Переводные статьи
Популярное | Последнее
Перевод статьи "Six Sigma Case Study: Texas Department of Licensing and Regulation" выполнил Вадим Сеничев
Предыстория
Техасский Департамент Лицензирования и Регулирования (TDLR) это активно развивающееся государственное агентство с постоянно увеличивающимися объемами данных, требующими управления и сортировки. Еще недавно большинство записей TDLR располагалось в одном из основных хранилищ Управления Архивов штата Техас. Но в 2012 году, когда проведенный финансовый аудит подтвердил, что расходы на хранение записей и документов агентства выросли до недопустимых уровней, сотрудникам было поручено найти альтернативные решения.
Аларик Робертсон, в настоящее время информационный специалист в TDLR (а в то время, когда проблема только была выявлена, он работал управленческим аналитиком), собрал команду по улучшению процессов, чтобы противостоять проблеме, вставшей перед всем агентством. В то время Аларик только начал обучаться методике Шести Сигм, намереваясь пройти сертификацию и получить сертификат Черного пояса. В начале своего обучения Аларик определил «высокую стоимость хранения архивных записей» как основную задачу для нового проекта Шести Сигм. И путь к решению проблемы начался в 2012 году.
«У нас никогда не было официальной программы управления архивными записями, и ее создание стало нашей главной задачей», – говорит Аларик Робертсон.
Задача сокращения объема хранимой документации и снижения стоимости расходов сама по себе – огромный проект. Она усугублялась тем, что Законодательным Собранием Техаса в TDLR были переданы многочисленные дела и записи из других государственных учреждений. Все это только умножало количество записей, которые TDLR обязан был вести. Наследование старых данных от других правительственных организаций означало их повторную сортировку и реорганизацию, чтобы определить, какие из них необходимо уничтожить, а какие сохранить.
«Мы обнаружили, что многим агентствам не удалось обработать свои архивы перед передачей нам и уничтожить все, что не подлежало передаче».
По мере развития проекта стало очевидно, что процесс управления записями необходимо сделать более эффективным. Одним из партнеров Аларика по совершенствованию процессов был сертифицированным Черным поясом Шести Сигм, и он часто ссылался на то, каких успехов можно добиться с помощью этой методологии. И поскольку на карту были поставлены деньги налогоплательщиков, было необходимо сделать все правильно с первого раза. Получив одобрение агентства на прохождение сертификационного тренинга Шесть Сигм, Аларик запустил проект в работу.
Действия
Началось исследование новых вариантов хранения информации. В 2006 году средняя стоимость хранения архива департамента составила 6900 долларов в год, и в эту сумму не входило хранение изображений и нестандартных единиц хранения. К 2012 году тот же объем пространства обходился в 35 000 долларов, к этому прибавилось постепенное увеличение количества хранимых записей, а также постоянный рост стоимости обслуживания помещений.
Увеличение расходов было частично нивелировано платой за возможность работы с архивом, которая составляла 21 доллар каждый раз, когда возникала необходимость обратиться к конкретной записи или документу. Сотни записей еженедельно извлекались для проверки. Также во всех не складских помещениях TDLR, таких как общественные приемные, подвалы, офисные пространства, располагались коробки с архивными материалами. И почти в каждом помещении стояли большие деревянные картотеки.
Расходы на хранение записей превышали 41 960 долларов в год, причем общая сумма не включала сбор и доставку, а также стоимость хранения в арендуемых у государства складах и архивах, общественных приемных и офисах. Количество ящиков с записями и документами, подлежащих хранению, составило 6153, при этом каждый из ящиков имел оценочную стоимость в 90 долларов.
Вот некоторые из рассмотренных вариантов:
• Микрофильмы: 391 157 долларов в год без ежемесячных затрат;
• Изображения: 559 923 долларов в год плюс расходы на электронное хранилище и серверные расходы;
• Поставщик хранилища B (частный): 73 920 долларов плюс ежемесячные расходы;
• Поставщик хранилища A (государственный): 42 000 долларов плюс ежемесячные расходы;
• Общественное хранилище (частное): 21 600 долларов плюс ежемесячные расходы.
Хранение записей в основных хранилищах и архивах штата означало, что способы использования пространства должны были измениться, и что-то нужно было сделать с записями, которые можно уничтожить.
