RACI

Планирование. Ох, как все его не любят =)

Но есть один из инструментов, который помогает составить четкий план и следить за его выполнением. Кстати, в отличие от многих инструментов Бережливого производства, он практически не меняется при попадании в новую компанию. Знаете почему? Да потому, что он очень простой, но полезный. Он называется RACI. В зависимости от страны и языковых особенностей читаться это может по-разному. В США произносят как «рЭйси», во Франции «расИ», ну, а у нас – «рАси».

Чем он так примечателен? Ведь с виду – это просто План действий (Action plan)…

Дьявол скрывается в мелочах. Все самое главное в колонках R A C I. Но начнем по порядку.

Первый столбец – это просто порядковый номер для быстрой и удобной навигации.

«Действие» — это подробная задача, что должен сделать исполнитель. Здесь важно ее описывать конкретно и четко. Должна быть записана глаголом в неопределенной форме и отвечать на вопрос «Что сделать?».

«Исполнитель» (Responsible) – это именно тот, кто будет выполнять задачу руками (или головой =)). Здесь важно понимать – этот человек НЕ ставит кому-то задачу, а является сам непосредственно ее исполнителем.

«Ответственный» (Accountable) – тот человек, который поставит задачу исполнителю, проконтролирует качество и срок ее выполнения, сможет ответить на уточняющие вопросы исполнителя.

«Консультант» (Consultant) – сотрудник внутренний или внешний, который хорошо разбирается в вопросе. Он может быть не погружен в суть проекта или активности, относящимся к плану, но является глубоким экспертом, к которому следует обращаться в случае необходимости Исполнителю или Ответственному за задачу.

«Информируемый» (Accountable) – как правило, руководитель среднего или высокого уровня, являющийся заказчиком/чемпионом/спонсором проекта или активности. Этого человека следует информировать о выполнении задачи или пула задач, либо о задержке и смещении сроков.

Несколько основных правил:

• «Исполнитель» (Responsible), «Ответственный» (Accountable) и «Информируемый» (Accountable) не могут быть одним и тем же человеком.

• В колонках должны фигурировать конкретные имена, а не должности. Это повышает уровень ответственности за задачу.

• Инструмент должен находиться в общедоступном месте (на рабочей доске группы или в виртуальном пространстве).

• Таблица должна обновляться регулярно (лучше ежедневно).

Последующие колонки с датами и комментариями, думаю, всем понятны, и особого смысла на них останавливаться нет. Колонка «статус» – говорит о полном или частичном выполнении задачи. Может обозначаться в процентах.

Это стандартная таблица. В ней нет ничего сложного. Мы давно работаем с таблицей и сделали так, чтобы она была максимально защищена от ошибок, а также оперативно и быстро давала информацию руководителю по статусу в проекте. Данные из нескольких рабочих групп  собираются в один файл, считается процент выполнения задач, визуализируется через цветовую индикацию общее состояние и др. 

Небольшой вывод:

Заполнение данной таблицы, на первый взгляд, кажется избыточным и трудозатратным, но, когда речь заходит о достижении результатов, все плюсы становятся очевидными. Все роли и ответственности прописаны. Это хорошо дисциплинирует и повышает результативность работы в группе.