Как диаграммы сходства помогают при мозговых штурмов

Перевод статьи "How Affinity Diagrams Support Better Brainstorming" портала six sigma daily  выполнил Вадим Сеничев

Менеджеры и руководители команд правы, когда предполагают, что мозговой штурм - это отправная точка при попытке найти решения для сложных задач. К сожалению, многие неправильно проводят мозговой штурм или пропускают этот этап из-за прошлых неудач. В любом случае, они не получают преимуществ, которые дает хорошо спланированный сеанс мозгового штурма. И сейчас мы попытаемся это исправить.

Как и в случае с любыми другими процессами, в ящике с инструментами под названием «Шесть Сигма» есть инструмент для этого. Эта диаграмма, называемая диаграммой сходства, представляет собой прекрасную и доказавшую свою эффективность основу для проведения сеансов мозгового штурма, которые приносят продуктивные результаты.

Что такое диаграмма родства?

Изобретение диаграммы сходства (affinity diagram или AD) приписывают японскому этнографу Дзиро Каваките. Идея его изобретения заключается в том, что правильно проведенные мозговые штурмы позволяют добиться отличных результатов. Считается, что команды, которые обмениваются идеями друг с другом, обязательно найдут лучшие решения, чем сотрудники, работающие над идеями в одиночку.

Всем в группе предлагается озвучивать идеи без осуждения, независимо от того, насколько эти идеи кажутся далекими от цели. Диаграмма сходства объединяет идеи, высказанные в ходе мозгового штурма в группы с другими похожими идеями. Цель такого подхода состоит в том, чтобы создать как можно больше творческих идей, а затем объединить их таким образом, чтобы найти решения.

Кому следует использовать диаграмму сходства?

Любая команда, занимающаяся выработкой новых идей для решения существующих проблем, может эффективно использовать диаграмму сходства. Для тех, кто использует процесс DMAIC (Определение, Измерение, Анализ, Улучшение, Контроль), диаграмма сходства полезна на этапе определения.

Большинство ассоциируют диаграммы сходства с мозговым штурмом, когда идеи рождаются и высказываются быстро, а сами совещания подобного рода балансируют на грани непродуктивного хаоса. Но они также хорошо работают при решении больших и сложных задач или когда группа, кажется, не может прийти к консенсусу по лучшим идеям, которым следует следовать в будущем. Диаграмма также хорошо работает при систематизации результатов опроса.

Как работает диаграмма сходства?

Чтобы диаграмма сходства работала правильно, необходим сильный руководитель группы, часто им будет являться тот, кто получил черный или зеленый пояс по методологии Шесть Сигма. Они руководят сеансом и управляют записью и группировкой идей от каждого участника сессии.

Перед тем, как начать процесс, команда согласовывает одно предложение, в котором просто излагается проблема, которую необходимо решить. Затем последовательно выполняются следующие шаги:

• Шаг 1: Запишите каждую идею на отдельном листе с помощью маркера. Есть разные подходы к этому шагу. В некоторых случаях каждый участник записывает идеи на стикерах. Эти идеи, по его мнению, помогут решить основную причину проблемы. В других сценариях участники обмениваются идеями за столом, а фасилитатор записывает их самостоятельно.
• Шаг 2: Сгруппируйте похожие идеи. У всех участников конечно же будут разные представления о том, что вызывает проблему и как ее решить, но многие из этих идей связаны либо с аналогичной проблемой, либо имеют аналогичное решение. Эти идеи следует разместить вместе.
• Шаг 3: Обсудите идеи. Теперь группа может обсудить все идеи в одной подгруппе, комбинируя те, которые кажутся хорошо работающими вместе, а также искать похожие шаблоны в каждой идее. На этом этапе команда должна подготовить карточки заголовков для каждой подгруппы, дав им имя.

Имейте в виду, что на данном этапе процесса все основано на субъективных ощущениях, инстинктах, жизненном опыте и интуиции. Члены команды не должны долго обдумывать каждую идею или название подгруппы.

Легко увидеть, как работает этот подход, сравнив два разных примера использования инструмента диаграммы сходства.

Каждая идея на этом этапе, независимо от того, насколько хорошо она звучит, потребует проверки позже в процессе с использованием других инструментов из арсенала Шесть Сигма. Но на этом этапе использование диаграммы сходства создает среду, в которой сотрудники могут свободно проявлять творческий подход к решениям сложных задач.

 

Применение диаграммы сходства на примере

Несколько сотрудников небольшой компании только что вернулись с семинара по методам шести сигм. Возвращаясь с семинара, группа активно обсуждала проблемы, с которыми они столкнутся, если попытаются реализовать подход Шесть Сигма. Один человек быстро записал список проблем, с которыми они столкнулись. Список задач, на которые был проведен мозговой штурм, приведен ниже.

• учет затрат препятствует принятию других мер

• культура не способствует поддержанию качества

• недоверие к новым инициативам

• неадекватные инструменты для оценки производительности

• отсутствие чемпионов процессов

• операторы не достаточно хорошо обучены качеству

• измерение производительности препятствует кооперации

• плохая кооперация между отделами

• плохое мнение о командных проектах

• система поощрений игнорирует командные усилия

• супервизоры не дают времени на обучение

• поставщики не отвечают за качество своей продукции

Диаграмма сходства организует этот список на основе общих тем или отношений. Например, диаграмма сходства для этого примера может выглядеть следующим образом.

Организуя идеи в «группы по интересам», гораздо легче визуализировать общность, а также планировать и решать проблемы в рамках методологии Шесть Сигма.