1462
×
Как настроить home office (Домашний офис), мобильная Хейдзунка
Сообщество Lean+6Sigma в России
Как настроить home office (Домашний офис), мобильная Хейдзунка

В прошлой статье я писал, о том, что есть дистанционные ячейки, которые применяются компаниями все чаще. В сегодняшних условиях самоизоляции, многие компании перевели своих сотрудников на удаленную работу. Даже сейчас знаю компании, в которых перевели на дистанционную работу руководителей подразделений и даже целые отделы. Что же мешало сделать это ранее? Сейчас ТОП менеджмент будет на ходу, во время кризиса, обучаться и обучать своих сотрудников работать удаленно с командой. 

К сожалению, быстрого перехода от стандартного управления командой на дистанционное не произойдет. Team Leaders (Лидеры команд) не смогут быстро переобучиться, это не простая задача. Необходимо знать и понимать разницу между работой в офисе и дистанционной работой, чтобы определить риски и защититься от них. Об этом немного подробнее можно узнать из статьи Виртуальные команды или управление дистанционными ячейками.

Для того, чтобы руководителям было проще работать дистанционно предлагаю несколько инструментов в помощь. Данный инструмент основан на недельной Хейдзунке, которую я преобразовал в необходимый для меня формат работы. На рисунке 1 изображён пример того, как я заполняю свой ежедневник. Плюс в том, что это можно оформить через EXEL, через WORD или другой удобный редактор текста, в котором вы работаете, даже через Google таблицы.

Гугл таблица.png

 Действие №1

В верхней части листа указываем неделю, необходимо указать промежуток начиная с понедельника и заканчивая воскресением. Так как я вношу в этот план не только рабочие задачи, но и домашние дела, отмечая домашние дела цветом и кружком перед наименованием задачи.

Действие №2

В правой части листа необходимо внести номер недели, мне это периодически стало необходимо, для переноса задачи не на следующую неделю, а на две недели вперед.

Действие №3

Вносим дни недели и оставляем место для внесения даты, можно с верху (как на рисунке) или с низу. Удобно распределять задачи на определенные дни недели и даты.

Действие №4

Просто напишите заголовок с права от дней недели с датами.

Действие №5

Переходим к записи задач на неделю. Удобно, что задачи не расставляются по приоритетам, а просто вносится все, что необходимо выполнить. Важно не дробить крупные задачи и записывать именно крупными буллитами. Задачи можно писать как рабочие, так и домашние вперемешку, так как отслеживать мы их будем по дням недели.

Действие №6

Для каждой задачи мы определяем день, в который она должна быть закончена. После проставления срока необходимо указать какое количество дней отводиться для ее выполнения. Например: задача №2 должна быть готова к пятнице, а отводится на нее 4 дня. Исходя из этой информации мы сначала рисуем квадрат в пятницу и после этого добавляем еще 3 квадрата. Должно получиться 4 пустых квадрата.

 

Заполнив все дела на неделю, начинаем работать по нашему плану.

  • В понедельник начинаем и завершаем с успехом задачу №1, завершенную задачу закрашиваем полностью – это и будет означать, что задача выполнена. По всем задачам, которые мы не делали я проставляю «тире» — это считается завершением задачи, либо не возможностью выполнять данную задачу в определённый день, а также прошедший день.

  • Вторник мы начинаем выполнять новую задачу, которая займет у нас 4 дня. Так как мы ее только начали делать и не завершили, закрашиваем квадрат на половину, информируя себя о том, что задачу делаем, но она еще не завершена. Еще один вариант использования, это если мы не успели выполнить задачу в этот день, то рисуем квадрат на следующий день (или тот день, в который возможно доделать задачу).

  • Среда. Продолжаем выполнение задачи №2. Предположим, что задачу №4 делегировали другому сотруднику, или перенесли сроки выполнения из-за ожидания другого сотрудника. В квадрат такой задачи мы вносим «крестик» и переносим ее на другой день по средствам «стрелочек», чтобы понимать, что задачу мы перенесли на определенный день.

  • Четверг. Этот день еще не наступил, поэтому мы оставляем все как есть. По плану у нас 2 задачи на выполнение и одна перенесена на воскресение.

  • Пятница. У нас новая задача – это домашние дела (они выделяются цветом и точкой перед названием задачи). Например, это поездка на дачу в пятницу вечером, и она повторяется каждую неделю, поэтому есть стрелки перемещения и в колонку следующая неделя. В колонке следующая неделя я указал, что эта задача повторяется еженедельно, вписать в эту колонку можно и конкретную неделю, если вы не успели выполнить задачу или перенесли сроки выполнения на определенную дату.

  • Суббота осталась свободной.

  • Воскресение необходимо выполнить одну задачу.

 

Еще несколько основных правил работы по данному виду личной Хейдзунки:

  1. Нельзя приступать к нескольким задачам одновременно;

  2. Необходимо направить все свои силы для закрытия задачи (переносить задачи только в крайнем случае);

  3. Трезво оценивать силы на задачи и не нагружать сверх нормы дни по задачам (совет: при первом заполнении лучше указывать время на выполнение задачи)

  4. Совет: не вносите домашние дела, пока не привыкните отслеживать рабочие задачи.

 

Надеюсь, данная разновидность Хейдзунки поможет вам ничего не забыть. Для меня этот вариант стал намного удобнее доски на стене. Идея этой мобильной Хейдзунки витала уже давно, а сейчас воплотилась в жизнь. Интересно, что толчком к созданию был ролик на YouTube с которого я и позаимствовал основную идею.

P.S: Следующая статья будет о том, как управлять персоналом при работе удаленно.

Полная версия доступна только пользователям сайта
Войдите, чтобы прочитать всю статью и оставить комментарий
E-Mail
Комментариев нет
Задать вопрос автору статьи
Автор статьи ответит вам по email в течении 1-2 дней.

* - обязательные поля

Авторские статьи
Популярное | Последнее
Рекомендовано
Реклама
Поделиться