Переводные статьи
Популярное | Последнее
2679
×
Черный пояс как мобилизатор: ключ к эффективности Шесть сигма
Сообщество Lean+6Sigma в России
Черный пояс как мобилизатор: ключ к эффективности Шесть сигма
Вадим Сеничев, Преподаватель каф. АИДМиСВ МГОУ
27 декабря 2022 в 13:00

Перевод статьи "Black Belt as Mobilizer: Key to Six Sigma Effectiveness" автора  Дэтлева Понвитца и Андреаса Клейнерта выполнил Вадим Сеничев 

Как компания оценивает эффективность программы Шесть Сигма? 

Общие показатели включают: 

  • время до точки безубыточности программы; 

  • уровень завершения проектов;

  • общую и среднюю финансовую стоимость завершенных проектов; 

  • среднее время завершения проекта.

Общим элементом во всех этих показателях является то, что они полагаются на эффективность проектов по совершенствованию процессов (или проектов по разработке), возглавляемых руководителями проектов - обычно Черными поясами (или Зелеными поясами в случае небольших проектов). 

Таким образом, эффективное управление проектом является ключом к успеху программы Шесть Сигма. И ключевым для черных поясов, которые хотят стать эффективными руководителями, является не только технический опыт в управлении проектом до завершения, но и нетехническая экспертиза

Техническая экспертиза обычно включает:
  • инструменты DMAIC (определение, измерение, анализ, улучшение, контроль);
  • инструменты, методы и подходы DFSS (дизайн шести сигм) - умение выбрать правильный инструмент в нужное время и умение правильно использовать выбранный инструмент.

Важное значение имеет также нетехническая экспертиза, которую часто называют «коммуникативными навыками». Этот навык позволяет Черному поясу мобилизовать или мотивировать нужных людей в нужное время в нужном направлении. Такая задача требует мобилизации трех разных групп: самого себя, команды и заинтересованных сторон. 

1. Во-первых, мобилизовать себя 

Вопреки распространенному мнению, способность мобилизоваться не является нечетким критерием, которым «некоторые черные пояса просто обладают, а некоторые нет». Каждый может учиться и совершенствовать мобилизационные навыки и, следовательно, быть более эффективными в работе над проектом Шесть Сигма. Начать здесь нужно с самого себя. 

Прежде чем Черные пояса смогут эффективно мобилизовать свою команду или заинтересованные стороны, им необходимо понять, как они сами реагируют на изменения и что вызывает их собственное сопротивления этим изменениям. Им нужно точно знать, как они справляются с конфликтом и насколько они хороши как спикеры и слушатели.

Перефразируя китайскую пословицу: «Вы не сможете понять других людей, прежде чем у вас будет четкое понимание себя»


2. Использовать инструменты и методы, позволяющие оценить свои сильные стороны и зоны роста.

Например,личный SWOT-анализ. Это пошаговый личный SWOT-анализ (сильные и слабые стороны / возможности / риски) - эффективный метод самосознания. Он может проводиться и поддерживаться либо внутренними, либо внешними тренерами или во время учебного курса. При таком анализе Черные пояса также начинают понимать соответствующие возможности и риски в отношении их мобилизационных возможностей.

Поскольку такой анализ избегает фокусировки только на своих слабых сторонах и пытается их устранить, персональный SWOT-анализ вносит практический вклад в двух важных направлениях: 

  1. В краткосрочной перспективе, какой подход к команде применяет лидер группы, когда она нуждается в управлении или мобилизации в текущем проекте? 

  2. С точки зрения среднесрочной и долгосрочной перспективы, каковы плодотворные области личного развития и каковы надлежащие действия для достижения целей личного развития? 

В краткосрочной перспективе мобилизующая стратегия лидера проекта должна основываться на его или ее существующих сильных сторонах и преодолении слабых сторон. Например, если лидер является слабым фасилитатором, эта роль должна быть передана более квалифицированному члену команды, тогда эта слабость не будет препятствовать работе над проектом. Улучшение навыков фасилитатора - это среднесрочная или долгосрочная цель, которая потребует практики до ее применения во время программы Шесть Сигма. 

Крайне важна и обратная связь. 

Принудительная обратная связь - Конструктивная обратная связь - например, 360-градусная обратная связь, предоставляемая старшим руководством, коллегами, прямыми отчетами и клиентами - является эффективным инструментом. Он обеспечивает всесторонний взгляд на то, как воспринимается человек. Часто обратная связь выявляет недостатки в мобилизации, о которых Черные пояса могут не знать. 

Хотя системы обратной связи широко распространены в деловом мире, слишком часто они плохо реализуются. Шаги обратной связи относительно просты в обращении. Однако, если общая бизнес-культура не является благоприятной с точки зрения обеспечения прозрачности, доверия и честности, предоставление и получение обратной связи может оказаться неприятным опытом. Может быть, потому, что личные чувства являются частью конструктивной обратной связи, это часто воспринимаются в негативном свете. Руководитель проекта, тем не менее, должен служить ролевой моделью во многих отношениях: предоставление и получение отзывов - важная компетенция руководства. 

Коучинговые отношения с внутренним или внешним тренером могут помочь улучшить навыки обратной связи, а также «систему взаимопомощи и наставничества» - использовать коллег для постоянной двусторонней поддержки связи. Руководители проектов могут ускорить свой прогресс в достижении этой цели, озвучивая свою приверженность и цели, а также обращаясь к коллегам за обратной связью и контролируя направление их действий. 


3. Уметь работать с мотивацией сотрудников и личной

Прежде чем руководители проектов начнут работу над проектом и приступят к мобилизации сотрудников, они должны сами быть привержены проекту. 

