Перевод статьи "Five Easy Steps for Implementing the IT Asset Management Life Cycle" автора JAMES J. KLINE выполнил Вадим Сеничев
Чтобы бизнес продолжал развиваться, вы должны иметь наглядное представление о своих ИТ-активах.
Возможно, вы не знакомы с термином «управление информационными технологиями» (information technology asset management, ITAM), но большинство предприятий занимаются этим на регулярной основе (у кого-то получается лучше, у кого-то хуже). ITAM — это то, что помогает контролировать затраты на компьютеры, серверы, программное обеспечение и услуги, используемые для создания вычислительной среды, необходимой современному бизнесу.
В идеале команда ITAM (у вас она есть, верно?) должна быть в состоянии сообщить своему руководству точное количество ноутбуков, используемых удаленным отделом продаж, или о необходимости приобретения большего количества лицензий на программное обеспечение, чтобы избежать чудовищного штрафа во время ежегодного аудита, или затраты на использование ограниченной по функционалу Windows 7, только потому, что «тот единственный» инструмент CAD / CAM не удовлетворяет требованиям более современных операционных систем.
Но любой, кто когда-либо руководил, покупал или просто звонил в ИТ-отдел, знает, что ITAM (как отрасль) довольно плохо справляется с быстрыми ответами на такого рода вопросы. Одним из основных факторов проблем ITAM является неспособность автоматизировать как отчетность, так и обработку жизненного цикла активов, т.е. этапы, которые проходят все без исключения ИТ-активы по мере их корпоративного применения. Организации должны полагаться на ручную обратную связь во всем, от заказов на выполнение работ и визуальной инвентаризации до знания о том, какое аппаратное и программное обеспечение фактически используется. Хуже того, команда ITAM получает репутацию незаслуживающей доверия только потому, что кажется, что они никогда не смогут точно и своевременно ответить на вопросы своего руководства.
Это большая проблема, которая, как минимум, приводит к сбоям в работе бизнеса. Иногда это может буквально остановить завод, если истечет срок действия лицензии на критически важное программное обеспечение или обновление оборудования окажется несовместимо со старым программным обеспечением.
Пять простых шагов для управления жизненным циклом ИТ-активов
Чтобы избежать этих проблем, команда ITAM должна определять этапы жизненного цикла управления ИТ-активами таким образом, чтобы было ясно, на каком этапе жизненного цикла находится актив, и чтобы актив мог это «самостоятельно» определять.
Вот пять простых шагов.
Шаг первый: Приобретение
Другие значения: закупка, покупка, заказ
Определение: деньги были уплачены (или дана гарантия их уплаты) за владение или право на использование актива, аппаратного или программного обеспечения.
Шаг второй: Инвентаризация
Другие значения: доставка, получение, обработка, подготовка.
Определение: актив был физически получен и подготовлен к использованию в вычислительной среде. В случае с программным обеспечением это подтверждает документация от производителя, указывающая, что ваша организация имеет право на использование их программного обеспечения.
Шаг третий: Установка
Другие значения: используется, развернута, реализована, активна.
Определение: Приобретенный актив находится в работе в вычислительной среде. Этот этап работает как для аппаратных, так и для программных активов.
Шаг четвертый: Восстановление
Другие значения: возвращено в запасы, пригодно для использования, переработано
Определение: Ресурс был временно удален из вычислительной среды с целью его повторного использования.
В отношении программного обеспечения возможно потребуются небольшие доказательства, что оно не используется и перешло в запасы. В противном случае ваша компания может быть оштрафована в ходе аудита лицензии на программное обеспечение.
Для оборудования потребуется больше физических усилий. Технический специалист должен действительно осмотреть оборудование на наличие дефектов, убедиться, что у него еще есть срок полезного использования, а затем очистить систему и подготовить к повторному развертыванию.
Шаг пятый: Утилизация
Другие значения: списано, утеряно/украдено, продано, уничтожено, выведено из эксплуатации.
