Перевод статьи "Department of Defense Uses Lean to Streamline Security Clearance Procedures" портала sixsigmadaily  выполнил Вадим Сеничев

При такой крупной организации, как Министерство обороны США (DoD), можно ожидать узких мест и сложностей практически в любом процессе. Одним из самых важных параметров для Министерства обороны и разведывательного управления в целом является взаимность в отношении допуска к секретным данным.

В разведывательном управлении взаимность подразумевает передачу допуска к секретным сведениям от одного агентства к другому. Ситуация может представлять проблему, когда кому-то требуется разрешение, которое беспрепятственно перемещается, например, между Министерством обороны, Государственным департаментом и Министерством внутренней безопасности. Проблемы возникают потому, что у каждого отдела есть свои собственные правила безопасности, а также разные системы, от этого передача сведений становится особо трудной.

Министерство обороны и разведывательное управление решили задействовать методологию Бережливого производства для решения этой проблемы. Это путь, по которому уже долгое время идут правительственные агентства, стремящиеся к слиянию, и агентства, стремящиеся обеспечить соответствие стандартам федеральных требований, которые возникнут уже в будущем.

Важность взаимности при прохождении проверки безопасности

Затраты, связанные с обеспечением взаимной передачи данных по безопасности, ложатся не только на государственные органы, но и на всех подрядчиков, работающих с этими агентствами. В 2019 году Альянс разведки и национальной безопасности (INSA) подсчитал, что расходы на взаимное одобрение допусков обходятся разведывательному управлению в 2 миллиарда долларов, что составляет 1000 потерянных человеко-часов, согласно данным веб-сайта Clearance Jobs, посвященного вакансиям для специалистов по федеральной безопасности и допуску к секретной информации.

В исследовании сообщается, что в совокупности по всем правительственным агентствам проблемы подобного рода обходятся примерно в 8 миллиардов долларов в год. Это также может привести к задержкам в реализации проектов, поскольку подрядчики должны ждать разрешения службы безопасности прежде, чем приступить к работе.

Использование Бережливого производства для изменения процесса

Агентство оборонной контрразведки и безопасности (DCSA) наблюдает за системой взаимности допуска во всех правительственных агентствах. В 2021 году был проведен семинар, на котором DCSA показали свой опыт внедрения стратегии Бережливого производства, чтобы сократить время задержки при выдаче разрешений.

DCSA раскрыли результаты исследования, проведенного в период с января по май 2020 года. В начале исследования время задержки для получения разрешения составляло в среднем 65 дней. Это означало, что подрядчикам или сотрудникам других государственных органов приходилось ждать более двух месяцев, прежде чем они могли начать работу над проектами, которые включали контракты, одобренные Министерством обороны.

К концу исследования время задержки сократилось до шести дней.

Ключевое изменение заключалось в сокращении потерь времени на задачи, которые не могли повлиять на положение дел в процессе. В частности, DCSA уменьшил потребность в проверке Центром проверки рисков. Вместо этого они позволили менеджерам по безопасности отправлять запросы напрямую в Консолидированный судебный орган Министерства обороны США (CAF).

На данный момент эта процедура применяется только к тем, кто хочет передать разрешение в Министерство Обороны. Однако новый процесс дал другим агентствам наглядный пример для подражания. В долгосрочной перспективе есть надежда, что все проверки безопасности будут проходить через единую централизованную систему.

Устранение потерь, экономия времени

Использование Бережливого производства было особенно эффективным в вооруженных силах, где большие и сложные операции могут привести к образованию узких мест, усложненных военной спецификой. Необходимость устранения потерь - основная причина, по которой государственные учреждения, больницы, юридические фирмы, частные компании и другие организации обратились к этой методологии. Когда процесс явно нуждается в сокращении ненужных шагов и повышении его эффективности, Бережливое производство предоставляет проверенные инструменты и методы для выполнения работы.

Рекомендовано

Вадим Сеничев: Командная работа в Шесть Сигма и ее польза для бизнеса

18 декабря в 13:00

3348

Наталия Анфёрова: Что за рыба CEDAC

20 ноября в 14:00

3572

• Всё что нужно знать участнику проекта в онлайн курсе "Бережливое Производство И Шесть Сигма. Базовый". Обязателен для успешных проектов в вашей компании. 
• Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.