Переводные статьи
Популярное | Последнее
Перевод статьи "Maximal Productivity, Part 1" Naphtali Hoff выполнил Вадим Сеничев
Производительность на рабочем месте является важнейшей заботой почти для каждой компании, бизнеса и организации. Лидеры борются за то, чтобы делать свою работу (и делать ее правильно), одновременно руководя, расширяя возможности и мотивируя своих людей для достижения максимальной производительности. Хотя выводы аналитиков и различаются, данные показывают, что предприятия во всем мире теряют сотни миллионов, если не миллиарды долларов в год из-за сбоев производства.
Чтобы помочь своим клиентам решить эту важную проблему, я разделил путь к повышению производительности на четыре этапа:
Запланируйте. Запланируйте проект заранее, чтобы получить четкое представление о задаче, процессе и результате.
Поделитесь. Вовлекайте других в работу посредством встреч, общения и делегирования.
Сделайте. Выполняйте работу, устраняя отвлекающие факторы и оптимизируя свое время и энергию.
Поддерживайте. Разработайте культуру мышления и систему, обеспечивающую преемственность ваших достижений.
Каждый «шаг» содержит пять действий, то есть всего моя методика насчитывает двадцать пунктов.
Этап 1. Запланируйте.
Процесс планирования во многих отношениях является самой сложной частью любой задачи. В конце концов, планирование — далеко не всегда привычная сфера деятельности для многих из нас. Вполне естественно, что мы просто хотим засучить рукава и добиться цели. Проблема в том, что работа, которую мы выполняем уже сейчас, совсем не обязательно приведет к достижению успеха. Вполне возможно, что при этом она вообще не дает наилучшего результата и производительности. Планирование заставляет нас тщательно обдумать все возможные варианты действий прежде, чем приступить к работе.
Вот пять шагов этапа планирования:
Определите правильные задачи
Это задачи, которые дадут оптимальные результаты и решат самые важные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Я называю их «Основные задачи», то есть это те приоритеты, которые вам нужно «подобрать», прежде чем притрагиваться к другим предметам вокруг них. Для этого рассмотрите возможность использования матрицы Эйзенхауэра. Матрица помещает каждую задачу в график, на котором есть следующие параметры:– «планировать» (не срочно, но важно – это то место, где подходят ваши стратегические и дальновидные части);
– «делегировать» (срочные, но не важные вопросы, такие как реагирование на входящие сообщения);
– «устранить» (или, по крайней мере, ограничить, как трату времени).
Помните про принцип Парето (также называемый правилом 80/20), который предполагает, что 80 процентов наших результатов исходят от 20 процентов наших усилий. Выбор правильного места для сосредоточения наших усилий важнее, чем мы часто думаем.
Расставьте приоритеты в вашем списке дел
Существует большая дискуссия о ценности ведения списка дел. Если вы используете один из них, сделайте его еще более полезным, расставив приоритеты для его элементов, исходя из следующих соображений:
• Какие пункты, если они будут выполнены, окажут наибольшее положительное влияние на вас, вашу работу или компанию? Это должно стать приоритетом (См. принцип Парето)
• Держите список коротким, чтобы он оставался управляемым
• Удалите «назойливые» задачи, которые, кажется, никогда не заканчиваются, а просто продвигаются вниз по списку
• Запланируйте задачи в своем календаре, чтобы обеспечить надлежащий фокус
Цели, которые стимулируют действия, должны быть изложены в позитивном ключе (то есть, что вы будете делать, а не прекратите делать). Они также называются «SMART целями».
- кто будет выполнять работу;
- что вы (или они) будете делать;
- почему это важно;
- как вы достигнете цели;
- и как цель даст вам чувство управления.
Организуйте свое рабочее пространство
Независимо от того, считаете ли вы себя организованным или нет, исследования показывают, что мы делаем больше, когда знаем, где и что находится. Это верно как для материальных объектов (например, бумаги, файлы, гаджеты), так и для виртуальных. Мало того, что вы облегчаете поиск любых вещей, но также дает психологические выгоды от поддержания аккуратного рабочего пространства. Наш внешний порядок формирует порядок внутренний и позволяет нам выполнять больше задач и лучше справляться с трудностями. Напротив, грязное и хаотичное рабочее пространство посылает подсознательное сообщение, что эта работа не важна для нас или что процесс, в который мы вовлечены, не критичен.
Реши, что тебе необходимо
Оцените, что необходимо вам с точки зрения материалов, знаний и навыков, чтобы выполнить работу. Возможно, вам не хватает достаточно мощного компьютера или опции CRM. Может быть, вам нужно узнать что-то дополнительное. Что бы это ни было, подготовьтесь заранее к тому, чтобы взяться за дело, чтобы вы испытали наименьшее количество возможных прерываний и неудач перед началом работы.