Перевод статьи "Maximal Productivity, Part 4" Naphtali Hoff выполнил Вадим Сеничев

Этап 4. Поддерживайте 

Следующим и последним шагом в направлении повышения производительности является стремление обеспечить условия, при которых наш новый процесс повышения производительности стал бы устойчивым и не прекращался. Очень часто мы с энтузиазмом относимся к новому процессу, но нам не хватает инструментов, обязательств и мышления, чтобы довести его до завершения и обеспечить долгосрочную интеграцию. 

Здесь мы говорим о том, как продолжать идти в ногу с ожидаемыми неудачами и поддерживать уровень, необходимый для достижения успеха в долгосрочной перспективе. 

Пять компонентов этого шага:

1. Отклонить или поставить под сомнение как можно больше некритических встреч и задач; научиться говорить нет

2. Сосредоточьтесь на совершенстве, а не на перфекционизме

3. Делать частые, но краткие перерывы

4. Уход за собой: спать, заниматься спортом, хорошо питаться

5. Использовать время в дороге с умом; чаше читать

Отказать 

Мы все втянуты в совещания, которые мы не хотим посещать, или в разговоры, которые несут за собой лишь небольшой потенциал. Чтобы быть продуктивным и энергичным, нам нужно научиться говорить «нет» как можно большему количеству некритических встреч. Это, очевидно, потребует такта. Но вам всегда нужно помнить несколько ключевых моментов:

• Ваше время – ваш самый ценный актив. Его нужно расходовать тщательно и беречь.

• Если вы позволите втянуть себя в неважные встречи, вы потеряете критическое время, необходимое для выполнения важных задач.

• Люди, которые думают, что вы доступны все время, начнут обесценивать вас (если они этого еще не сделали).

Сосредоточиться 

Это тесно связано с системой управления временем, которая называется «4D». В этом контексте каждый D относится к разной реакции на возможный проект в зависимости от его важности, срочности и других соображений: 

Удалить (Delete). Что-то, что не важно, такое как определенные электронные письма, должно быть удалено и не удостаиваться вашего времени и внимания.

Делегировать (Delegate). Это подход для тех задач, которые могут и должны выполняться кем-то другим. Примером может служить делегирование процесса идентификации, заказа и установки нового программного обеспечения для совместной работы. В конечном счете, вы несете ответственность за выполнение этого, но вы решили поручить первичную исследовательскую и вспомогательную работу партнеру, чем сократили свои временные затраты. 

Сделать (Do). Это задачи, которые не были делегированы и могут быть выполнены быстро, без отклонения от основной работы. В эту категорию попадают так называемые «двухминутные задачи», о которых мы говорили ранее. 

Отложить (Defer). Об этом мы тоже говорили ранее. Отложите задачу, когда она важна, но не срочна. Это должно быть сделано, но может быть отложено до более позднего времени и, возможно, даты. Например, встреча с торговым представителем может подождать до запланированной встречи команды, которая уже запланирована (с заранее запланированной встречей один на один). 

Еще один совет по устойчивому развитию – сосредоточиться на совершенстве, а не на перфекционизме. Многим перфекционистам (включая автора этого текста) трудно «согласиться» на выполнение просто «хорошей» работы. Мы хотим сделать отличную работу. На самом деле, мы настаиваем на идеальной работе. Каждый раз. Главным образом потому, что это удовлетворяет наше эго и заставляет нас думать, что другие с большей готовностью примут нашу работу. 

Но стремление делать идеальную работу (даже если бы это было возможно) замедляет нас и снижает производительность. Так что вместо перфекционизма стремитесь к совершенству. Вы все равно получите солидные результаты, а другие будут более чем довольны. Далее мы поговорим о том, как нужно относиться к себе во время работы.

Сделайте перерыв 

Есть много причин, по которым мы должны делать регулярные перерывы на работе. Они включают уменьшение негативных последствий для здоровья от чрезмерного сидения, снижение усталости от принятия решений, восстановление мотивации, особенно для долгосрочных целей, повышение производительности, творчества и многое другое. 

Уделите внимание себе 

Как и тупая пила, не способная перепилить толстое бревно, мы получаем худшие результаты, когда мы используем наше истощенное «я», чтобы «прорезать» наши ежедневные задачи и сложные проекты. Чтобы добиться успеха в течение длительного времени, будьте готовы позаботиться о себе.

- Ешьте питательную еду и закуски.
- Пейте часто и достаточно много.

- Упражнения. Американская психологическая ассоциация сообщает, что мы на 15 процентов более продуктивны в те дни, когда мы делаем перед работой зарядку. Исследование также показало, что у физически активных работников меньше вероятность развития выгорания и депрессии.

- Высыпайтесь. Исследование, проведенное Гарвардским университетом, показало, что компании США ежегодно теряют почти 65 миллиардов долларов из-за того, что их сотрудники лишены нормального сна.

- Медитируйте, регулярно отдыхайте. Это поможет вам очистить свой разум и подготовить свое тело к устойчивому успеху.

Не менее важно в этом ключе поддерживать комфортную температуру на рабочем месте. Исследование CareerBuilder, проведенное в 2015 году, показало, что производительность значительно снижается, когда в офисе слишком холодно или слишком тепло. Эксперты предполагают, что рабочая температура составляет от 18° до 21° С.

Используйте путь на работу с умом. 

Американцы тратят около часа в день на работу и с работы. Используйте ваши коммуникативные решения с умом, слушая или читая контент, который будет мотивировать и вдохновлять вас, предлагать вам инструменты для достижения успеха или какую-то их комбинацию. Я лично большой поклонник аудиокниг и подкастов, которые я слушаю, когда еду в машине или пользуюсь общественным транспортом. 

Конечно, я не буду слушать радио и заниматься рабочими вопросами (например, переадресацией звонков клиентов и поиском), но я стараюсь каждый день выделять значимое время для обучения чему-то новому.

Впервые опубликовано в блоге SmartBrief.

Рекомендовано

Наталия Анфёрова: Инфографика. Пояса LEAN & 6SIGMA. Желтый пояс

04 октября в 18:00

3800

Наталия Анфёрова: Инфографика. DMAIC. Общий сборник графических материалов

04 сентября в 15:00

3954

• Обучаем и внедряем с 1999 года! Создадим систему вместе и вперед за результатом!
• Всё что нужно знать участнику проекта в онлайн курсе "Бережливое Производство И Шесть Сигма. Базовый". Обязателен для успешных проектов в вашей компании.