Переводные статьи
Популярное | Последнее
382
×
7 способов бороться с вариациями в процессах
Сообщество Lean+6Sigma в России
7 способов бороться с вариациями в процессах
Вадим Сеничев, Преподаватель каф. АИДМиСВ МГОУ
09 июля в 15:02

Перевод статьи "7 ways to manage process variations" автора Thomas Kohlenbach выполнил Вадим Сеничев.

«Один размер подходит всем». Это привлекательный тезис для тех из нас, кому нравится идея быстрого решения своих проблем. Однако, по моему опыту, будь то покупка шляпы, пары носков или оптимизация бизнес-процесса, вероятность того, что одна форма подойдет всем, это большая редкость.

Для некоторых организаций бизнес-процессы различаются в зависимости от географического положения, отрасли или в зависимости от требований законодательства. И все же примеры хорошей деловой практики говорят нам, что стандартизация процессов может повысить эффективность, определить возможности и улучшить производительность.

Хотя было доказано, что стандартизированные процессы экономят время и сводят к минимуму возможность ошибки, иногда неверный подход к выполнению задач может больше проблем принести, чем решить.

 

Поймите, что вариации в процессах неизбежны

Усилившаяся глобализация и технологический прогресс приводят к необходимости постоянного обновления бизнеса. Благодаря всеобщему внедрению электронных платежных систем и развитой международной логистике, даже самые маленькие компании теперь могут вести бизнес с клиентами и поставщиками в регионах, удаленных от их штаб-квартиры и производственных цехов.

Тем не менее, те, кто использует преимущества этих возможностей, должны иметь дело с целым рядом переменных, которые по своей природе противоречат стандартизации процессов и могут включать специфические для каждой страны атрибуты продукции, особенности клиентов, нормативные акты и законодательство.

Для эффективной работы, невзирая на эти проблемы, организациям было бы неплохо начать с того, чтобы зафиксировать те вариации, которые отличаются от их основных процессов. Я называю их адаптациями стандартных процессов, которые учитывают соответствующие переменные, но при этом стремятся к тому же результату.

Например, американской компании, которая производит пищевые продукты для внутреннего потребления, а также для экспорта в Канаду, потребуется два варианта одного стандартного процесса. Один, в котором используется имперская система измерений (фунты и унции) для США, и второй вариант этого же процесса, который использует метрическую систему для Канады.

 

3 ловушки, которых следует избегать

Хотя необходимость в гибком подходе к управлению изменениями процессов очевидна, выполнение этого требования часто сопряжено с трудностями.

В течение своей карьеры я наблюдал, что многие организации подходят к вариациям внутри своих процессов одним из следующих трех способов:

• Создание стандартных процессов высокого уровня. Стандартные процессы определяются только на высоком уровне и не являются практическим руководством. Такая ситуация часто встречается в недавно созданных компаниях.

• Создание «мегапроцессов»: этот сценарий часто встречается, когда разработкой стандартов занимается команда инженеров, которая создает тщательную и детальную документацию всех возможных изменений процесса. Из-за сложности документации эта система часто дает сбой.

• Создание отдельных вариантов процессов. В более зрелых организациях руководство часто допускает такой подход, который приводит к изолированным процессам и разрастанию версий одного процесса. Это ставит под угрозу способность организации меняться и усложняет управление.

Очевидно, что эти три метода не могут обеспечить эффективность, производительность и прозрачность, которых организации хотят достичь с помощью стандартизации процессов.

 

7 способов эффективно управлять вариациями процесса

Организации могут эффективно справляться со своими потребностями в изменениях, выходящих за рамки их основных процессов. Перед вами семь шагов, которые нужно иметь в виду, приступая к работе над вариациями:

1. Создайте глобальный стандартный процесс в качестве основы для всех вариантов. С централизованной командой, состоящей из управляющих этими процессами на высоком уровне, вы можете использовать глобальные процессы в качестве эталона, по которому можно измерять вариации и отклонения.

2. Установите местные варианты, где это необходимо. Локальные варианты процесса могут быть созданы экспертами по отдельному варианту процесса, которые должны убедиться, что их процесс действительно отличается в сравнении со стандартными вариантами.

3. Убедитесь, что все вариации процесса заметны. Все варианты каждого процесса должны быть тщательно рассмотрены и сопоставлены со стандартными процессами.

4. Убедитесь, что команды имеют легкий доступ к соответствующим вариантам. Используйте инструмент, который автоматически направляет команды к тем вариантам процессов, которые относятся к их подразделению, местоположению или другим характеристикам. Кроме того, предоставьте список, из которого они могут выбрать соответствующие варианты (для определенной страны, определенного типа клиента, и т.д.).

5. Сообщите управляющим о наблюдаемых вариациях в стандартных процессах. Они могут проанализировать их и либо выделить их в новые варианты нормы, либо начать избавляться от них и сохранять стандарт без изменений.

6. Внедрите глобальную отчетность. Управляющие глобальных процессов смогут анализировать и, следовательно, отклонять или утверждать возникающие вариации.

7. Соберите и проанализируйте данные о стоимости и времени исправления вариации. С помощью этой информации вы можете сравнить эффект вариаций на заданные стандарты и определить, необходимо ли с ними бороться.

 

В дело вступает ваш технический отдел

С помощью хорошо отлаженного инструмента для управления вариациями, можно хорошо управлять изменениями ваших процессов. Необходимо разработать программное обеспечение, которое должно представлять собой централизованную библиотеку, в которой хранятся все стандартные процессы. Она также должна предоставлять возможность создавать варианты стандартных процессов и предоставлять их пользователям, для которых они наиболее актуальны.

Кроме того, платформа управления процессами, которая имеет функции отслеживания, сравнения и отчетности, позволяет измерять затраты и время, связанные с вариациями процессов. Это дает вам и вашим руководителям четкое понимание того, где вы можете вносить улучшения и устранять потери.

По мере того, как организации сталкиваются с препятствиями на пути перемен и глобализации, недостатки прорисовки всех процессов одной и той же кистью становятся очень ясными и очень быстрыми. Предвидя и готовясь к изменениям в стандартах процессов, бизнес-группы могут удовлетворить производственную потребность и превзойти ожидания на постоянно расширяющемся международном рынке.

Войдите, чтобы оставить комментарий
E-Mail
Комментариев нет
Поделиться