Переводные статьи
Популярное | Последнее
299
×
Как проводить удаленный мозговой штурм и принимать лучшие решения в Бережливом производстве и Шесть Сигм
Сообщество Lean+6Sigma в России
Как проводить удаленный мозговой штурм и принимать лучшие решения в Бережливом производстве и Шесть Сигм
Вадим Сеничев, Преподаватель каф. АИДМиСВ МГОУ
26 ноября в 11:22

Перевод статьи «How to Brainstorm Remotely to Get the Best Lean Six Sigma Solutions» автора Элизабет Свон выполнил Вадим Сеничев

Групповой мозговой штурм был частью организационной культуры с незапамятных времен и является важной частью методологии Бережливого производства и Шести сигм. Несмотря на то, что этого инструмента есть свои подводные камни, он остается основным методом решения проблем и генерации идей. Однако во время пандемии COVID-19 мозговой штурм был вытеснен из конференц-залов на онлайн-платформы для совместной работы. 

Сейчас — лучшее время, чтобы понять, что в существующих методах действительно работает, а что нет. Изменения, которые мы были вынуждены внести на время ограничений, могут дать нам некоторое представление о том, как мы можем улучшить процесс мозгового штурма, чтобы генерировать больше полезных идей в будущем. 

Что такое групповой мозговой штурм? 

Большинство из нас, особенно те, кто знаком с Бережливым производством и Шесть сигма, знают, что такое мозговой штурм. Однако может быть полезно уделить время тому, чтобы напомнить себе его четкое определение. Простое определение мозгового штурма - это «групповой метод свободного мышления, позволяющий генерировать идеи для решения сложной ситуации». В общем, эта практика исходит из того, что когда дело доходит до идей, из количества рождается качество

Мы легко можем представить себе такую ситуацию: команду, собравшуюся вокруг доски или флипчарта. Сбор идей обычно приводит к процессу анализа соответствия (является одним из основных показателей, с помощью которого проводится анализ позиционирования продвигаемого продукта), в котором мы группируем идеи в соответствующие им категории. После этого команда может глубоко погрузиться в некоторые из наиболее многообещающих идей. Для большинства людей это достаточно увлекательный процесс. 

Но этот образ собрания коллег, обменивающихся идеями в рамках мозгового штурма для большинства из нас остался далеким воспоминанием. Конечно, до пандемии у большинство из нас сталкивались с работой в удаленных командах и с совещаниями по интернету, но сейчас у нас остались только они и ничего более. Ограничения на собрания большого числа сотрудников в одном месте со временем исчезнут, но идея удаленной работы и удаленных команд никуда не денется. Мы все адаптировались, поэтому возврат к «нормальному» режиму вряд ли будет выглядеть так, как раньше. 

Почему мы проводим мозговой штурм? 

Даже когда мы общаемся удаленно, мы по-прежнему стремимся придумывать эффективные решения для наших проблем. В методологии Бережливого производства и Шести сигм групповой мозговой штурм - это распространенный способ добиться нужного результата. Но почему? 

Вот несколько причин, по которым мы используем групповой мозговой штурм:

  1. Больше мозгов работают над одной проблемой

  2. Он помогает каждому почувствовать, что тот внес свой вклад в решение

  3. Он напоминает людям, что другие сотрудники тоже могут иметь творческие идеи

  4. Он инклюзивен

 

Мозговой штурм был изобретен Алексом Осборном, исполнительным директором рекламного агентства и автором бестселлеров, очень популярным в 1950-х годах. Он разработал творческую технику, называемую мозговым штурмом, как реакцию на невероятно скучные деловые встречи. Чтобы задействовать творческое мышление своих сотрудников, он придумал следующие правила мозгового штурма:

  •  Никакой критики идей

  • Чем больше идей подано — тем лучше

  • Развивайте идеи друг друга

  • Поощряйте дикие и нестандартные идеи

Посыл Осборна заключался в том, что если вы соберете группу людей в одной комнате и будете следовать его правилам, вы радикально увеличите свою производительность, а идеи перейдут на новый качественный уровень. 

Он утверждал, что группы на 50% превосходят отдельных людей с точки зрения производства хороших идей. 

Какова роль мозгового штурма в DMAIC? 

Мозговой штурм играет жизненно важную роль в рамках цикла DMAIC (определение, измерение, анализ, улучшение и контроль) в методологии Бережливого производства и Шести сигм. Хотя он может и часто находит свое применение на любом этапе инструмента, он в основном используется на этапе улучшения, после того, как выявлена первопричина. 

Эффективен ли мозговой штурм? 

