Перевод статьи "Developing Key Performance Indicators" автора Николь Батулис выполнил Вадим Сеничев

Ключевые показатели эффективности (KPI) – имеют решающее значение в обеспечении команды проекта данными о производительности, необходимыми для поддержания улучшений. Благодаря KPI команда может оценить успех проекта в сравнении с его установленными целями.

Типы показателей

При выборе KPI для проекта необходимо учитывать два типа показателей: показатели результатов и показатели процесса.

Показатели результата обеспечивают понимание производительности или конечного результата процесса. Показатели результатов, как правило, собираются в несколько этапов с момента начала проекта до момента, когда будет известен результат. Первоначальный показатель результата для проекта обычно определяется проектными группами на ранней стадии их проектной работы. Этот показатель для большинства проектов можно найти, отвечая на вопрос: «Чего вы хотите достичь?»

Метрики процесса обеспечивают обратную связь и дают информацию о производительности элементов процесса во время работы. Обычно метрики процесса сосредоточены на выявленных показателях производительности процесса. Метрики процесса могут показать предварительные данные производительности процесса для проектных групп и позволить им активно работать над решением проблем его работы.

Пример выбранных ключевых показателей эффективности

Рассмотрим пример KPI для проекта улучшения, ориентированного на здравоохранение:

• Проект: оптимизация продолжительности пребывания пациента в больнице
• Показатель результата: длительность пребывания пациента (дни)
• Метрики процесса: время выписки (чч: мм); время на подписание больничного листа (чч: мм); время на определение периода прибывания (чч: мм); Осмотр пациента при ежедневном обходе (процент пациентов)

В приведенном выше примере проект имеет один основной показатель результата и четыре показателя процесса, которые составляют KPI, и которые контролирует команда. Хорошо подготовленные проекты KPI по улучшению работы будут включать как показатели результатов, так и показатели процесса. Сочетание обоих показателей обеспечивает баланс информации, необходимой команде для успешного мониторинга эффективности и прогресса в достижении целей.

Для каждого проекта команда должна разрабатывать не более трех-шести ключевых показателей эффективности. Превышение шести показателей может привести к ослаблению ценности данных и слишком усложнить эффективную координацию прогресса в проекте.

Вопросы по выбору ключевых показателей эффективности

Общие вопросы, которые следует использовать коучам, стоит использовать в разговоре о потенциальных KPI:

• Как выглядит успех?
• Как мы узнаем, что производительность удаляется от целей?
• На какие показатели могли бы среагировать заинтересованные стороны и спонсоры?
• Какие данные доступны команде?

 3 «M»: Значимые, измеримые и управляемые

Коучи должны держать в уме три принципа выбора KPI при работе с командами:

1. Значение (Meaningful): показатели KPI должны иметь смысл для заинтересованных сторон проекта. Разработка показателей, которые  кажутся наиболее близки команде проекта, но не отражают то, что хотели бы видеть заинтересованные стороны, может оставить проект без получения обратной связи от более широкой группы участников и может стать причиной потери их интереса. Команда, разрабатывающая KPI обязательно должна взаимодействовать с заинтересованными сторонами, наиболее близкими к процессу и этой проблеме. Команда будет знать, что она находится на правильном пути, когда у нее есть такие KPI, которые заинтересованные стороны хотят узнать; их интересует текущий статус и они обсуждают прогресс в достижении целей проекта со своими коллегами. Осмысленные KPI дают отличное дополнение к массивам данных, используемых в ежедневных планерках и собраниях и для поддержки усилий руководителей, выходящих в производственный цех и напрямую общающихся с сотрудниками.

2. Измерение (Measurable): KPI должно быть легко измерять. Иногда команды могут застревать, пытаясь определить «идеальный» показатель измерения прогресса в достижении целей своего проекта. В этом стремлении команда может потерять из виду параметры метрики, которые уже доступны или сообщаются автоматически. Устойчивые KPI должны относительно легко получать обновления. Если метрика отнимает много времени аудита или недоступна для команды проекта, группы должны подумать дважды, прежде чем выбирать ее как KPI. Данные, которые являются сложными или трудоемкими для получения, вряд ли будут регулярно обновляться и сообщаться заинтересованным сторонам. Предоставление своевременных и точных обновлений производительности KPI - отличный способ поддержать устойчивость улучшений и исправить разговоры о дополнительных возможностях для улучшения процессов и достижения целей команды. 

3. Управление (Manageable): KPI должны включать показатели, которые входят в сферу управления и влияния команды проекта. Если команда выбирает показатели, которые включают элементы процесса измерения, которые команда не контролирует, тогда они не собираются измерять то, что важно. Команды должны выбирать KPI, которые входят в сферу их проекта, отражают успешный результат и являются ключевыми факторами производительности для их работы. Иногда интересные или необычные показатели могут проникать в список KPI проектных команд. Эти дополнительные показатели на самом деле не нужны. Команде следует сосредоточиться на показателях, которые будут обеспечивать точную обратную связь по ее эффективности.

Резюме

Помните, что успешные KPI:

• Включают баланс показателей результатов и показателей процесса.
• Насчитывают всего три-шесть показателей.
• Разработаны с учетом 3M.

Создание KPI - важный шаг для управления командами посредством непрерывного процесса совершенствования. Коучу необходимо сосредоточить внимание команды на том, как выглядит успех, и как лучше всего его измерить.

• Обучаем и внедряем с 1999 года! Создадим систему вместе и вперед за результатом!
• Всё что нужно знать участнику проекта в онлайн курсе "Бережливое Производство И Шесть Сигма. Базовый". Обязателен для успешных проектов в вашей компании.