда же можно отнести любой вклад в собственное саморазвитие (например, изучение языков), здоровье (полезные привычки, правильное питание, занятия спортом). Если мы затрагиваем работу, это может быть поиск новых клиентов, интересных тем для контента, первичный прогрев аудитории в воронке продаж.

Задачи второго квадрата часто связаны с долгосрочными целями, результаты которых крайне ценны (и крайне отсрочены по времени – в примере с учебой это получение диплома). У них может не быть дедлайна или конечного срока, что повышает риск регулярной замены этих задач на задачи первого квадрата.

В сбалансированной матрице именно во втором квадрате задач должно быть больше всего. Помимо инвестиции в будущее, выполнение данных задач приносит чувство контроля над своей жизнью, а значит, подсознательное чувство безопасности. Ведь ресурсы вы расходуете на то, что действительно считаете важным.

Квадрат 3 — срочные и неважные

Если обобщить задачи третьего квадрата, то самое подходящее слово – рутина. Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела.

Как правило, результата от таких задач ждут от нас другие люди, но к нашим собственным целям они не приближают.

Инструкция по обращению с третьим квадратом. Или: главное, темп не терять

  • От большого количества выполненных дел (а в данном квадрате, как правило, по отдельности каждая задача времени занимает не так много) можно почувствовать значительное удовлетворение.

  • Однако, бонусом будет внутреннее ощущение того, что вы занимаетесь явно чем-то не тем. И, следовательно, недовольство собой.

  • Задачи третьего квадрата стоит отдавать на аутсорс: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам.

  • Те же, которые требуют непосредственного участия, ограничить по времени – выключать уведомления мессенджеров, где это уместно, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу.

  • Ну и приступать к ним только когда в первом и втором квадратах уже ничего нет.

 

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают те занятия, которые позволяют нам получить краткосрочный и быстрый прилив удовлетворения (просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них). Иными словами, порцию гормона радости дофамина, практически не прилагая усилий для этого.

Звучит заманчиво, но! За этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Кроме того, “дофаминовый фастфуд” очень быстро переваривается, и требуется часто еще и еще. А задачи из первого и второго квадратов (на которые требуются значительные усилия) так и остаются …в квадратах.

Неслучайно другое название таких занятий – “убийцы времени”. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться, на время выпасть из бешеного ритма многозадачности естественно, но должно быть четко фиксировано по времени.

В противном случае, возникает опасность желания бегства от проблем, стресса от снежного кома невыполненных задач и последствий от срыва сроков.


Что здесь есть для меня? Или, иными словами, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра?

Здесь нам пригодятся наблюдения о наших текущих (особенно повторяющихся) делах. Необходимо составить список (да, да, без него никуда), который ответит на вопросы: какие задачи были выполнены и сколько времени они заняли.

Второй пул вопросов такой:

Была ли задача для меня срочной?
Была ли она для меня важной?
Я единственный, кто мог это сделать?

Важно отметить, что оценка должна быть субъективной, а именно, вашей. Иными словами, важность результатов вы оцениваете для себя, а не для коллег, близких или компании в целом.

Вот все наши задачи промаркированы по важности и срочности. И в соответствии с таблицей выше мы распределяем их по квадратам.

Важные нюансы:

  • С каждым квадратом разбираемся отдельно;

  • Помечаем для себя, в каком квадрате максимальное число задач;

  • Стараемся оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе;

  • Каждое новое дело добавляется, когда завершено какое-либо из списка.


Ну и, конечно, полезные ссылки или “а где нам эту матрицу собирать”

Первый и самый простой вариант – на бумаге. Здесь важно соблюдать границы между квадратами или же вообще делать квадраты разных цветов (привет визуалам!).

Второй вариант – приложение Todoist. Вы можете присваивать задачам четыре уровня приоритетности. По ним потом можно делать сортировку.

мэ2.jpg
Третий вариант – приложение Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. В приложении можно создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам.

мэ3.jpg

Ну и четвертый вариант – это всем известный Еvernote. Горячо любимый многими за интуитивно понятный интерфейс и простоту использования. Параметры матрицы можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Варьируется и временной промежуток: отдельная заметка с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

мэ4.jpg
В статье использованы материалы сайта trends.rbc

Войдите, чтобы оставить комментарий
E-Mail
Комментариев нет
Задать вопрос автору статьи
Автор статьи ответит вам по email в течении 1-2 дней.

* - обязательные поля

Авторские статьи
Популярное | Последнее
Рекомендовано
Реклама
Поделиться