Перевод статьи "What Makes a Training Program Effective" автора Бэна Зимана выполнил В.Сеничев

 Цель любого тренинга - передать знания системы или процесса кому-то новому в этом деле. Некоторые участники тренингов, возможно, ранее уже работали над чем-то подобным, поэтому в их головах будет представление, или, по крайней мере, отправная точка для усвоения навыка. Тем не менее большинство учебных программ должны начинаться с основ и нулевого базового уровня знаний.

Используя показатели квалификации, менеджеры могут определить, насколько хорошо люди справляются со своей ролью, но эти измерения не обязательно демонстрируют, насколько успешной была их подготовка. Общепринятое мнение состоит в том, что квалификация повышается с опытом. Итак, насколько далеко должна зайти подготовка, прежде чем люди будут свободно ориентироваться в процессе и смогут получить опыт, который улучшит качество их работы?

Тренинг требует четкой подачи и структуры материала, который должен быть охвачен, а также конкретных целей для достижения. В одной группе, с которой я когда-то работал, была учебная программа по редакционному содержанию, за которой следовал тест, являющийся пропуском между работой стажером и тем, чтобы иметь возможность работать по-настоящему. Проходной балл теста составлял 90 процентов. Когда спустя некоторое время я применил инструменты Six Sigma и статистический анализ для этого процесса, менеджеры были обеспокоены тем, что общий уровень квалификации после обучения составил около 90 процентов. Я, тем не менее, не был удивлен - результаты отлично продемонстрировали, что люди так же хороши, как и их подготовка. Если руководство ожидает 95-процентный уровень, тогда им нужно обучить людей, чтобы они были на 95 процентов лучше в своей работе. На данный момент компания реализовала потенциал для преимуществ непрерывного совершенствования через Six Sigma.

Я считаю, что больший акцент на тренерах и их учебных программах обеспечивает значительное повышение эффективности в будущем. В этой статье представлены два примера, демонстрирующих этот подход с использованием принципов Six Sigma и статистического управления процессами (SPC).

Поиск лучшего пути

В 2009 году моя компания создала новую группу аналитиков в одном из наших офисов в Индии для выполнения ряда редакционных задач. Трехнедельная программа обучения по добавлению ценности редакторскому содержанию была проведена двумя британскими тренерами. Эта программа изначально была предназначена для обучения 15 аналитиков в трех различных областях. После прохождения программы 15 аналитиков должны были работать с учетом ротации в каждой конкретной области. Однако быстро стало ясно, что этот план не сработает.

Объем знаний, который должен был быть покрыт за три недели, был слишком большим. Сами тренеры не были знакомы со всем объемом материала; и в течение двух недель один комплект материалов был возвращен для полноценной переработки в Великобритании. Идея ротации помешала аналитикам быстро овладеть опытом, чтобы быть эффективными в любой из задач. Результатом было разбиение группы на две, и каждой отдельной группе –  сосредоточиться на одном наборе данных. График SPC ниже показывает прогресс первой группы из девяти аналитиков со 2й недели 2009 года, когда они были назначены на полный рабочий день для выполнения своей отдельной задачи вплоть до конца года.

Рисунок 1: Успеваемость на тренинге в 2009

Первые девять недель контроля за результатами успеваемости дали средний балл в 82,2 процента; 10-30 недели показали улучшение до 87,6 процентов. Следующее увеличение было замечено в течение 31-33 недель (средний проходной балл 90,6%), пока, наконец, с 34 недели и далее балл не был на уровне 95,1% и была прямо сопоставим с баллами, которые были получены опытным британским аналитиком, работавшим над той же задачей. Это означало, что для получения группы аналитиков, которые могли бы соответствовать нашим ожиданиям, потребовалось 34 недели реальной работы (плюс три недели обучения и, кроме того, пять потерянных недель работы, основанной на ротации, обязывающей выполнять несколько задач). Предполагая, что любые будущие учебные мероприятия будут сосредоточены на нужной деятельности (что само по себе спасло бы пять недель), что можно было бы сделать, чтобы сократить сроки обучения? Помните, что лишь на 34й неделе были достигнуты ожидания приемлемой квалификации, и еще несколько недель были необходимы для подтверждения соответствия квалификации на этом уровне.

