6 главных причин провалов при улучшении процессов

Перевод статьи "The Top 6 Reasons Process Improvement Initiatives Fail". Andrea Hardaway

Я проводила консультации компаний из разных отраслей промышленности по улучшению процессов. Будем откровенны, консультации были не совсем по улучшению процессов…Ни у кого, с кем мне доводилось работать не возникало проблем с пониманием улучшения процессов. Обычные вопросы звучали так: «Почему не работают инициативы по улучшению процессов? Что мы можем сделать, чтобы это все производило впечатление и прижилось?» 

Прежде чем вы сдадитесь и отключите двигатель улучшений вашей компании, я вам вот что скажу…Я ни разу не сталкивалась с ситуациями, которые нельзя было бы решить. Это смелое утверждение, но это абсолютная правда. Если вы хотите добиться производственных улучшений в своей организации, ваша компания способна это сделать.

Вот 6 основных причин, почему не приживаются инициативы по улучшению процессов:

(1) «Почему» превратилось в «Что»
Наиболее успешные инициативы по улучшению начинаются с четкого понимания цели (первичного ПОЧЕМУ). Первичным ПОЧЕМУ должно быть что-то, чему будет соответствовать вся культура компании. Оно должно поддерживать ее ценности, миссию и стратегические задачи.

Часто ответ на вопрос, ПОЧЕМУ компания приступила к реализации концепции производственного совершенства, бывает примерно таким:

"Нам нужно снизить издержки и улучшить качество. Мы хотим быть наравне с конкурентами. Это способ достичь всего этого. Методики хорошо показали себя в других отраслях. Так что риски минимальны."

Класс, это все прекрасно. Однако это все ответ на вопрос, ЧЕГО вы добиваетесь, а не ПОЧЕМУ это нужно! Так ПОЧЕМУ вам нужно снизить издержки, улучшить качество или быть наравне с конкурентами?
Копнув глубже, мы ближе подойдем к пониманию ПОЧЕМУ? И разговор переходит к чему-то подобному:

"Наши клиенты действительно ценят тот сервис, что мы предоставляем. Мы считаем, что наша работа использовать инновационный подход при принятии решений; пробовать новые способы, чтобы предоставлять лучшую поддержку нашим клиентам. Они гордятся тем, что мы делаем. А мы хотим еще гордиться и тем как мы это делаем. Мы считаем, что нет иных вариантов, кроме как становиться лучше! "

Вот это уже ближе к тому ПОЧЕМУ, в которое хочется верить (и которому следовать)!

 (2) Цели не по SMART

Большинство профессионалов слышало о Целях по SMART (Конкретные, Измеримые, Достижимые, Реалистичные и Ограниченные по времени… возможны небольшие вариации. Это действительно хорошие критерии для создания целей, которые другие смогут увидеть, почувствовать и визуализировать для себя.

Когда дело доходит до создания культуры постоянных улучшений, очень важно для вашей компании определить, что конкретно для вас значит «постоянное улучшение»! Будьте реалистами в том, что это значит для вашей культуры.

Одной из крупнейших ошибок, которую может совершить компания, является продвижение идеи постоянного улучшения, при этом, по факту, исключая из приоритетных направлений инновации и развитие. Вы не можете продолжать улучшать, если культура вашей компании предполагает улучшения только, когда удобно. Поэтому определение «постоянного улучшения» в реалиях вашей компании является критичным!

(3) Пробы – плохой метод
Как говорится, «не попробуешь, не узнаешь». Если так, то получается, что РЕЗУЛЬТАТЫ являются доказательством, а ДАННЫЕ – нет!

Улучшения часто оцениваются комплексно, по всему предприятию. У одного человека, команды или подразделения могут быть отличные графики и отчеты, показывающие, как здорово они улучшают. Однако, как это влияет на всю компанию?

