Как сделать так, чтобы инструменты Lean работали?

Постоянно сталкиваюсь с такой ситуацией, когда Директор по Производственной системе или Директор по развитию, он же Руководитель Лин-Офиса, с печальным выражением лица сообщает, что у сотрудников инструменты либо не приносят результата, либо мало эффективны. Как же так? Многие сами идут учиться на «Зеленый пояс», хотят изучать инструменты, а эффекта нет? В чем проблема?

Я точно знаю, что проблема скрывается в нескольких моментах:

1. Изучение инструмента и применение его на практике. Прописная истина: человек забывает то, что слышал; запоминает то, что видел; понимает то, что делал. Кандидат на уровень «Зеленый пояс» должен применить инструмент на практике. Нет! Не просто попробовать заполнить формат, а решить с помощью инструмента реальную проблему. Только тогда он поймет как инструмент по-настоящему работает и для чего он нужен.

Пример: инструмент А3. Кажется очень простым и понятным: все поля и зоны подписаны, заполняй по своему проекту и все. На практике оказывается все гораздо сложнее. На моем опыте, что только в эти поля не вписывали или не врисовывали. На самом же деле важно осознать для чего нужен инструмент не просто глобально, а четко - каждое поле, каждый элемент. Затем, нужно его попробовать построить, но опять-таки, не просто так… к какому-то завершенному проекту, полностью заполнив за 45 минут, а сделать это в действующем, только что начатом проекте. Шаг за шагом, согласно PDCA, осознавая для чего это делается. Только тогда можно понять логику его заполнения и сделать это методологически правильно.   

2. Правильное использование инструмента. Самый большой риск – это даже не то, что инструмент неправильно применен, а то, что инструмент неправильно применен и это обнародовано в качестве образца. Возможно даже не публично, а просто использованного единожды, но в самом начале пути LSS в компании.

Пример: всем известная матрица RACI. Предназначена для управления ответственностью в проекте. Формальное заполнение приводит к тому, что внешне документ выглядит правильно, но работать-не работает. Например, Спонсор или Чемпион проекта (а по сути – заказчик), чья фамилия находится в колонке I (informed), информируется только на отчетных мероприятиях и только о выполненных   действиях, хотя должен быть посвящен в ход работы во всех случаях и постоянно быть в курсе происходящего. Тоже самое с колонками R и A: Responsible – непосредственно исполнитель, а Accountable - постановщик задачи, собственно, ответственный. На практике зачастую в колонке R оказывается держатель всей матрицы, а в A ставит, соответственно, кого-то формально. Поэтому инструмент не работает или мало эффективен – НЕТ ОСНОВНОГО ДВИГАТЕЛЯ. Что происходит далее? «Следующее поколение» менеджеров по ПС или просто сертифицированные «Зеленые пояса» начинают думать, что с инструментом так и нужно работать, ведь «первопроходцы» делали так. И вот это как раз самое страшное, так как переубедить или переучить инструменту десятки людей гораздо труднее, нежели учить с нуля.

3. Обучение инструментам опытными практиками. Достаточно часто в компаниях встречаются люди, которым больше нравится рассуждать, обсуждать или полемизировать на тему, нежели применять на практике инструмент. Им кажется, что уровень их экспертизы увеличивается с каждой такой беседой или проведенным ими тренингом. Со стороны опытного консультанта, конечно это выглядит совсем не так. Специалист должен обучать людей только тогда, когда попробовал инструмент сам в настоящих «боевых» условиях. Только в этом случае он сможет правильно объяснить как применять или как его адаптировать под текущую ситуацию, а также грамотно отвечать на вопросы, а не умело уходить от них.

Пример: SIPOC – с первого взгляда такой простой инструмент. Казалось бы, придумай 2-3 бытовых примера… на вскидку, приготовление кофе, яичницы и замена колеса на автомобиле… и все – можешь «гастролировать» с тренингом про САЙПОК по всей компании и всем ее филиалам. Есть у меня несколько таких знакомых, которые знают 5 инструментов, а правильнее будет сказать, знают как рассказывать про 5 инструментов, и обучают им уже персонал по нескольку лет. А на просьбу построить SIPOC для прохождения документа через бухгалтерию, появляются отговорки про чужую зону ответственности и т.д. Конечно инструмент работать не будет, если его изучали только для того, чтобы потом о нем рассказывать. Его точно также услышат учащиеся.

Мы с моими коллегами постоянно встречаем все три примера и три проблемы – огрехи либо предыдущих «обучателей», либо «самообучения». Разумеется, в наших методах и подходах заложены способы предотвращения такого эффекта, и мы исключаем это на корню.

Самое главное, что мы делаем – помогаем людям поверить в положительный эффект инструментов. Как? Очень просто: самый лучший способ – искренне разбираться с проблемой: если ты решаешь именно ту, что никто до тебя не мог решить, ты начинаешь делать все строго по методологии… Скрупулёзно проходить все шаги процесса DMAIC, методологически верно – определяешь, оцениваешь, анализируешь, ищешь решения, внедряешь и закрепляешь полученные достижения. Как результат- получается решеная проблема, а как бонусы- практический навык правильного использования инструментов, вовлеченный персонал (рабочая группа проекта чувствует себя соучастниками), довольный заказчик. Если же мы строим проект вокруг чьего-то готового решения, идеи, которую уже кто-то давно вынашивает, например, поставить дорогостоящее оборудование, сократить персонал и т.д., то все действия фокусируются не вокруг оценки и анализа первопричин, а вокруг одной единственной идеи, под которую надо подогнать все этапы. Персонал будет себя чувствовать жертвами, а не участниками. В таком случае, как Вы думаете, если эта идея не сработает, на что проще всего свалить вину? Конечно на инструменты LSS.

Вывод:

Если Вы беретесь работать в направлении LSS, Вы должны этого действительно хотеть – быть фанатом, специалистом, одержимым, но никак не делать это для галочки, для повышения собственного статуса в компании, для поднятия Вашего оклада. Тоже самое можно сказать про любую сферу Вашей жизни – настоящих результатов добивается только тот, кто по-настоящему верит в свое дело!