Переводные статьи
Популярное | Последнее
Перевод статьи «"Project Charters: What They Are & How to Use Them» Элизабет Свон выполнил Вадим СеничевПредставляем вам вторую часть статьи, посвященной описанию устава проекта. Первую часть можно прочитать здесь.
3. Постановка цели
Заявление о цели или постановка цели является измеримой «финишной чертой» проекта. Это цель, которую обязана достичь проектная команда — и в Уставе должно быть четко указано, что значит добиться успеха. Порой мы просим сформулировать заявление о цели прежде, чем остальные действия в Уставе, потому что нередко оно дается легче, чем формулировка проблемы или экономическое обоснование. Оно всегда пишется короче, чем заявление о проблеме или обоснование, а его структура четко определена:
Формула постановки цели:
[Увеличить / Уменьшить] [единица измерения] от базовой линии [измерение линии] до цели [целевого уровня] к [дате, прогнозируемой для достижения целевого уровня]
Возвращаясь к нашей проблеме с учебниками, их формулировка цели может выглядеть следующим образом:
Уменьшить (действие) процент упущенных партий (единиц) учебника с 30% (базовый уровень) до 15% (целевой уровень) к июню этого года (дата, по прогнозам достижения целевого уровня)
Проблема с заявлениями о цели
Люди попадают в неприятности с заявлениями о целях, возможно, больше, чем с любым другим аспектом Устава проекта. Есть много хороших рекомендаций для заявлений о целях, но мы сосредоточимся на наиболее распространенных ошибках.
Мне доводилось встречать заявления о цели такого рода:
Оптимизируйте учебный процесс с помощью новой системы заказа расходных материалов, которая повысит производительность труда сотрудников, связанных с управлением учебниками, сократит затраты на доставку в школы и сократит процент перезаказанных учебников с 30% до 0% во втором квартале этого года.
Итак, здесь мы можем наблюдать 4 смертных греха в постановке цели:
1. Несколько целей сразу (производительность, стоимость доставки, недостающие книги)Если вы включаете более одной цели, вы рискуете не достичь ни одной. В данном случае, успех команды заключается в достижении не одной, а нескольких целей. Достижение нескольких целей может зависеть от решения нескольких коренных причин. Это ложится тяжким грузом на проектную команду, рассеивает их целеустремленность и продлевает жизнь проекта, а следовательно, вытягивает больше ресурсов. Выберите одну цель, которая отражает базовую метрику, и стремитесь только к ней, тогда вас ждет успех!
Есть много вещей, которые звучат как хорошие цели - «повысить производительность» звучит великолепно, но что конкретно это может значить? Нам нужна четкая, измеримая цель, чтобы знать, когда мы ее достигли. Включите одну измеримую цель в формулировку цели и оставьте мягкие термины для общения на отвлеченные от работы темы.2. Неопределенность (упорядочить, улучшить производительность
Если команда не вставила решение в определение проблемы, она часто пытается подобрать решение на этапе постановки цели. Кажется разумным сказать, что целью является реализация решения. В очередной раз, если вы действительно знаете решение, тогда назовите это Quick Win и получите свою премию и овации. Но если вы пишете заявление о цели, включите одну четко определенную измеримую цель. Решения будут приниматься идут на этапе улучшения, а не в уставе проекта.3. Решения (система заказа поставки
4. Совершенство (от 30% до 0%
Стремление к совершенству является неотъемлемой частью процесса усовершенствования, но путь к нему - итеративен. Если команда бросает все силы на достижение совершенства прямо со старта проекта, в итоге они разочаруют и себя, и всех остальных. Установите разумные ожидания - 50% сокращение / увеличение - хорошее эмпирическое правило. Помните, идея состоит в том, чтобы продолжать улучшать процесс. Совершенство - это стремление, а не конечная точка. Мы всегда можем добиться большего, двигаясь постепенно.
Еще одна полезная аббревиатура - SMART цели (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и временные). Помните, что цель этапа постановки цели - сделать меру успеха совершенно ясной для всех. Постановка проблемы создает линию старта, а постановка цели – устанавливает финишную черту. Эти два утверждения должны быть отражать друг друга, четко составленными и предельно ясными. После того, как будут установлены оба источника, в дело вступает следующий элемент для решения того, что происходит между ними — Область применения.
4. Область проекта
Вопрос, с которым вы сталкиваетесь здесь: «насколько велика эта проблема?» Проекты имеют тенденцию расти в умах лидеров и амбициозных командных руководителей. Когда проект находится в стадии обсуждения, руководство часто видит бесконечные возможности для расширения. Получающиеся в результате проекты разрастаются и угрожают похоронить решающие проблемы задачи. Ключ кроется в том, чтобы использовать Область применения для определения границ и возможностей проектной команды.
Область проекта отвечает на два вопроса:
Люди иногда путают шаги процесса с шагами DMAIC. Они касаются процесса решения проблем, а не анализируемого процесса. Другой красный флаг – не видеть «ничего» вне области применения. Это означает, что обязанности команды безграничны.
Две вещи, которые больше всего помогают в определении объема проекта:
Используйте SIPOC (карту высокого уровня) для определения первого и последнего шагов процесса
Ошибка на стороне обзора (избегайте проектов "кипения в океане")
Некоторые способы сделать рамки более жесткими — ограничить количество изучаемых объектов. В примере с учебниками проблема возникает во всем школьном округе Акме, но в первую очередь проект сосредоточен на средней школе Бета. Часто хорошей идеей является решить проблему в одном месте или для одного семейства продуктов, и как только команда решит первопричину, перенести полученные решения на более широкую зону,
Это отличный способ сдержать проект в рамках, не теряя при этом преимущества переноса положительного результата на другие процессы. Имейте это в виду, когда благонамеренный менеджер предлагает: «эй, пока ты над этим работаешь, ты знаешь, что еще можно решить?» Скажите «да», и что вы решите эту проблему, как только решите начальную проблему, о которой говорится в вашем Заявлении о проблеме. Оставайтесь сосредоточенными.
Продолжение следует.