  • -Были ли решены со спонсором все необходимые, а иногда и сложные вопросы?

  • -Действительно ли руководитель проекта убежден в цели проекта?

  • Действительно ли руководитель проекта готов работать на тем, чтобы сделать проект успешным и, следовательно, мотивировать людей?

Если Черный пояс не может ответить «да» на все эти вопросы, большинство методов и навыков мобилизации сотрудников потерпят неудачу. При работе над проектом руководители основных узлов проекта должны спросить себя и организацию: «Что этот проект значит для меня?» Ответы не только помогут создать эффективную команду, но и будут служить мобилизатором на протяжении всего проекта. 


4. Компетенция мобилизовать свою команду

Этот навык помогает руководителям проектов найти импульс и мотивацию персонала, это также служит важным вопросом для заинтересованных сторон в целом и для членов команды. Фактически, это важный компонент успешной модели эффективности команды.

Идеальным началом для проектной команды является такой сценарий: Черный пояс возвращается с первой недели обучения, полностью заряженной энергией и мобилизованный, он находит сотни коллег, желающих работать в команде проекта. Однако реальность, скорее всего, будет такой: Черный пояс возвращается, чтобы найти людей, которые уже и так много работают и проводят много времени на собраниях, а лучшие люди уже заняты в других командах. 

Тем не менее, следует выбрать правильных членов команды - тех, кто необходим для понимания процесса и устойчивых результатов. Спонсоры и владельцы бизнеса несут ответственность за помощь в формировании команды, но руководители проектов несут ответственность за помощь и поддержку. Как только руководители проектов выясняют, кто нужен в команде, мобилизация команды начинается и продолжается через все взлеты и падения проекта. Хорошие руководители проектов делают это, постоянно ставя себя на место каждого члена команды.

Первый мобилизующий шаг Черного пояса - заставить всех в команде включиться в проект и быть эффективным членом команды. Для этого руководитель проекта должен пересмотреть вопрос «Что этот проект значит для меня?» с точки зрения члена команды. Членам команды может показаться, что в этом проекте не найдется применения их потенциалу. Руководитель проекта, тем не менее, может изменить ситуацию, разъяснив членам команды, что каждый из них хочет получить от этого проекта. Эти обсуждения могут проводиться в ходе переговоров один на один или в рамках митинга в начале проекта. 

Кроме того, такая подготовка руководителя проекта к митингу может помочь членам команды узнать, что они получат от конкретных аспектов проекта, а также за конкретное совещание.

Знание модели динамики команды помогает руководителям проектов планировать и проводить встречи. Например, если команда находится в фазе, где все ищут свою роль и присутствует конкуренция (этап штурма), нет никакого способа для принятия важных решений, таких как согласование плана сбора данных, поскольку каждой команде требуется единодушие всех ее участников. 

Четкость целей, ролей и процедур для таких вещей, как принятие решений, сделает работу команды более эффективной и эргономичной. И если возникают межличностные проблемы, эта модель эффективности команды также служит инструментом для диагностики и разрешения таких конфликтов. 

Регламентированная взаимная обратная связь может помочь сделать посредственную команду отличной. Вместо того, чтобы препятствовать команде в трудные времена, взаимная обратная связь помогает решать проблемы более эффективным и менее затратным способом и учиться, помогая проекту и личному развитию каждого члена команды. 


5. Мобилизовать заинтересованные стороны

Каковы преимущества проекта для любого из вовлеченных сотрудников, заинтересованных сторон, которые могут включать высшее руководство, коллег и клиентов? Каковы издержки и риски? Опять же, это возвращает нас к вопросу: «Что этот проект значит для меня?» Чтобы получить достоверный ответ от всех заинтересованных сторон, Черным поясам нужно активно слушать и проявлять активный интерес к каждой группе заинтересованных сторон и их потребностям. 

Пример анализа мотивации заинтересованных сторон

Черным поясам следует составить список всех возможных заинтересованных сторон и их первоначальное мнение по проекту, памятуя, что и список, и мнения могут измениться. Если все будет хорошо, изменения пойдут в направлении, в котором черные пояса хотят, чтобы они проходили. И это зависит от тщательного и регулярного анализа планов заинтересованных сторон (см. Рисунок). 

Ключевые вопросы для анализа заинтересованных сторон включают: 

  • Что конкретно необходимо от заинтересованной стороны?

  • Как этот участник может извлечь выгоду из проекта и что может стоить этот проект для заинтересованного лица?

  • Каков вероятный ответ заинтересованной стороны на просьбу?

  • Какая разница между тем, что предлагает заинтересованная сторона, и тем, что хочет получить Черный пояс?

Часть стратегии планирования и мобилизации заинтересованных сторон - это план коммуникации и стратегия, которые информируют каждое заинтересованное лицо - в нужное время и в нужных терминах - о релевантной информации, такой как статус проекта. 

Вывод: научиться мобилизации можно 

Существуют способы улучшения мобилизационных навыков, если руководитель проекта искренне заинтересован в людях, которыми он управляет или хочет мобилизовать. Это начинается с личного решения стать более осмысленным в своей деятельности. Развитие или изменение своего поведения требует времени, практики, обратной связи, еще большей практики и самоанализа. Но это абсолютно необходимый этап - как для успеха проектов, так и для личного и профессионального роста Черного пояса.


Полная версия доступна только пользователям сайта
Войдите, чтобы прочитать всю статью и оставить комментарий
E-Mail
Комментариев нет
Рекомендовано
Реклама
Поделиться