Может показаться удивительным, но групповой мозговой штурм может быть статистически не столь эффективен, как нам хотелось бы. Вскоре после того, как Осборн ввел эту практику и сам термин в деловой мир, группа ученых решила проверить его теорию. Они провели эксперимент, используя проблему уменьшения пробок на дорогах. Они дали задачу группе из 48 человек для мозгового штурма и, в то же время, передали ее контрольной группе из 48 человек для индивидуальной работы. 

Результаты исследования могут вас удивить. Участники контрольной группы, которым было поручено решить проблему самостоятельно, сгенерировали на 50% больше идей. Кроме того, независимая оценочная коллегия также пришла к выводу, что решения, предложенные в контрольной группе были более высокого качества.

То есть, работавшие над проблемой индивидуально в итоге принесли большее количество и идей и эти идеи были более качественными, чем в группе, которая проводила мозговой штурм. Было проведено много дополнительных исследований, которые пришли к такому же выводу. Результаты исследований продолжают работать против предположения, что группа «решателей проблем», работающих вместе, превосходит людей, работающих в одиночку.

Итак, почему же мозговой штурм по-прежнему является частью Бережливого производства? 

Если у нас есть данные о низкой эффективности группового мозгового штурма, почему мы все еще думаем, что это полезный метод придумывания элегантных решений проблем? Во-первых, это кажется интуитивно правильным. Мы формируем команды и собираем лучшие умы, чтобы находить и разрабатывать более эффективные способы решения проблем в наших процессах. Поэтому вместо того, чтобы отказываться от мозгового штурма, мы находим способы повысить его качество. Вот некоторые методы, которые были изобретены, чтобы повысить эффективность мозгового штурма. 

Аналогия 

Аналогия берет проблему и заменяет ее решением аналогии. Например, для решения такой проблемы, как «как увеличить продажи», мы могли бы заменить другую аналогичную задачу, например «как получить больше овощей с огорода?» Выбирая что-то совершенно не связанное с начальной темой, мы освобождаем свой разум от того, что мы уже знаем, тем самым устраняя ограничение нашего опыта. Затем, когда команда проведет первый мозговой штурм, вы сможете вернуться непосредственно к проблеме процесса 

Анти-решение

Это интересная техника, которая решает проблему и выворачивает ее наизнанку. Допустим, вы ищете решения, позволяющие уменьшить количество ошибок вашего приложения. Вместо этого команда ищет решения для увеличения количества ошибок приложений. Это может привести к бурным сеансам мозгового штурма, поскольку наш разум освобожден от необходимость решать насущную задачу. Затем мы пытаемся обернуть эти идеи на пользу основного решения, приходя к более свежим результатам. 

Кроме того, применяются такие методы, как Brainwriting (метод мозгового штурма с групповой структурой, направленный на содействие инновационным процессам путем стимулирования творчества, разработанный Берндом Рорбахом — прим. пер.), Channeling (термин, чаще связываемый с эзотерикой, в контексте генерации идей имеет более прикладное и конкретное значение - это метод использования мозгового штурма и диаграмм сходства для решения проблемы с последующим повторением упражнения, продолжая выбирать проблему из предыдущего мозгового штурма и углубляться все глубже и глубже этот метод используется в ситуациях, когда вам нужно вникнуть в тему, особенно когда первопричины и проблемы неясны или запутаны — прим. пер.) и другие, чтобы стимулировать нестандартное мышление и позволить мозговому штурму работать лучше. 

Но все же почему мозговой штурм не более эффективен? 

Почему исследования показывают, что генерация индивидуальных идей более эффективна, чем групповой мозговой штурм? Существует несколько теорий о том, что мешает инструменту быть более эффективным.

Harvard Business Review выдвинул четыре теории относительно того, почему правила Осборна не способствуют выработке более качественных идей: 

1. Социальное безделье

Идея заключается в том, что, если перед группой людей поставлена коллективная задача придумывать идеи, существует тенденция полагаться на то, что кто-то другой внесет свой вклад. Другими словами, если все несут ответственность, никто не несет ответственности. 

2. Социальная тревога

Это наша склонность беспокоиться о том, что думают другие люди. Это чувство заставляет членов группы останавливать себя и сдерживаться. Даже при соблюдении правил не критиковать идеи, люди могут чувствовать, что их высказывания осуждают. Это также причина того, что интроверты, как правило, меньше участвуют в групповых мозговых штурмах. 

3. Возвращение к среднему значению. 

Идея заключается в том, что, если другие люди не делают все возможное, другие члены команды могут снизить свои стандарты, что приведет к снижению общего качества. 

