Стендап митинги и визуальный менеджмент

Когда методы бережливого производства выбрались из цехов и добрались до сферы информационных технологий, часть терминов получила свои новые названия в духе времени, часть осталась прежней. Утренние собрания, которые с одной стороны не создают ценность, а с другой позволяют в некоторой степени повысить понимание и управляемость процессов и ускорить решение проблем, стали называть стендап митингами (stand – стоять, meeting – встреча). О них и поговорим.

Утренние собрания команд продолжительностью 15-20 минут – это возможность узнать произошедшие за предыдущий день события и очень коротко рассказать другим участникам о планах по решению возникших проблем, если такие были. Стендап митинги должны проводиться на разных уровнях. Так, например, в одно время может проводиться митинг директора завода с директорами разных отделов заводов, в это же время в других местах проводятся подобные встречи менеджеров отделов с сотрудниками. Это позволит в одно время провести митинг внутри многих команд, когда все знают, что сейчас ничего не происходит и у всех подобные собрания. Если собираться только раз в неделю, то многие нюансы будут упущены, а проблемы забыты.

Как проводить
Из названия следует, что митинги проводятся стоя. Это побуждает к скорейшему завершению собрания, так как никто не хочет стоят на одном месте долго, плюс, никто не может взять с собой ноутбук и работать на нём отвлекаясь, что повышает эффективность как самого собрания, так и улучшает восприятие информации. Отступая от темы, замечу, что собрания стоя прививают привычку выработки быстрых и правильных решений, нацеленных на результат. Из личного опыта — на заводе, где практиковались утренние митинги стоя, скорость решения проблем была значительно выше, чем в другой компании, где собрание представляло рассаживание людей с ноутбуками вдоль длинного стола.

Митинги проводятся в одно и тоже установленное время в одном и том же месте. К началу встречи участники уже должны иметь всю информацию, которой они хотят или должны поделиться. Информация на собрании не должна умалчиваться, все проблемы – общие и решить их – это задача всех участников.

Кто проводит
В митинге нет лидера, все рассказывают по очереди, каждый может задавать вопросы после того, как выступающий закончил, помня, что время ограничено. Независимо от того, что на собрании присутствует вышестоящий руководитель, информация рассказывается всей команде, это не отчёт руководству.

Что нельзя делать
— перебивать говорящего
— решать проблемы во время обсуждения, это не тема собрания
— говорить не по теме или по теме, но много ненужных деталей
— приходить неподготовленным
— самое важное – никогда нельзя умалчивать проблемы (это вообще самое главное правило внутри любой компании)

Почему нельзя решать проблемы во время собрания
Стендап митинг — это, прежде всего, встреча для фиксирования статусов текущих событий, проблем, активностей, этапов проектов. Если этап не достигнут, то на встрече нужно сказать, что он не достигнут, почему не достигнут, что запланировано — “вчера в ходе аудита процессов наша команда обнаружила, что оператор линии досборки не использует динамометрический ключ. 

Мы проверим проходил ли он обучение, нам будет нужна информация о том, сколько он работает на этом участке, чтобы проверить все изделия, с которыми он работал, завтра обновлю статус”. Т.е. это просто констатация важных фактов, в данном случае руководитель сотрудника запишет себе проблему и предоставит информацию, которой владеет. Искать информацию прямо во время собрания нельзя.

С чего начать и как подготовиться
Для того, чтобы собрание было быстрым и понятным всем участникам, необходимо, чтобы оно проходило возле специально подготовленной доски, на которой уже есть места для внесения информации, новых графиков, отслеживания выполненных действий и внесения ответственных за результат определённого действия. Для этого команда предварительно собирается и совместно обсуждает какие данные они хотели бы тут видеть от других отделов, какие результаты их интересуют. В процессе собраний доска будет меняться и постепенно подстраиваться под то, что необходимо команде.

Кто делает доску
Если в компании нет отдела, который отвечает за производственные системы и за повышение эффективности, то поручите это отделу, отвечающему за качество. Ответственный человек оформит доску, определит поля, а вот заполнять будет каждый представитель отдела сам за себя заранее — вечером или утром перед митингом.

Должен ли быть эксперт?
В таких митингах в IT сфере всегда присутствует отдельны SCRUM-мастер, который помогает участникам проводить собрание, отвечает за сам процесс. Но давайте будем реалистами — если вы не хотите получить результат от стендап митингов, то ни один мастер вам не поможет, а если есть желание получить результат, то достаточно небольшой вводной информации для всех и ответственного участника, который углубится в процесс и будет направлять остальных, задавая митингу ритм. Но если у вас организован отдел, отвечающий за повышение эффективности или производственные системы, то это должен быть человек оттуда, он, кстати, и будет заниматься доской.

При чём тут визуальный менеджмент?
Сама доска и есть часть визуального менеджмента. Суть в том, чтобы показать информацию наглядно и при этом не перегрузить участников, т.е. такой формат, когда есть десятки слайдов с десятками графиков – это не визуальный менеджмент, а неумение вычленить главное. В случае с примером с аудитом процессов, на доске будет табличка в виде проведённых аудитов и количества ошибок на разных участках сборочной линии — все сразу без объяснения увидят, что было обнаружено и где, останется только немного дополнить информацию устно.
Форматы визуализаций каждый разрабатывает сам в зависимости от того, как ему удобно. Существуют некоторые типы применяемых таблиц, которые стали популярны из-за удобности, например, Quality Cross — крест качества и пошедшие от него другие “кресты”. Суть Quality Cross в том, чтобы показать наличие несоответствий за месяц. Перед каждый утренним собранием закрашивается красным или зелёным цветом ячейка, соответствующая дате, если несоответствия были или не были допущены. Изменив текст в шапке можно использовать тот же формат для Safety Cross (Крест безопасности) — несчастные случаи и травмы. Можно использовать не двухцветную, а трёхцветную маркировку, если вы разделяете проблемы по степеням риска, когда зелёный — ничего не произошло, жёлтый — несерьёзная проблема, красный — проблема с риском для жизни, очень серьёзное несоответствие.

Обычно, незакрашенные таблицы с пустым местом под название месяца ламинируют и закрашивают ячейки уже по ламинируемой поверхности стираемым маркером — тогда можно не печатать каждый раз новый лист.

В зависимости от вашей сферы, это также могут быть разные гистограммы по дням — издержки, время доставки, количество невышедших сотрудников, время остановки конвейера, количество открытых вопросов или незавершённых проектов, количество задач, выполненных точно вовремя. Это может быть карта процесса, с точками, показывающими какого рода и где возникали проблемы или карта склада, отображающая излишки запасов. Вся та информация, которая важна, по которой можно судить о достижении поставленных целей, должна там быть.

Не забывайте, что визуальная информация обрабатывается в 60 000 раз быстрее, чем текстовая.
Но визуальный менеджмент — это не только доски, а ещё и правильная организация рабочего пространства, о которой будет отдельная статья.

Автор статьи: Антон Семьянин