Кайдзен вокруг нас. Записки новичкам. Стандартизация.

Хорошего всем весеннего настроения и прекрасной теплой погоды.

Предыдущая статья цикла

В прошлых статьях серии мы рассмотрели некоторые принципы бережливого мышления (например, точно вовремя и каракури) и несколько инструментов, способствующих его формированию (систему организации рабочего пространства 5С, поиска корневых причин, в т.ч. особенности метода «5 почему?», анализ перемещений с помощью диаграммы Спагетти).

В этой статье предлагаю рассмотреть то, без чего было бы очень сложно выстраивать производство любого изделия или работу в офисе.

Все мы прекрасно понимаем, что планировать трудовое время рабочих и офиса, рассчитывать расход материалов и комплектующих для последующей закупки, а также определять потребность в оборудовании очень трудно (на самом деле практически невозможно), когда процесс изготовления выполняется различными операторами по-разному и за неодинаковое время. Тем более рассчитывать на стабильное измеримое качество выпускаемой продукции. Говорят, что гении способны управлять хаосом, но, думаю, можно признать, что таких людей единицы и большинство руководителей - нормальные люди. В этом случае нам может помочь стандартизация выполняемых операций, из которых состоит процесс производства (а в идеале - придание нашему изделию дополнительной ценности без лишних потерь).

На ряде предприятий постсоветского пространства, где так или иначе заботились о вышесказанном, можно найти вариации стандартов. На моей памяти на предприятии, где я работал, это было реализовано в виде достаточно толстых брошюр, наполненных подробным текстом того, что должен сделать человек, а для пущей убедительности в конце прилагалась структурная схема на нескольких листах (естественно, фрагментами формата А4) с ветвлениями и переносами связей, в которых мог разобраться только тот, кто писал, и то не всегда. Вполне нормальная реакция нового человека, впервые знакомящегося с этим творением предыдущих поколений специалистов (вспомним о ежегодной (!) запланированной (!) актуализации), побыстрее найти строку, где расписаться в ознакомлении, и пойти искать того, кто объяснит по-простому, что и как делать. Понятно, что на реальную контролируемую повторяемость процесса надеяться вряд ли стоит.

Справедливости ради, стоит упомянуть, что в повседневной жизни с подобным мы сталкивались ещё каких-то 10-15 лет назад, покупая импортную технику (например, видео-телевизоры, усилители, ресиверы). К моему сожалению, отчасти благодаря таким инструкциям, большую часть функций я не освоил и не использую до сих пор. Ниже пример такой инструкции (из недавно прочитанных).

Когда мы с коллегами проводим очное обучение или вебинары, наиболее часто используемым примером, какая должна быть инструкция или стандарт выполнения операции, является инструкция по сборке мебели от известного шведского производителя товаров для обустройства жилья. Другой пример, которым делюсь я – инструкция по эксплуатации и обслуживанию машины для приготовления кофе от не менее известного нидерландского производителя бытовой техники, обладателем которой я являюсь уже много лет (фрагмент на фото ниже).

Оба этих примера обладают важными особенностями, выгодно отличающими их от других аналогичных по предназначению приложений к изделию. Вот некоторые из них, которые я считаю основными:

1) отсутствие лишней информации;

2) четкая последовательность выполнения операций (в наших примерах это сборка мебели или периодическая чистка кофемашины);

3) детализированные иллюстрации с выделением важных моментов;

4) краткое и простое описание действий с указанием необходимых для каждого материалов, комплектующих элементов и инструментов.

Это позволяет пользователю (оператору) не утруждать себя сложными додумываниями и дополнительным поиском неописанных решений, а также не требуется обладать специальными знаниями. Согласитесь, что именно это и нужно, когда на работу нанимаются новые сотрудники, а времени мастера на объяснения каждому естественно не хватает.

Способ проверки качества стандарта, который мы также предлагаем, особенно когда нам говорят, что у нас очень хорошие стандарты и ничего там менять не нужно, - дать по нему выполнить описанный процесс новичку или человеку, не связанному с ним. Если он достиг требуемого результата с нужным качеством и не задал ни одного вопроса, стандарт можно считать хорошим.

Идеальной инструкцией в настоящий момент, по моему мнению, является инструкция по сборке детского конструктора на букву «Л». Там нет ни одного слова, только схемы и изображения (в т.ч. некоторые детали изображаются в натуральную величину, приложив к которым настоящую деталь можно убедиться в правильности сделанного выбора). Сами понимаете, что с ней справляется даже ребенок.

Поделитесь в комментариях, считаете ли вы важным иметь стандарты на выполняемые операции и какие форматы используются на вашем предприятии?

Предыдущие статьи из цикла:

Кайдзен вокруг нас. Записки новичкаМ. Точно вовремя

Кайдзен вокруг нас. Спагетти «под соусом»

Кайдзен вокруг нас. Записки новичкам. Принцип Каракури

Кайдзен вокруг нас. Коренные причины

Кайдзен вокруг нас. Записки новичкам. Особенности 5 Почему

Система 5С. Игровая зона для детей.

Кайдзен вокруг нас или записки новичка.