Кейс по эргономике офиса

Наверняка многие собственники бизнеса и ТОП-менеджеры предприятий постоянно думают о том, как сэкономить побольше средств и при этом не потерять в эффективности. Многие начинают искать способы увеличить производительность процесса создания продукта: закупается новое оборудование, проводится внедрение автоматизированных систем управления и много-много других полезных действий.

А что если мы вам скажем, что можно сэкономить до миллиона в год, выполнив достаточно малозатратные действия.

Как часто ТОП-менеджмент обращает внимание на то, какие ресурсы тратятся на обеспечение работы вспомогательных подразделений (для простоты обобщим это единым понятием – офис)?

Один из наших заказчиков обратил внимание на то, что в процессе оформления заявки на обработку документов одного своего клиента в среднем затрачивается около 8 минут. Многие скажут, что это не много, если бы не одно но … таких заявок за день огромное количество, и все нужно обработать. Поэтому каждая минута на счету.

В ходе наблюдения за процессом было выявлено, что значительная часть этого времени (более 3 минут) тратится на такую потерю как перемещение сотрудников по офису. Применив диаграмму спагетти и отследив маршруты перемещения сотрудников, было принято решение оптимизировать рабочее пространство сотрудников, занимающихся оформлением документов. 

С помощью последовательных действий с использованием системы 5С были стандартизированы рабочие места сотрудников и определены места хранения канцтоваров, бумаги, сменных картриджей для принтеров и всего того, что действительно должно быть всегда под рукой. Перенесены принтеры и установлены в максимально близкой доступности от рабочих мест. Благодаря этим действиям удалось высвободить некоторую площадь и организовать два дополнительных рабочих места. Кроме этого, была проведена оптимизация рабочих ПК и разработан типовой «рабочий стол» в соответствии с выполняемыми задачами.

В результате среднее время обработки документации по заказу удалось сократить более чем в 2 раза, что принесло ежегодной экономии более 800 тыс. рублей.

Данный пример наглядно показывает эффективность таких простых действий как поиск и сбор потерь в существующих процессах, наблюдение выполнения процесса с замером времени, а также стандартизация повторяющихся операций. При этом совершенно не имеет значения, какой процесс мы улучшаем.

Остается только осознать, что насколько бы ни был хорош процесс, в нем всегда найдется немного потерь, которые можно легко устранить, и продолжить дальше выполнять свои обязанности, попутно занимаясь непрерывным совершенствованием. А новейшее оборудование купить мы всегда успеем.