На графике показаны три повышения квалификации; мы предполагаем, что дополнительные учебные мероприятия в эти моменты времени имели желаемый эффект. Чтобы сократить сроки обучения, мы просто включили в наше будущее обучение мероприятия, которые были проведены в этот раз, чтобы аналитики были полностью подготовлены по нашим ожиданиям.

В сентябре 2010 года, после существенного сокращения первоначальной группы аналитиков, к группе присоединились восемь новых аналитиков. В этом случае все обучение было проведено на местном уровне в Индии одним из первых аналитиков, работавших в предыдущем году, при поддержке коллег как из Индии, так и, в гораздо меньшей степени, из Великобритании. Эта группа аналитиков начала работать в реальном режиме после двухнедельного обучения. На приведенной ниже диаграмме SPC показан первоначальный средний уровень квалификации, который составляет 92,3 процента. Всего за четыре недели поддержки и наставничества средний показатель для всей группы новых редакторов увеличился до 96,6 процента – что на 1,5 процента выше, чем у первоначальной группы слушателей, которой потребовалось на восемь месяцев больше.

Рисунок 2: Успеваемость на тренинге в 2010

Мало того, что оценки квалификации говорят сами за себя, так же необходимо учитывать экономию средств для второго потока обучения. Мы изначально отправляли в Индию двух тренеров в течение трех недель, а затем, по нашим оценкам, в течение следующих девяти месяцев, пять британских аналитиков потратили примерно 75 процентов своего времени на поддержку новых индийских аналитиков (в это входили: 100-процентная проверка качества, анализ данных и дополнительные учебные занятия). По нашим подсчетам, стоимость первоначального обучения для британской команды составила около 140 000 долларов. Для группы, которая стартовала в сентябре 2010 года и проходила обучение и инструктаж на местном уровне в Индии, этот показатель против британского бюджета составлял, по существу, 0 долларов США.

Получение подтверждения

На ряду с тренингом в 2009 году, вторая группа аналитиков затем прошла обучение на деле, график SPC которого показан ниже. Эта диаграмма отслеживает показатели прогресса этой команды после их начальной подготовки.

Рисунок 3: Успеваемость на тренинге в 2009, вторая группа

В этой ситуации диаграмма показывает три главных скачка уровня квалификации. Хотя 100-процентная точность была замечена на 11, 17 и 18 неделях, она не была постоянной до 21 недели, после чего было достигнуто соответствие ожидаемому стандарту. Опять же, как и в первой команде, группа британских аналитиков обеспечивала постоянную поддержку и обучение в течение этого периода, чтобы достичь целевых показателей качества.

В ноябре 2009 года один британский тренер отправился в Индию, чтобы обучить дополнительную группу из восьми аналитиков в новом месте по этой же задаче. После уроков, извлеченных из предыдущих учебных мероприятий, улучшенная программа дала следующие результаты:

Рисунок 4: Успеваемость на тренинге в 2009-2010, вторая группа

С первой недели реальной работы результаты оправдали наши ожидания. Благодаря отслеживанию показателей и использованию инструментов анализа Six Sigma были достигнуты значительные улучшения в наших учебных программах. Эти достижения позволили снизить затраты на обучение за счет применения подхода, основанного на использовании сразу правильного решения, а также получить преимущества от предоставления хорошо подготовленных аналитиков онлайн гораздо быстрее при последующем наборе персонала.

Выученные уроки

Есть несколько ключевых уроков, извлеченных из нашего учебного опыта, которые демонстрируют, как одной и той же задаче можно обучиться более эффективно. Наиболее важными факторами, которые мы обнаружили, были:

• Правильно спланируйте учебную программу

• Выделите достаточно времени, чтобы нанять нужных людей

• Обеспечьте, чтобы учебные материалы охватывали все, что нужно выучить, и не включали в себя ничего, что не нужно

• Определите, каков приемлемый результат обучения и как он будет измеряться

• Покажите, что цели достижимы, и это необходимо продемонстрировать последовательно, чтобы показать, что обучение является полным и успешным

• Установите четкие цели

• Используйте подходящих людей для обучения – их знания и энтузиазм станут примером, которому следуют ученики

• Поддержка и наставничество являются важным аспектом обучения и должны быть включены в план обучения

·    Наконец, используйте то, что вы узнали из Вашего предыдущего опыта.

• Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.
• Уникальный практический онлайн курс для руководителей и специалистов, который включает разработку Дорожной карты развития вашей Производственной системы.