Авторские статьи
Популярное | Последнее
Коллеги, приветствую вас и предлагаю поразмыслить в очередной раз на тему совершенствования.
Многие сотрудники компаний, которых мы обучаем, особенно если они не производственные, с большим скепсисом относятся к возможности использования инструментов бережливого производства в их компании. Акцент как раз и делается на то, что в не совсем точных и актуальных переводах иностранных терминов на русский язык укоренилось слово «производство». Усугубляется это тем, что большинство информации по истории развития этого направления связано с промышленностью, а, конкретнее, с производством известного японского автогиганта.
Однако, следует обратить внимание, что сами подходы и инструменты универсальны, что позволяет их с успехом применять в сфере оказания услуг. К примеру, небезызвестная система организации рабочего пространства 5С довольно универсальна, и, как показывает подборка ответов на задание в курсе обучения этому инструменту, вполне применима в офисе.
Предлагаем вашему вниманию ТОП-5 наиболее часто встречающихся вариантов. Традиционно представление происходит от реже встречающихся к чаще встречающимся решениям, но в данном случае хочу отступить от этого правила, так как наиболее распространены простые варианты, и, по мере углубления и усложнения реализации, встречается реже.
Итак …
На первом месте по распространенности стоит вариант наведения порядка на рабочем столе, за которым сотрудник непосредственно выполняет свои обязанности. Чаще всего комплектация таких рабочих мест уже традиционна:
В некоторых случаях добавляется ежедневник для записей и калькулятор.
В данном варианте сотрудник сосредотачивается именно на наведении порядка на столе, что само по себе уже не плохо, т.к. позволяет ему быть более собранным и не отвлекаться от работы на поиски чего-то важного, но зарытого под всем остальным «полезным».
Итогом является чистый стол, на котором документы отсортированы и уложены в лоток (каждый отдел может быть подписан), ручки и карандаши поставлены в специальную емкость, степлер аккуратно пристроен рядом, клавиатура придвинута к монитору, а ежедневник лежит пред ней посередине.
С точки зрения визуального восприятия смотрится неплохо, но, по моему личному мнению, аккуратность не всегда является основой эффективности офисного работника. По мне, так листы для записей (тетрадь, ежедневник, записная книжка и т.п.) для правшей удобнее размещать справа, а для левшей - слева. Так они не мешают печатать на клавиатуре и управлять мышью. Если основная работа происходит с напечатанными документами, а компьютер (ноутбук) всего лишь вспомогательный инструмент (например, у руководителя), то его вообще стоит разместить на дополнительной приставке к столу.
Второе место – к наведению порядка на рабочем столе добавляется «чистка» тумбы с выдвижными ящиками.
Особенностью этой версии является то многообразие хранимого в ящиках, что иногда даже удивляет - а зачем оно там?!
Конечно, изобилием разной вспомогательной канцелярской утвари вряд ли кого можно удивить, но на практике одному отдельно взятому сотруднику столько не надо. Вполне сгодится универсальное общедоступное хранилище расходников, например, в тумбе под сетевым принтером, где, во-первых, почти всегда можно найти необходимый запас при условии, что есть ответственный за его пополнение, а, во-вторых, легко контролировать момент этого самого пополнения (мин-макс и точку перезаказа).
Правда, в этом случае имеет смысл начать прививать бережное отношение к корпоративному имуществу у сотрудников (закупка нового мелкого вспомогательного оборудования может влететь в копеечку, чего уж говорить о распечатывании своему чаду-студенту курсовой на 70-120 листов). Положительной стороной также может являться то, что с вашего стола неизвестные перестанут таскать имущество в неопределенном направлении (потому как нет этого самого личного имущества, всё общественное).
Но вернемся к ящикам в тумбе.
Традиционно, один из них (часто нижний) определяется под личное имущество, к коему относятся щетки и средства ухода за обувью и одеждой, чашки-ложки, некие медикаменты (мало ли что, хотя более достойное, на мой взгляд, место в специальной сумочке «а ля косметичка», лежащая в личной сумке), книги (а что, люди всё ещё читают не только телефонный контент), зонты и разное другое.
Конечно, наводить красоту в нем мы не беремся, т.к. весь этот набор априори является предметами «на выбывание» в акции «красные ярлычки» и предпочитаем закрывать на это глаза (все мы люди, все мы человеки).
Третье место – выделение-таки общего места хранения вспомогательных средств и расходных материалов к ним в отдельную зону, а также иногда сопутствующая этой реорганизации общественного пространства перестановка рабочих мест.
Если с первой частью всё более-менее понятно, то на второй остановимся немного подробнее.
Чаще всего инициатором такой перестановки является руководитель и делает он это с неким умыслом. К сожалению, это не всегда обосновано с точки зрения улучшения выполнения поставленных задач, но иногда позволяет вдохнуть новую жизнь в работу подразделения и взбодрить «сонное царство». Из моего опыта можно выделить следующие причины:
1) Поближе кто «хорошо» работает, подальше – кто не очень;
Часто рядом в более выгодных условиях располагаются любимчики (те, с кем «и отдых не в тягость и работа не в моготу». Или наоборот?!). Также в ближайшей доступности находятся «рабочие лошадки» или, точнее, «бессмертные пони». На них возложена основная ответственность за результат, а, значит, они должны быть всегда на виду и под бдительным контролем.
Мы, конечно же, понимаем, что к бережливому подходу это не имеет никакого отношения (но, может, кто-то в этом узнает себя и так делать не станет, что уже хорошо)
2) Сдвигаем столы вместе в рабочие группы по специализации;
Этот вариант уже более оправдан с бизнесовой точки зрения, т.к. позволяет проводить короткие совещания узких специалистов, не мешая остальным, а также обеспечивает более скоординированное управление с взаимозаменяемостью.
3) Выстраивание потока создания ценности (пока я такого ни разу не видел, и скорее это утопия в ближайшей перспективе, но вдруг идея найдет своего воплотителя в жизнь);
Натолкнула меня на эту мысль работа с одним из наших клиентов из банковской сферы. Чаще всего в современных офисах каждый сотрудник выполняет какую-то достаточно фиксированную последовательность операций с небольшой вариативностью.
И таких сотрудников в зависимости от объемов обрабатываемых документов может быть несколько (вплоть до создания отдела). Но ведь, если процесс линейный и к тому же имеются автоматизированные системы документооборота (эхо 2020-го с его дистанционкой очень способствовало внедрению различных решений), практически ничего не мешает распределить операции в потоке таким образом, чтобы обеспечивалось и время такта, и выравнивание загрузки в зависимости от объемов и наличия ресурса, и самоконтроль качества на этапах перехода по потоку, и многое другое, что характерно для потокового управления.
На этой оптимистичной идее, пожалуй, в этот раз завершим повествование.
Многие наблюдательные отметят, что, мол, обещал ТОП-5, а описал только три варианта.
Спешу успокоить, что сделал так сознательно. Во-первых, уже и так много написано.
Во-вторых, в этой части я описал варианты, связанные с реальным рабочим пространством, а в следующей части рассмотрим нереальное пространство (точнее, виртуальное).
Всем прекрасного настроения и новых идей. До скорой встречи.