Перевод статьи "Maximal Productivity, Part 2" Naphtali Hoff выполнил Вадим Сеничев

Производительность на рабочем месте является важнейшей заботой почти для каждой компании, бизнеса и организации. Лидеры борются за то, чтобы делать свою работу (и делать ее правильно), одновременно руководя, расширяя возможности и мотивируя своих людей для достижения максимальной производительности. Хотя выводы аналитиков и различаются, данные показывают, что предприятия во всем мире теряют сотни миллионов, если не миллиарды долларов в год из-за сбоев производства. 

Чтобы помочь своим клиентам решить эту важную проблему, я разделил путь к повышению производительности на четыре этапа:

• Запланируйте. Запланируйте проект заранее, чтобы получить четкое представление о задаче, процессе и результате.

• Поделитесь. Вовлекайте других в работу посредством встреч, общения и делегирования.

• Сделайте. Выполняйте работу, устраняя отвлекающие факторы и оптимизируя свое время и энергию.

• Поддерживайте. Разработайте культуру мышления и систему, обеспечивающую преемственность ваших достижений.
  

Каждый «шаг» содержит пять действий, то есть всего моя методика насчитывает двадцать пунктов.

Этап 2. Делегирование 

Теперь, когда мы изложили наш план работы, следующие три этапа проведут нас через процесс распространения, выполнения и поддержания прогресса с течением времени. 

Благодаря тому, что мы запланировали в первой части те цели, которых мы хотим добиться, второй шаг в направлении повышения производительности – это эффективный обмен информацией. Мы должны привлекать других к тому, чтобы все были максимально продуктивными, а задачи и проекты выполнялись в соответствии с графиком. 

Пять компонентов этапа «Делегирования»:

1. Расписание регулярных совещаний

2. План регулярного общения

3. Внедрение и использование программного обеспечения для совместной работы

4. Делегирование задач

5. Мониторинг и обзор процессов

Ни один масштабный проект не может функционировать без четкой коммуникации. Каждый участвующий должен знать, что необходимо сделать и как он должен сделать это. Чтобы упростить общение, рассмотрите возможность планирования ежедневных постоянных собраний. Эти встречи следует назначать на первое время утром и делать достаточно короткими, чтобы их можно было удобно выдержать стоя. 

Встаньте в круг и используйте время для обзора задач дня и индивидуальных обязанностей, а также мелких проблем, с которыми могут столкнуться коллеги по команде в течение дня. Это будет держать всех в курсе и поможет решить небольшие проблемы, которые часто могут остановить прогресс. Это также сформирует понимание ответственности, потому что участники не захотят подводить своих коллег по группе. 

Наряду с утренними встречами, запланируйте регулярные встречи один на один с каждым членом команды, чтобы быть в курсе прогресса на личном уровне. Цель этих встреч должна состоять в том, чтобы мотивировать коллег, получать информацию об их индивидуальном прогрессе и устранять возникающие проблемы. 

Группа исследователей, возглавляемая Патриком Ленсиони, советует лидерам планировать еженедельное (от 45 до 90 минут) время для тактических встреч по теме анализа действий и показателей команды, а также ежемесячных совещаний большей продолжительности (от двух до четырех часов) для обсуждения стратегического планирования.

Если вы руководите командой, работающей дистанционно, вы можете подумать, что личное сотрудничество – это здорово, но члены дистанционной команды просто не могут присутствовать одновременно в одном месте. Удаленные и географически разрозненные группы также сталкиваются с проблемами оптимизации рабочих процессов и улучшения совместной работы. 

Некоторые лидеры продолжают полагаться на электронную почту и другие инструменты электронной коммуникации, такие как WhatsApp, для обмена информацией. Несмотря на многие преимущества электронной связи, она также может иметь некоторые существенные недостатки, в том числе тот факт, что электронные письма могут игнорироваться и накапливаться и их бывает трудно найти. 

Эффективное и быстрое общение должно вестись в форме прямого, а не асинхронного диалога. Программное обеспечение для совместной работы, может помочь любой команде, от самого маленького стартапа до крупнейшего предприятия, быстро и легко обмениваться контентом в документах, сообщениях, видео и других форматах. 

Каждый сотрудник может передавать дополнительную информацию, внося изменения, которые отслеживает система. Менеджер собирает входные данные и отправляет новый пересмотренный документ целевой аудитории. 

Еще одним преимуществом программного обеспечения для совместной работы является улучшенное планирование. Отсутствие расписания может привести к потере до 36% рабочего времени сотрудников. Предприятия, которые планируют свои цели и действия, делают больше и более эффективны. Ежедневное, еженедельное и ежемесячное планирование позволяет командам эффективно организовывать свои рабочие процессы.

Например, с помощью программного обеспечения для совместной работы сотрудники могут обмениваться открытыми или личными календарями, чтобы назначать встречи и контролировать сроки выполнения задач в общем потоке. Они могут планировать ежедневные встречи, совещания, конференции, мозговые штурмы и многое другое всего одним щелчком мыши. 

Конечно, все это предполагает, что вы готовы делегировать работу. Делегирование является критически важным элементом для повышения производительности, поскольку оно позволяет лидерам сосредоточиться на том, что они имеют уникальное положение или должны отвечать за важнейшие параметры во всем проекте. Делегация также устраняет узкие места в организации, не делая всю работу зависимой от вклада лидера. 

Последний этап шага «поделиться» – это мониторинг и анализ вышеуказанных процессов со своими коллегами по команде. Будьте в курсе событий, исправляйте и перенаправляйте при необходимости. Это мотивирует коллег (которые при этом не будут чувствовать себя брошенными) и помогает вам обнаружить проблемы на ранней стадии. Распознавать ключевые вехи, такие как завершенные подкомпоненты, по пути к финишу проекта. 

Когда процесс будет завершен, просмотрите все его шаги, чтобы определить ваши успехи и неудачи. Крайне важно, чтобы такие сложные процессы, как общение, делегирование и, конечно же, выполнение, рассматривались открыто и регулярно, иначе можно будет потерять контроль и загубить проект. Предполагая, что есть что отпраздновать, аплодируйте. Это может быть что угодно, от простого «спасибо» или «хорошо сделано» до организации наград, подарков или бонусов.

Рекомендовано

Зося Герчикова: Вовлечение коллектива при внедрении Бережливого производства и 6 Сигма

28 сентября в 13:00

6

8696

Денис Тверской: Поговорим начистоту: почему мы делаем это «на халяву»?

15 мая в 12:30

4123

• Онлайн обучение по внедрению Бережливого производства и Шесть Сигма с международной сертификацией. Все этапы обучения - Белый, Желтый, Зеленый и Черный пояса.
• Уникальный практический онлайн курс для руководителей и специалистов, который включает разработку Дорожной карты развития вашей Производственной системы.