Перевод статьи "8 ways time-poor teams can resource process improvement" автора Thomas Kohlenbach выполнил Вадим Сеничев.

Сотрудники – основа всех ваших процессов: они понимают их, они выполняют их, и они же находят способы решения, когда сталкиваются с проблемами.

Для того чтобы ваши усилия по непрерывному совершенствованию увенчались успехом, жизненно важно, чтобы эти люди были наделены временем и ресурсами, необходимыми для внедрения изменений и стимулирования улучшений.

Проектные команды часто определяют отсутствие доступных ресурсов главным камнем преткновения в своих усилиях по улучшению процессов. Также, несмотря ни на какие усилия, команды становятся все более и более ограниченны во времени – независимо от отрасли – в то время как организации и их акционеры ожидают большей эффективности и более высокой отдачи от своих инвестиций в проекты по улучшению.

Этот очевидный недостаток ресурсов не должен стать препятствием для совершенствования. Эта задача может быть успешно решена при правильном подборе и поддержке сотрудников проектной команды.

Создайте поддерживающую команду

Вы сможете задать курс на успех, если отправитесь по пути совершенствования процессов при поддержке тщательно отобранных на каждом уровне вашей организации сотрудников. Помимо того, что вам необходимо привлечь и мотивировать уже существующих членов проектной команды и управленцев, вам, возможно, придется набирать и обучать новых сотрудников на разных этапах работы команды.

Примите следующие меры, чтобы убедить руководителей инвестировать в улучшение процессов и обеспечить наличие в вашей команде нужных людей:

1. Создайте экономическое обоснование. Соберите факты и доказательства вашей позиции для представления лицам, принимающим решения относительно бюджета и других ресурсов.

2. Создайте импульс. Распределение ролей является критическим фактором для успеха проектной работы. Небольшие перестановки и правильно назначенные зоны ответственности могут привести к созданию более вовлеченной команды, меньшему количеству конфликтов и более глубокой аналитике.

3. Думайте нестандартно. Проявите творческий подход и найдите способы выкроить время в течение дня, чтобы посвятить себя проработке текущих проблем улучшения.

8 креативных способов увеличить производительность

Решение проблем с ресурсами, выделяемыми на ваши усилия по улучшению процессов, не всегда должно сводиться к найму большего количества сотрудников или повышению финансирования. Вот несколько решений, которые вы можете реализовать, чтобы повысить отдачу от уже имеющихся у вас в руках инструментов и ресурсов:

1. Выделите время

Запланируйте время внутри графика рабочих задач вашей команды, чтобы посвятить его улучшению процессов. Это может быть всего полчаса в день или неделю, но даже эти минуты начнут приносить ощутимый результат, когда в них будут задействована ваша сеть чемпионов, лидеров и экспертов, каждый из которых будет вносить свой вклад в общее дело.

2. Включайте лидеров в ваш проект

Начните с того, что сделайте усовершенствование процессов частью работы по подготовке новых сотрудников и членов команды. Не менее важно при этом сохранить и уже имеющиеся интеллектуальные мощности – когда сотрудники покидают команду, попросите их отслеживать процессы, за которые они ранее отвечали, чтобы их опыт не ушел вместе с ними.

3. Определите «послов» совершенствования процессов

Вовлеките в работу людей, которых волнует улучшение процессов, и которые смогут мотивировать других – это позволит развить положительный импульс внутри команды. Правильное выполнение этого этапа будет иметь большое значение для вовлечения и мотивации сотрудников ваших проектных команд.

4. Отчитывайтесь о вехах проекта

Следите за прогрессом и устраивайте регулярные оповещения о нем, чтобы вы могли вдохновлять других и сосредотачивать их усилия, демонстрируя, насколько далеко вы уже продвинулись в проекте.

5. Вовлекайте старшекурсников и стажеров

Подумайте об использовании стажеров для проработки более детальной карты процессов и других механических задач. Обученный постоянный сотрудник может следить за прогрессом и проверять их работу по мере ее завершения.

6. Фасилитируйте обучение

Не нужно тратить рабочее время на обучение или адаптацию, создавая особые условия для обучающихся сотрудников. Видео и онлайн-курсы – это эффективный и менее затратный для вас способ показать командам, как использовать программное обеспечение для управления бизнес-процессами.

7. Создайте расписание отчетных сессий

Запишите в календаре каждого сотрудника время, когда он может обратиться к чемпионам с вопросами, предоставить обратную связь или поделиться проблемами. Запишите вопросы и освещайте общие темы на совещаниях.

8. Ставьте вовлечение на первый план

Помогите вашим сотрудникам и проектной команде понять, что работа по улучшению процессов может превратиться из непреодолимого препятствия в систему, которая помогает выстроить четкий путь к успеху.

Расширение возможностей команд для осуществления изменений

Найдите такой подход к улучшению процессов, который, скорее всего, принесет пользу вашей организации. Определите, кто отвечает за принятие решений, и сфокусируйтесь на проблемах, которые вызовут у них интерес и обеспечат их участие и поддержку.

Вы можете мотивировать даже самые апатичные команды, испытывающие нехватку времени и ресурсов. Вам нужно лишь продемонстрировать им убедительную картину того, что ваша организация может стать эффективным бизнесом с удовлетворенными своей работой командами и довольными результатом клиентами, что достигается за счет интеграции эффективного улучшения процессов в повседневную деятельность команд.

Рекомендовано

Зося Герчикова: Еще раз о мотивации и организационном развитии

06 февраля в 13:00

16

5055

Денис Гайворонский: Дополнительный визуальный контроль - враг качества и большая потеря

22 мая в 13:00

4836

• Уникальный практический онлайн курс для руководителей и специалистов, который включает разработку Дорожной карты развития вашей Производственной системы.

• Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.