4. Блокировка производства

Это одна из идей, лежащих в основе теории ограничений (авторства Элияху Голдрата) и говорящая о том, что существует проблема емкости, связанная с размером группы. В пределах отведенного времени есть лишь определенное количество идей, которые можно сформулировать индивидуально, возможно, оставив лучшие идеи невысказанными. 

Некоторые из этих проблем могут обостриться удаленно. Социальное безделье становится еще проще, когда вы можете выключить камеру или, по крайней мере, не чувствовать, что люди смотрят на вас. Возвращение к среднему значению может произойти очень быстро, даже если люди не находятся в одной комнате. Блокировка производства может стать еще более серьезной проблемой из-за технических сбоев и членов команды, не полностью знакомых с этой технологией и неуверенно чувствующих себя в обращении с техникой

Поскольку удаленная работа по-прежнему будет важной частью нашей работы в обозримом будущем, особенно важно избегать этих ловушек и улучшать процесс мозгового штурма.

Итак, как сделать групповой мозговой штурм еще лучше?

Поскольку групповой мозговой штурм является важной частью бережливого производства и шести сигм, полезно понять, что люди видят в качестве наилучшего способа генерирования идей. На вопрос: «Где ты и что делаешь, когда у тебя появляются лучшие идеи?» есть много общих ответов. Большинство из них вас не удивят, и вы можете обнаружить совпадения с собственным опытом в списке, представленном внизу. 

Различные ситуации, в которых люди генерируют свои лучшие идеи, включают:

  • Принятие душа

  • Сборы перед выходом из дома

  • Стрижка газона

  • Занятия спортом

  • Вождение автомобиля/велосипеда

  • Засыпание

  • Уборку дома или в гараже

Вы знаете, что никогда не упоминается как время и место, где люди черпают отличные идеи? Конференц-зал на работе. Но это парадокс. Наш опыт подсказывает нам, что лучше всего решать проблемы, когда люди работают вместе. Тем не менее, лучшие идеи, кажется, приходят, когда мы находимся за пределами в конференц-зала и даже рабочего пространства в целом

Фактически, один из элементов обучения бережливому производству и шести сигмам - это преодоление склонности решателей проблем действовать в одиночку. Это сильное побуждение, основанное на желании успешных людей добиться своего и их нежелании слушать других. Но с индивидуальным решением проблем существует одна важная проблема: неприятие решений или идей. Решение проблем увеличивает сопротивление изменениям. 

На тренинге по бережливому производству и шести сигмам мы учим решателей задач псевдоуравнению: 

R = Q x A 

Результаты усилий (Results) по улучшению равны качеству работы (Quality) над проектом, умноженному на уровень принятия (Acceptance). Таким образом, даже если вы предложите блестящее, высококачественное, элегантное решение, формула говорит нам, что результат будет равен нулю в том случае, если уровень его принятия будет равен нулю. 

Принятие имеет огромное значение. Нам нужно работать с другими. Нам нужно услышать об их опыте и развить их идеи. Это часть процесса, часть общественного договора и ключ к решению реальной первопричины проблемы. Совместное генерирование идей - это проверенный временем путь к вовлечению и поддержке новых идей. 

Дилемма 

Итак, исследования говорят нам, что мозговой штурм дает меньше идей и эти идеи менее эффективны. С другой стороны, отказ от участия в группе снижает заинтересованность и, в свою очередь, тоже приводит к менее эффективным результатам. 

Мы знаем, что затащить всех в конференц-зал для решения проблемы - это не выход. Тем не менее, решение проблем в одиночку означает, что сотрудники, которых затронет его результат, скорее всего будут сопротивляться предлагаемым изменениям независимо от качества. 

Каков ответ? 

Ответ прямо перед нами. Решения уже названы. Вернитесь к списку времен и мест, где рождаются лучшие идеи. Ходьба, мытье, стрижка газона, вождение, уборка - если это те ситуации, при которых люди проявляют свои наиболее креативные стороны, давайте воспользуемся этим. Мы можем дать людям повод задуматься, путешествуя по автомагистрали между штатами и гуляя с собакой по парку.

Есть нейробиология, подтверждающая эту идею. Нед Херрманн - педагог, который разработал модели активности мозга и опубликовал свое исследование в Scientific American. Его модели помогают объяснить, почему участники мозгового штурма не генерируют лучшие идеи, когда собираются в конференц-зале. 

Оказывается, есть четыре категории мозговых волн: 

  1. Бета-волны - они возникают, когда мы ведем активный разговор, дискутируем, произносим речь или активно занимаемся другой умственной деятельностью.