Определение: актив был навсегда удален из вычислительной среды и больше не является собственностью или заботой организации. Как для аппаратных, так и для программных активов должно быть подготовлено документальное подтверждение передачи прав от старого владельца к новому.
Вы заметите кое-что особенное в этих определениях: они взаимоисключающие. Это означает: что-то, что находится в фазе использования, не может находиться ни на каком другом этапе цикла. Например, то, что утилизировано, не может храниться на полке. Оно исчезло. То, что используется, не может находиться в кузове грузовика для доставки.
Жизненный цикл управления ИТ-активами: ищите детали данных
Имея в виду эти новые определения, мы можем идентифицировать атрибуты данных, которые будут сигнализировать о том, что актив перешел с одной стадии жизненного цикла на другую. Но давайте немного изменим порядок, чтобы упростить описание.
Установка: если актив установлен, вы должны увидеть его активность в вашей сети. Что касается физического оборудования, конечные пользователи должны отображаться при входе в систему, передавая в нее данные своего IP-адреса и сетевое имя, вы также должны видеть количество потребляемой энергии, и актив должен отображаться при сканировании сети. Установка программного обеспечения должна обнаруживаться и сообщаться с помощью инструмента «управления и контроля», такого как Microsoft MEM, JAMF или VMWare vCenter.
Утилизация: у вас должен быть сертификат, квитанция или иной документ, который показывает, что ваша организация больше не имеет аппаратного или программного актива в руках (и кто владеет им сейчас). Если у вас есть такой документ, но актив ведет себя так, как будто он установлен, то у вас есть проблема, и вам лучше разобраться в ней. И, для тех кто спрашивал, да, лицензии на программное обеспечение могут быть возвращены издателю — но обычно на очень определенных условиях и с очень специфическими документами.
Приобретение: он не должен отображаться нигде, кроме как в заказе на покупку или номере отслеживания. Но если заказанный инструмент действует так, как будто он уже установлен, то можно поспорить, что кто-то пропустил один из этапов. И этот пропущенный шаг может означать обход средств защиты и несанкционированную установку оборудования и ПО в вашу систему, то есть это может сигнализировать о серьезном нарушении кибербезопасности.
Инвентаризация и восстановление: это самая сложная часть. Мы знаем, что активы были приобретены, потому что у нас есть документация, подтверждающая это. Мы знаем, что они не были утилизированы, потому что у нас нет такого документа. Мы знаем, что они не используются, потому что они не активны в сети. Следовательно, единственное место, где эти устройства должны находиться в данный момент — это ваш склад или промежуточная площадка. Теперь поиск оборудования должен стать намного проще.
Жизненный цикл управления активами: большая отдача от отчетности
Реорганизовав свое оборудование вокруг управления жизненным циклом ИТ-активов, вы будете знать с гораздо большей степенью уверенности, какое оборудование используется, а какое - нет. Следовательно, вы будете знать, какое программное обеспечение необходимо лицензировать, потому что оно (почти всегда) работает на развернутом оборудовании.
Реальное воздействие этого инструмента контроля будут сильнее всего ощущаться в экономии средств, которую могут обеспечить достоверные данные. Например, наиболее часто задаваемый менеджерам ITAM вопрос: «Сколько наша программа ITAM сэкономила компании?»
Ответ прост: сколько активов (аппаратного или программного обеспечения) было переведено из состояния «Восстановлено» в состояние «Инвентаризировано». Более того, есть еще одна простая причина прибегнуть к этому инструменту: каждая несовершённая покупка оборудования — это сэкономленные деньги.
Вырастим Зеленый пояс, стабильно приносящий результат для бизнеса!
Сообщество Lean+6Sigma в России
МОИ - онлайн система мотивационной оценки кандидатов. Это идеальный входной фильтр и отчет для выбора лучшего кандидата на ключевую должность.
Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.