Как предотвратить превращение Визуального менеджмента в макулатуру? Вопросы и ответы с Джоном Дрогосз

Авторский перевод статьи "How do I keep visual management from becoming “wallpaper?" A Q&A with John Drogosz". Автор перевода: Денис Гайворонский

- Как предотвратить превращение Визуального менеджмента в макулатуру?

Да, это великолепный вопрос! Слишком часто люди верят, что если разместить информацию, люди будут автоматически учитывать и использовать её. Было бы проще, если все было бы так. Большое количество руководителей пытаются доказать всем (включая себя самих), что они используют Визуальный менеджмент при управлении их проектами и департаментами, но во время визита непосредственно на рабочие места мы видим безжизненную, просроченную информацию. Мы всего лишь доносим информацию или действительно работаем с тем, что перед нами?

Тем не менее запуская проект с использованием Обея или управляя департаментом при помощи информационного стенда, есть несколько способов предотвратить «Макулатурный» синдром.

• Должны быть понятные миссия и задача: это выглядит само собой разумеющимся, но довольно часто команды не могут ясно сформулировать ни миссию или задачу их проекта, ни какие стороны проекта следует управлять визуально (и почему). Если это не определено, то на стенах единственное, что мы видим, это куча-мала всего того, что происходит в проекте/департаменте, и сложно понять где сейчас команда и к чему им следует двигаться?
• Ответственность команды: визуальный менеджмент — это командная игра. Руководитель проекта и менеджер не должны в одиночку размещать и управлять информацией на информационных стендах. Каждый член команды – это участник достижения успеха команды, и поэтому должен управлять частью информационного стенда.
• Чем меньше, тем лучше: иногда члены команды чересчур стараются показать всю работу, которую они проделали. Посоветуйте им это: «Я хочу разместить только ту информацию, которая нужна моим коллегам или влияет на их деятельность, и те моменты, по которым мне нужна их помощь».
• Приборная панель, а не кабина пилота самолета: в современном мире полном данных, хочется разместить на информационном стенде все показатели. К сожалению, команда оказывается перед информационным стендом, который больше похож на кабину пилота огромного воздушного судна (которая понятна лишь если Вы опытный пилот, заставляющий летать этот сложный механизм). Сотрудникам нужны только ключевые индикаторы, которые всем понятны, и могут быть использованы для принятия решений. Речь идет о том, чтобы быть уверенными, что команда видит на правильном ли она пути. Оставьте визуальный менеджмент простым как панель приборов автомобиля.
• Видимость продукта и проекта: в случае разработки продукта, мы стандартно управляем проектом, но что более важно, так это то, что мы создаем продукт. Хороший визуальный менеджмент позволяет видеть как проект, так и продукт. Большую часть времени команда работает над задачами и индикаторами, связанными с проектом, и предполагают, что проектные индикаторы достаточно описывают прогресс по продукту. Не во всех случаях! Имея видимость по продукту (например, 3D модель, распечатка, прототип, тестовые образцы и т.д.) в информационной зоне, члены команды могут видеть своими глазами как совершенствуется (или нет) продукт. Обсуждения, как правило, богаче и больше проблем поднимается на поверхность, когда перед вами есть какая-либо видимость продукта.
• Осязаемость: Визуальный менеджмент не должен быть зрелищным спортом. Распечатка слайдов, размещение на информационных стендах и их представление не сильно отличается от пассивной презентации. Люди должны уметь на лету преобразовывать визуальные элементы в быстрое представление текущего статуса, изменений, и что более важно, основных проблем. Поэтому хорошо бы использовать заметки-стикеры, цветные кружочки, магниты, белые доски или лучше стены!
• Побуждение к действиям: Большинство элементов, которые визуализированы должны побуждать членов команды к каким-либо действиям, например, подтвердить что-то, задать вопросы или оспорить то, что находится на информационном стенде.
• Быстрое решение проблем: Визуальный менеджмент, как и Обея или информационный стенд департамента, должны быть системой АНДОН для команд по разработке продуктов. Проблемы должны легко подниматься на поверхность, легко распознаваться всеми участниками и, что более важно, должны отслеживаться при помощи все еще надежного и быстрого цикла PDCA. Многие команды по разработке продуктов делают свои проблемы видимыми, но не решают их оперативно. Как Вы думаете, если у члена команды появился один ярко-розовый стикер на информационном стенде, который не смог быть удален (решена проблема) в течении недели, как долго этот член команды будет активно участвовать в процессе визуального управления? Это наиболее частый типичный случай провала Визуального менеджмента.
• Гибкость: Разработка продукта – это постоянно меняющаяся обстановка, так что Визуальный менеджмент, который Вы используете, должен быть легко адаптируемым. Периодически отстраняйтесь и спрашивайте себя и членов своей команды, помогает ли в достижении миссии Визуальный менеджмент в том виде, в котором он существует на данный момент? Неизменный Визуальный менеджмент обычно заставляет команду задуматься о его реальной ценности, т.к. он больше не соответствует их нуждам.
• Регулярные собрания: Управление - это безусловно текущий процесс. Командам нужно установить ритм на то, что и как часто они будут обновлять элементы визуального управления их деятельности. Людям необходимо привить привычку присутствовать на рабочих совещаниях. (Но они могут быть палкой о двух концах Визуального менеджмента: с одной стороны, они позволяют собрать людей вместе, но с другой стороны могут позволить людям отстраниться от процесса, т.к. они могут «наверстать упущенное» в любое другое удобное для них время, «пройдясь» по стендам.) Если кто-то не присутствует или наоборот, активно участвует, спросите почему. Вполне вероятно, что существует некий пробел в Визуальном менеджменте, который необходимо устранить.
• Смотреть прогресс: это типичная ошибка, которую допускают менеджеры. Рекомендуется сохранить собрания короткими и предметными, обсуждать расхождения от плана (красные элементы), а не то, что в порядке или было завершено. И пока целью визуального менеджмента является обнаружение и устранение проблем, чтобы команда достигала свою миссию, так же важно чтобы команда видела свой прогресс на пути проекта. Лидерам целесообразно периодически демонстрировать, что команда выигрывает игру и признавать вклад ее членов.

Как Вы можете видеть, элементы визуализации - относительно самое простое; вовлечение в управление - это постоянная деятельность, которая требует участия каждого. Не усложняйте, постоянно спрашивайте членов команды получают ли они все необходимое от данного процесса, чтобы добиться успеха, и адаптируйте, если меняются нужды членов команды и обстоятельства.