Первоначально проект был озаглавлен как «Процесс хранения записей», но в итоге он изменился на «Проект управления записями». Шаги, предпринятые для внесения необходимых изменений, включали:
• Создание карты процесса высокого уровня
• Перечень входных данных: стоимость коробок, этикеток, использованных транспортных средств, графики хранения, системы отчетности, инвентаря, складских помещений и персонала
• Определение результатов: точность графика, инвентарного списка, сокращение документов, место для хранения и стоимость
Затем было установлено, какие показатели можно контролировать:
• Срок хранения
• Как и где хранить записи
• Численность персонала, работающего над этими задачами
Затем проектной командой были предприняты различные шаги для обеспечения точности работы:
• Они направились в комиссию Библиотеки Управления Архивов
• Запросили сотни образцов коробок
• Подсчитали вручную листы в каждой коробке
• Раздельно подсчитали по размеру бумаги, негабаритному, стандартному или юридическому параметрам
• Использовали программное обеспечение Minitab
• Ввели даты
• Создали стандартные модели процессов для работы
Результаты
При поддержке нынешнего исполнительного директора TDLR Брайана Фрэнсиса (который в то время был заместителем исполнительного директора), в проекте участвовала команда примерно из 18 человек всех департаментов управления, включая финансовый, юридический и ИТ, а также команда по улучшению процессов, которая теперь превратилась в Управление инноваций и управления программами. Эта команда была ответственна за ряд улучшений:
• Систематический обзор графика хранения
• Переоценка оригинальных документов, позволяющая определить, могут ли они быть изменены (сокращены, либо уничтожены)
• Уменьшение количества лет, которые хранятся записи
• Назначение специального сотрудника для управления этими записями
• Создание автоматизированного процесса, который удаляет ненужные и просроченные записи
• Создание системы подачи документов, которая облегчает их поиск
Техасский департамент лицензирования и регулирования превысил изначально поставленные цели, используя методологию Шести Сигм, чтобы сократить расходы на хранение записей и документов.
Перед началом проекта предполагаемыми первоначальными целями были:
• Сокращение расходов на 21 000 долларов
• Сокращение складских площадей на 50%
• Сокращение до нуля количества архивных документов, хранящихся после даты их ликвидации
Цифры не лгут! Когда началась работа над этим проектом, стоимость хранения 6153 ящиков составляла 3496 долларов в месяц или примерно 41 960 долларов в год. К 2017 году году эта цифра упала до 1018 долларов в месяц, или почти 12 220 долларов в год. Таким образом, общая первоначальная экономия составила около $ 90 000!
По состоянию на февраль 2018 года количество ящиков сократилось с 6153 до менее чем 300.
По результатам проекта не только значительно сократились расходы на управление архивом, объем используемого пространства и записи, не уничтоженные по истечению даты их размещения, но также были наняты два сотрудника для управления всеми архивами.
Новый и высокоэффективный отдел управления архивами был создан и размещен в Управлении главного Юр. консультанта. Аларик Робертсон был одним из тех двоих сотрудников, кто стал заведовать управлением архива. Другой сотрудник, Шейла Андерсон, является экспертом во всех аспектах управления записями и работала в области управления на протяжении десятилетий.
И Аларик, и Шейла смогли объединить свои знания и навыки для создания надежной программы устойчивого управления документами за очень короткое время. Чтобы осуществить это преобразование, Аларик использовал свои знания в области статистики и аналитики, навыки методологии Шести Сигм и институциональные знания агентства, в то время как Шейла применила свой 40-летний опыт работы в качестве сотрудника по управлению записями и администратора, сертификацию в области управления контрактами и многочисленные навыки в управлении архивами. Создав чрезвычайно успешную программу управления записями в TDLR, этот динамичный дуэт продолжил выступать на мероприятиях и обучать другие агентства разработке своих программ управления записями.
Даже несмотря на то, что Аларик больше не выполняет роль управляющего архивами, программа управления записями все еще дает экономию средств, сокращает углеродный след и делает весь процесс управления записями намного более эффективным.
Благодаря усилиям Шейлы, была начата автоматизация процессов, а многие физические записи, которые необходимо хранить материально, стали преобразовываться в электронные. При этом многие электронные записи, которые более не являются нужными и могут быть уничтожены, удаляются автоматически. Эти шаги уменьшают количество записей, которые необходимо хранить физически, уменьшая тем самым размер необходимых помещений и снижая затраты на их обслуживание. Этот подход также лег в основу политики, определяющей порядок архивирования и удаления документов во всем учреждении.