Перевод статьи "Maximal Productivity, Part 3" Naphtali Hoff выполнил Вадим Сеничев

Этап 3. Сделайте

Итак, мы запланировали нашу работу и внедрили системы, чтобы наши коллеги были в курсе событий и «гребли в правильном направлении». Следующий, третий шаг к повышению производительности, это закатать рукава и приступить к работе. 

Пять компонентов этого шага:

• Пресечь отвлекающие факторы

• Запланировать задачи и время

• Полностью сосредоточиться на задачах

• Научиться выполнять «двухминутные задания»

• Поддерживать высокий уровень энергии

Во многих отношениях этот шаг может быть самым сложным, в основном из-за количества отвлекающих факторов, которые соперничают за наше внимание.

Вот несколько способов убрать отвлекающие факторы:

Найдите спокойное время.

Вне зависимости от того, наступит ли это время рано утром, когда все появятся в офисе, во время обеда или в другое время, неизбежно наступит время, когда вы сможете работать без необходимости отвечать на электронные письма и сообщения и без необходимости отвлекаться на нужды посетителей. Для меня это время раннего утра, именно в это время мой разум свеж, насторожен и способен сконцентрироваться и проявить творческий подход.

Закройте дверь.

Когда мы закрываем дверь, мы посылаем сигнал, что не хотим, чтобы нас беспокоили. Но очень часто лидеры оставляют свои двери открытыми, потому что они хотят быть доступными. Это может звучать благородно, но мы должны быть в состоянии сообщить окружающим, что нам также необходимо добиться цели и выполнить свою работу, чтобы быть доступным для общения в нужное время. 

Выключить. 

Выключите телефон (или, по крайней мере, установите его в беззвучный режим).

Держитесь подальше от социальных сетей. Согласно кроссплатформенному исследованию средств массовой информации, проведенному в 2016 году, более одной шестой всего времени, проведенного взрослыми гражданами США в Интернете, приходилось только на сайты, принадлежащие Facebook (т.е. Facebook, Instagram, LinkedIn и иные социальные платформы). Отчет международного агентства по занятости показал, что в течение 17 недель, когда проходит лига фэнтези футбола (популярная в США онлайн игра в менеджера футбольной команды, проходящая в онлайн и копирующая реальный футбольный чемпионат) обходится работодателям в более чем на 14 миллиардов долларов из-за потери в производительности. 

Создайте автоответчик электронной почты, который будет информировать людей, когда вы будете читать и отвечать на электронные письма (чаще всего для этих целей выбирают 11 и 6 часов во время рабочего дня). Также создайте и автоответчик для вашего телефона. Сообщите коллегам, как они могут связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации, например, через вашего секретаря. 

Чтобы вышеуказанные стратегии были эффективными, необходимо, чтобы вы планировали задачи и выделяли время для их выполнения.

В начале статьи мы обсудили формирование списка дел и необходимость расставить приоритеты. Тем не менее, списки дел не так эффективны, как планирование задач. Причина этого проста: когда задача назначается по расписанию, гораздо более вероятно, что она будет выполнена (в отличие от того, чтобы быть продвинутой вниз по списку дел). 

Если вы хотите просмотреть свой календарь накануне ночью (или ранним утром), вы увидите разные запланированные события и будете готовы к ним. Когда в вашем календаре появляется «событие», оно привлекает ваше внимание. И потому, что ничего другого не запланировано, вы можете беспрепятственно начать и закончить. 

Я также предлагаю вам рассмотреть возможность выделения времени для некоторых ваших отложенных задач. Это задачи, которые не нужно выполнять прямо сейчас, но они важны и будут влиять на вас, пока они не будут выполнены, такие как бронирование авиабилетов на семейный отдых. Знание того, что вы выделили время для этого, позволит вам работать с приоритетными элементами, не беспокоясь о том, что вы не найдете времени для отложенных задач.

Для больших, более сложных задач, зарезервируйте 90 минут. Исследование, проведенное в Университете штата Флорида, показало, что производительность и эффективность достигают своего пика при непрерывном напряжении мышления и психики не более чем на 90 минут. 

Следующее, что нужно иметь в виду, – это пойти ва-банк на конкретные задачи и избегать многозадачности, как чумы. Многозадачность стала популярной среди тех, кто видит в этом способ убить одним выстрелом двух зайцев. Например, мы пытаемся отвечать на звонки или прослушивать сообщения при просмотре и редактировании отчетов. 

Исследования явно показали, что не только вы выполняете меньше, чем вы планируете, но также и то, что расхождение умственного сосредоточения часто приводит к снижению производительности труда и ощущению, что вы недостаточно сфокусированы. 

Несмотря на то, что специально выделенное время предоставит вам возможность глубокого погружения в конкретные задачи без прерывания основных процессов, также перед вами будут вставать задачи, которые вы можете завершить примерно за две минуты. Эти мини-задачи регулируются «правилом в одно касание», которое гласит, что если задача может быть выполнена сразу же за несколько минут, то с ней нужно справиться здесь и сейчас. 

Если для вас важно что-то сделать, и у вас есть время, чтобы сделать это, то сделайте это прямо сейчас. Откладывание важных задач часто приводит к проволочкам или ощущению тревоги или стресса, которые только замедляют вас. 

Конечно, вы можете делать не больше, чем позволяют ваши уровни энергии. Конечно, вы можете немного обмануть свою систему с помощью кофеина и других стимуляторов, но такой подход не является ни здоровым, ни устойчивым. Вместо этого попробуйте следующие стратегии для поддержания высоких уровней энергии в течение дня:

• Ешьте питательные продукты и запасайтесь легкими, полезными закусками

• Пейте воду часто и избегайте обезвоживания

• Делайте физические упражнения ежедневно, в идеале, перед работой или когда ваше тело обычно начинает уставать

• Всегда высыпайтесь

• Пейте кофе в разумных пределах (лучше до 14:00)

• Ограничите потребление алкоголя

Также размеренная физическая активность, помогающая объединить разум и тело, может помочь вам удерживать нужный рабочий ритм. В некоторых случаях йога, медитация или тай-чи и подобные практики, помогают удерживать баланс и сбрасывать стресс. 

Следующая часть этой статьи о продуктивности будет затрагивать вопросы того, как поддерживать нашу работоспособность и не терять ее со временем.

Рекомендовано

Антон Анферов: Так как же обучать Зеленых поясов: Организация обучения. Выбор тренера - часть первая.

13 октября в 12:40

4596

Наталия Анфёрова: Инфографика. Пояса LEAN & 6SIGMA. Мастер Черный пояс

06 ноября в 14:00

3390

• Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.
• Всё что нужно знать участнику проекта в онлайн курсе "Бережливое Производство И Шесть Сигма. Базовый". Обязателен для успешных проектов в вашей компании.