Перевод статьи "Redefining Hybrid Office Space to Boost Quality Employee Productivity" автора Глеба Ципурского выполнил Вадим Сеничев

Как организациям, и особенно их отделам качества, изменить офисное пространство, чтобы добиться максимальной производительности? Как в будущем будет выглядеть новое рабочее пространство - от офиса до дома? Мы знаем, что все изменится. Но чтобы выжить и преуспеть в мире после коронавируса, вам нужно перенять передовой опыт, вернувшись в наш привычный офис.

Наше гибридное будущее

Опросы показывают, что от двух третей до трех четвертей работодателей после пандемии планируют работать по гибридному графику. Некоторые крупные корпорации даже перевели часть своих сотрудников на постоянную работу из дома.

Предпочтения сотрудников - решающий фактор в гибридной модели. Восемь крупных опросов показали, что от четверти до трети сотрудников хотят иметь полностью удаленный график на постоянной основе, а более двух третей - гибридный график. Менее 15% предпочитают работать в офисе полный рабочий день.

Желание сотрудника работать полный рабочий день удаленно должно коррелировать с требованиями его рабочих задач и конечно, возможность и качеством их исполнения. Некоторые роли, например персонал колл-центра, хорошо подходят для удаленной работы, поскольку не требуют систематического личного взаимодействия с клиентами и другими сотрудниками.

Ниже я изложил лучшие практики по преобразованию рабочих пространств на основе 14 консультационных проектов, которыми я помогал руководить во время перехода к гибридному графику.

Использование рабочего места

В будущем офис не будет использоваться для индивидуальной работы, как это было до пандемии. Вместо этого офис будет служить общим пространством для выполнения совместных задач и сплочения коллектива. Это станет нормой для большинства сотрудников.

Конечно, некоторые сотрудники в конечном итоге будут выполнять индивидуальную работу в офисе, но подавляющее большинство задач будет выполняться совместно. Индивидуальные же задачи в большинстве своем будут выполняться из дома. Статистика показала, что именно при работе из дома они решаются более продуктивно.

В настоящее время в типичных офисах 80% рабочего пространства предназначено для личного пользования, а 20% - для общего пользования. Это нужно изменить.

Гибридная модель сократит расходы компаний на недвижимость и офисные продукты и услуги, начиная от канцелярских изделий и заканчивая расходами на электроэнергию, когда сотрудники будут приходить в офисы все реже.

Хотя нам и хочется видеть своих коллег почаще, чтобы наверстать упущенное время общения, учтите следующее данные. Проведя консультации, компании обнаружили, что, если их сотрудники приходят в офис только три дня в неделю, компания экономит от 20 до 30% накладных расходов. Однако, если сотрудники приходят только один раз в неделю, они могут сократить эти расходы примерно на 60-70%. Зачем платить больше?

Преобразите свое офисное пространство

Начните настраивать офисное пространство с планирования предполагаемого использования.

Во-первых, попросите руководителей групп оценить предпочтительные для их команд дни недели по пятибалльной шкале. Затем опросите самих сотрудников и создайте алгоритм для распределения офисного времени команд в разные дни, чтобы получить максимальную удовлетворенность графиком и избежать неоправданного переполнения в один рабочий день.

Отдельно определите свои потребности в помещениях для массовых мероприятий, таких как ежеквартальные отчеты и обширные очные тренинги, в качестве альтернативы, при необходимости арендуйте другие помещения.

Затем составьте план по уменьшению вашего воздействия на недвижимость соответственно. Подумайте о том, чтобы организовать часть офисных помещений в коворкингах, чтобы снизить риски избытка или недостатка места.

После этого вы захотите изменить планировку своего офиса. В гибридной модели офисная работа будет в большей степени сосредоточена на прямом сотрудничестве между членами команды. Это включает в себя работу вместе с другими членами команды, к которым вы можете быстро обратиться за помощью или дать рекомендации. Обновите видео оборудование в общих помещениях, чтобы проводить встречи и обслуживать кросс-функциональные команды.

Придется отказаться от большинства индивидуальных столов и кабинетов. Держите их на любом уровне только для руководителей групп, которым нужны личные пространства для конфиденциальных обсуждений, а также для всех, у кого может возникнуть такая потребность. Сотрудникам следует использовать ноутбуки, а не настольные компьютеры, что позволяет выполнять работу в более быстром и свободном режиме.

Соблюдайте действующие руководящие принципы OSHA по мерам предосторожности при пандемии, чтобы снизить общий фон заболеваемости.

Поддержка домашних офисов

Модель гибридного офиса выделяет домашний офис как постоянное рабочее место в каждой компании. Необходимо составить отдельный бюджет на поддержание оборудованных и удобных домашних офисов сотрудников или, при необходимости, для их работы в коворкинге.

Предоставление сотрудникам возможности доступа к резервным роутерам, например через предоставление корпоративных модемов, также снизит риски перебоев в работе или замедления работы Интернета. Точно так же вы можете побудить сотрудников предпринимать различные шаги по снижению рисков, не выходя из дома. Часть вашей ответственности - включить их в стратегии планирования непрерывности бизнеса и управления рисками предприятия.

В целом, для покрытия потребностей большинства офисных сотрудников должно хватить начального фонда в размере 3000 долларов. Это обеспечит максимально комфортный переход к домашнему офису, плюс годовой бюджет в 2000 долларов на техническое обслуживание. Ежегодно добавляйте не менее 500 долларов для работающих родителей маленьких детей для удовлетворения специальных нужд, связанных с удаленной работой.

Заключение

Гибкость рабочего пространства поможет командам успешно переключаться между рабочими местами после пандемии. Работодатели также должны учитывать предпочтения своих сотрудников в гибридных командах. Соответствующие потребности также должны быть включены в каждый бизнес-план. Следовательно, руководители должны объективно рассматривать данные исследований и разумно использовать идеи для создания взаимно удовлетворяющего рабочего пространства в новой бизнес-модели.

• Обучаем и внедряем с 1999 года! Создадим систему вместе и вперед за результатом!
• Всё что нужно знать участнику проекта в онлайн курсе "Бережливое Производство И Шесть Сигма. Базовый". Обязателен для успешных проектов в вашей компании.