  2. Альфа-волны - они возникают, когда люди делают перерыв после работы или гуляют по саду, чтобы поразмышлять.

  3. Тета-волны - они образуются в мозгу, когда люди выполняют знакомые и рутинные задачи, такие как принятие душа или вождение.

  4. Дельта-волны - мозговые волны, возникающие во время самых глубоких уровней сна.

 

Когда мы собираемся в конференц-зале или онлайн-зале для мозгового штурма, мы активно участвуем в разговоре и умственной деятельности. Это означает, что мы имеем дело с бета-волнами. Но Херрманн обнаружил, что идеальные мозговые волны для создания потока идей - это тета-волны. 

Поэтому лучшие идеи у людей возникают, когда они выполняют знакомые и запрограммированные до автоматизма задачи - когда они переходят в режим автопилота. Нечто подобное происходит во время цикла пробуждения, поэтому некоторые генерируют наиболее креативные идеи, когда засыпают и просыпаются. 

Это замечательно само по себе, но спать, принимать душ и водить машину в конференц-зале обычно не рекомендуется. 

Воронка идеи

Есть способ воспользоваться преимуществами превосходных идей, генерируемых индивидуальными мыслителями, пока их мозги генерируют тета-волны. Есть способ сделать это, вовлекая всю группу, чтобы идеи могли получить поддержку и признание. Это происходит через воронку идей. Вот как это делается: 

Сделайте заявление, начинающееся с «Как мы можем..?» 

Первым шагом всегда является прояснение проблемы, чтобы каждый мог понять ее без объяснения причин. 

Выберите решателей проблем 

Здесь мы можем подключить наши заинтересованные стороны, партнеров по процессу и людей, на которых могут повлиять изменения процесса. Это также даст возможность по-новому взглянуть на проблему, выбрав людей, которые, возможно, не знакомы с процессом или не связаны с проблемой. 

Отправить проблему частным лицам 

Здесь очень важно назначить проблему отдельным лицам, а не группам. Хотя над проблемой могут трудиться многие сотрудники, начинать процесс нужно будет индивидуально. В противном случае старые проблемы, связанные с социальной леностью, социальной тревогой и регрессом к общему значению, могут вернуться в игру. 

Пусть люди думают 

Вот где происходит волшебство. Люди могут ходить, водить машину, ездить на велосипеде, принимать душ, спать или делать то, что им лучше всего подходит, и воплощать лучшие идеи в жизнь с наименьшими усилиями. 

Используйте силу группы для оценки идей 

Руководитель группы собирает все индивидуальные идеи и позволяет группе совместно их рассматривать. Это позволяет коллективному разуму группы вступить в игру и способствовать взаимной поддержке и принятию. 

Выберите победителя 

Со всеми замечательными идеями, появившимися в результате этого процесса, вы можете обнаружить, несколько наиболее ценных и полезных из них. Конечно, вам нужно будет расставить приоритеты, но не забывайте, что идеи, не получившие хода в этот раз, могут сильно пригодиться в дальнейшем — обязательно фиксируйте их и храните для будущих проблемных ситуаций. 

Преимущества воронки идей 

Этот процесс решает многие проблемы, присущие традиционному мозговому штурму. Социальное безделье снижается путем индивидуального обращения к людям. В этом случае нет никакой возможности, что проблему за них решит то-то другой. Метод воронки устраняет социальную тревогу, поскольку, будучи вдали от группы, некоторые творческие и способные люди не будут ограничивать себя и замалчивать приходящие в голову мысли из страха, что их отвергнут. Интровертам больше не нужно соревноваться с самым громким голосом в комнате — их услышат в любом случае. 

Возврат к среднему значению больше не будет проблемой. Сгенерированные индивидуально идеи будут находятся в вакууме, без учета реакции других. Наконец, блокировка производства количеством поступающих данных перестанет быть проблемой, поскольку не будет физического ограничения на количество людей, которые могут подавать идеи. Вы получите больше идей без необходимости строить большой конференц-зал. 

Воронка идей - поиск лучших идей в нашей современной реальности

Как упоминалось ранее, мы живем и работаем в странное время. Хотя когда-нибудь некоторые из нас вернутся в конференц-залы и офисы, удаленные команды и удаленная работа по-прежнему будет важной частью того, как выполняется работа в XXI веке. Такие решения, как воронка идей, не только помогают осмыслить и по новому взглянуть на основные компоненты Бережливого производства и Шести сигм, но и делают его более гибким в соответствии с реалиями, с которыми все мы сталкиваемся каждый день.


Войдите, чтобы оставить комментарий
E-Mail
Комментариев нет
Поделиться