Нужно преодолеть соблазн меряться местными улучшениями и перейти к привязке результатов к общему целому. Существует множество преимуществ того, чтобы сделать дополнительный шаг и оценить влияние местного улучшения на всю компанию.

·         Другие подразделения, команды, сотрудники смогут увидеть, как улучшение влияет (или потенциально повлияет) на их работу.

·         Обмен данными становится ориентированным на общие бизнес задачи (что помогает другим ощутить связь с работой)

·         В целом, у компании (и у ее руководства) появляется индикатор или критерий определения величины и важности улучшения.

Поэтому удостоверьтесь, что вы понимаете, что реально измеряется и ПОЧЕМУ! Понимание ПОЧЕМУ поможет понять, на КОГО это еще может повлиять.

(4) Данные на свалке
Очень много проектов и инициатив погибли из-за недостатка в ДАННЫХ! Это барьер/препятствие, которое стоит устранять как можно быстрее. Конечно, вы возможно сможете закончить 1-2 проекта без адекватных данных…по большому счету на инстинктах. Однако чутье – недостаточная основа для устойчивой инициативы; культуры.  

Ваш коллектив хотел бы знать, что их действия ведут к чему-то…и наиболее результативным способом! Они хотят понимать, как их роли (и ответственность за улучшение своего участка) помогают прийти к общей цели.

Делайте все, что необходимо, чтобы получить доступ к полезным данным…и следите, чтобы участники вашей команды брали ответственность за результаты! В знании (реальном знании), чего тебе делать и куда ты направляешься, скрыта большая мощь.

(5) Эго перевешивает «Мы»
Независимо от того, как это происходит, иногда индивидуальному эго «позволяется» успешно вмешиваться в процесс. Чем больше компания, тем больше у вас шансов с этим столкнуться. Некоторые настолько увлечены своей зоной ответственности или сферой влияния настолько, что иногда забывают, что есть более важная цель, а иногда забывая, что у других участников тоже могут быть идеи, мысли и таланты.

В таком рабочем окружении решения принимаются, основываясь на должностях, а не на фактах. Иногда такой подход приводит к ситуации, когда кажется, что цель компании заключается в выстраивании чьих-то карьер вместо зарабатывания денег, удовлетворения потребителей и т.п.

Мне говорили, что это «щекотливая тема» для многих. Но мой вопрос…почему?!?! Почему мы не можем указывать на поведение, которое препятствует успеху? Определение и устранение коренной причины проблемы может открыть путь к процветанию компании.

Будет тяжело? Возможно. Стоит оно того? Определенно.

(6) Кто-то передвинул Сыр
Многие достигли мастерства в улучшении процессов. Однако они не уделили времени, чтобы освоить искусство работать с ИЗМЕНЕНИЯМИ! Если вы не умеете управлять изменениями, присущими улучшению процессов, есть большой риск провала улучшений. Ваши улучшения могуть быть разрушены поиском обходных путей, намеренным саботажем, общим несоблюдением или неприятием!

Я рекомендую замечательную книгу, «Кто утащил мой сыр». Это простое и занимательное повествование, которое поможет вашим командам понять, как много возможностей может скрываться за изменениями!

Итак, это список из 6 главных причин! Каждый раз, как я показываю его кому-нибудь, мне говорят....

Погоди минутку, а как же ТРЕНИНГИ?!?! Мы не добиваемся успеха потому, что наши сотрудники не знают правильных методик; у нас нет инструментария.

Я вам вот что скажу...дело НЕ в тренингах. Да, они важны. Но улучшение - это не просто инструменты и методы. Для него нужен настрой, который делает улучшение персональной необходимостью для каждого в компании. Как только вы добились такого, ваша битва практически выиграна. Мотивированный персонал может быть весьма изобретательным. Они сами найдут пути и знания, необходимые для улучшений. Они ПОЗАБОТЯТСЯ о том, чтобы улучшение ваших их процессов и производственные инициативы были УСПЕШНЫМИ!